เมื่อกระแสดิจิทัลดิสรัปชันกำลังกดดันให้แทบทุกองค์กรต้องเร่งทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันเพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการขับเคลื่อนองค์กรเข้าสู่ยุคดิจิทัลพร้อมกับสร้างการเติบโตอย่างยั่งยืน แต่จะมีสักกี่องค์กรที่ตระหนักรู้และเข้าใจอย่างแท้จริงว่า การรับมือกับกระแสความเปลี่ยนแปลงให้ได้ตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้นั้น มิใช่เพียงการนำเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ ๆ มาปรับใช้ในองค์กรเพียงแค่ฉากหน้า แต่หมายรวมถึงการอัพเกรดระบบการทำงานและการใช้ประโยชน์สูงสุดจากทุกจุดของการทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชัน ไม่เว้นแม้แต่ระบบปฏิบัติการหลังบ้านที่หลายองค์กรเลือกใช้อย่างระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งเป็นแกนหลักสำคัญของกระบวนการเปลี่ยนผ่านและบริหารจัดการงานส่วนต่าง ๆ ขององค์กรให้สามารถดำเนินการไปอย่างมีประสิทธิภาพตามเป้าหมายที่วางไว้ ดังนั้นการอัพเกรดระบบ ERP ให้ทันสมัยจึงเป็นเรื่องจำเป็น เพื่อให้สามารถใช้งานได้แบบเรียลไทม์และเกิดประโยชน์สูงสุดโดยเฉพาะกับข้อมูลเชิงลึก เพื่อช่วยให้กระบวนการตัดสินใจทางธุรกิจทำได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
อย่างไรก็ตาม แม้ว่า ERP จะมีประสิทธิภาพในการทำงานและได้รับความนิยมอย่างสูง แต่ในความเป็นจริงกลับมีองค์กรจำนวนไม่น้อยที่ใช้ประโยชน์จากระบบ ERP ได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ ซ้ำร้ายต้องประสบปัญหาการใช้งานและการติดตั้ง เนื่องจากขาดความพร้อมและความเข้าใจในกระบวนการนำ “ERP” ไปใช้งาน ส่งผลให้โครงการล่าช้าจนถึงขั้นล้มเหลว ต้องสูญเสียงบประมาณมหาศาลและโอกาสทางธุรกิจไปอย่างน่าเสียดาย ดังนั้น “บลูบิค” จึงจัดทำ 7 แนวทางปฏิบัติ เพื่อปิดประตูความล้มเหลวในการนำ ERP ไปใช้งาน หรือการติดตั้งระบบ ERP พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน ดังนี้
- กระบวนการทางธุรกิจและแนวทางปฏิบัติต้องพร้อมและชัดเจน ก่อนการนำ ERP ไปใช้งาน
หน้าที่หลักของ ERP คือสนับสนุนการดำเนินงานขององค์กรทั้งในส่วนของกระบวนการทางธุรกิจและแนวทางปฏิบัติ ซึ่งทั้งสองส่วนนี้มีความเกี่ยวข้องโดยตรงกับการนำ ERP ไปใช้งาน ตั้งแต่กระบวนการกำหนดเงื่อนไขในการเลือกซอฟต์แวร์ ไปจนถึงการออกแบบการทำงานต่าง ๆ บนระบบ ERP ดังนั้นเพื่อให้การนำ ERP ไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรควรวางกระบวนการทางธุรกิจและแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน เพื่อป้องกันการปรับเปลี่ยนระหว่างการนำ ERP ไปใช้งาน ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาต่าง ๆ มากมายในอนาคต เช่น ความล่าช้าของโครงการ งบประมาณบานปลาย การใช้งานที่ไม่ตอบโจทย์ธุรกิจ หรือในกรณีที่แย่ที่สุดคือการเลือกใช้ ERP ผิดประเภท เป็นต้น
- เลือกซอฟต์แวร์ ERP ที่เหมาะสมกับธุรกิจและได้รับการความนิยมในวงกว้าง
เป็นที่ทราบกันดีว่าซอฟต์แวร์ ERP นั้นมีให้เลือกมากมายหลายโปรแกรม ซึ่งแต่ละโปรแกรมก็มีความแตกต่างกันไปตามการออกแบบและวัตถุประสงค์ที่ผู้พัฒนากำหนดไว้ ดังนั้นองค์กรจึงต้องกำหนดวัตถุประสงค์และความต้องการใช้งานอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนเข้าสู่กระบวนการตัดสินใจเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่สอดรับกับการใช้งานและตรงตามความต้องการมากที่สุด โดยซอฟต์แวร์ที่เลือกใช้นั้นควรได้รับความนิยมและมีผู้ใช้งานจำนวนมาก เพราะซอฟต์แวร์ที่ได้รับการยอมรับสูงสามารถช่วยลดต้นทุนในการบำรุงรักษาระยะยาว รวมถึงการหาที่ปรึกษาในกรณีเกิดปัญหากับระบบก็ทำได้ง่ายกว่าด้วย
- ใช้เกณฑ์เน้น “คุณภาพ” เป็นหลักในการตัดสินใจเลือก “ผู้ติดตั้งระบบ (Implementer)”
การคัดเลือกผู้ติดตั้งระบบเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนที่สำคัญของการนำ ERP ไปใช้งาน องค์กรจำนวนไม่น้อยตัดสินใจพลาดในขั้นตอนนี้ เนื่องจากเลือกใช้เกณฑ์ด้านราคา(ต่ำ)มาเป็นหลักในการตัดสินใจเลือกผู้ติดตั้งระบบ จนลืมคิดไปว่าในโลกแห่งความเป็นจริงนั้น“ของถูกและดี”ไม่มีอยู่จริงโดยเฉพาะในโลกของการติดตั้งระบบ ERP เพราะทราบกันดีว่าต้นทุนส่วนใหญ่ของโครงการนำ ERP ไปใช้งาน คือ ค่าจ้างที่ปรึกษาและโปรแกรมเมอร์ ดังนั้นราคาที่เสนอจึงสะท้อนถึงคุณภาพงานได้เป็นอย่างดี หลายองค์กรที่ตัดสินใจพลาดต้องเผชิญปัญหาโครงการล่าช้าและปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย การแก้ปัญหาของระบบ ERP ที่มีความยากและซับซ้อนนั้นจำเป็นต้องใช้ทั้งเวลาและทรัพยากรบุคคลจำนวนมาก ทำให้สูญเสียงบประมาณมหาศาลอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ด้วยเหตุนี้องค์กรจึงควรคำนึงถึงคุณภาพเป็นหัวใจสำคัญในการคัดเลือกผู้ติดตั้งระบบ เพื่อปิดประตูความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
- จัดตั้งทีมงานเฉพาะกิจทำงานร่วมกับผู้ติดตั้งระบบแบบเต็มเวลา
การรวบรวมความต้องการทางธุรกิจ(Business Requirements)เพื่อใช้ออกแบบการทำงานของระบบ ERP ให้สอดรับกับโจทย์ความต้องการของผู้ใช้งานเป็นขั้นตอนสำคัญที่สุดในการนำ ERP ไปใช้งาน บริษัทติดตั้งระบบจะจัดประชุมเพื่อสอบถามความต้องการทางธุรกิจกับกลุ่มผู้ใช้งานจากแผนกต่าง ๆ อย่างสม่ำเสมอตลอดระยะเวลาดำเนินโครงการ แต่เพื่อให้กระบวนการทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและสามารถสนองความต้องการใช้งานได้อย่างถูกต้องและสมบูรณ์แบบที่สุด องค์กรควรจัดตั้งทีมงานเฉพาะกิจที่สามารถประสานงานกับแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างทันท่วงที และพร้อมทำงานร่วมกับผู้ติดตั้งระบบแบบเต็มเวลา
- “การออกแบบระบบตามความต้องการใช้งาน(Customization)” ของมันต้องมี ถ้าอยากได้โปรแกรมทั้งสะดวกและดีไว้ใช้
ระบบ ERP ชั้นนำส่วนใหญ่ถูกออกแบบมาให้รองรับกระบวนการทำธุรกิจโดยภาพรวมได้อย่างครบถ้วนและรัดกุม มีการออกแบบ User Interface (UI) ตามมาตรฐานการใช้งานทั่วไปโดยไม่เจาะลึกลงไปในรายละเอียดการใช้งาน เพื่อให้โปรแกรมสามารถครอบคลุมการใช้งานได้หลากหลายธุรกิจ แต่ผู้ใช้งานในระดับปฏิบัติการกลับพบว่า การใช้งานระบบ ERP แบบมาตรฐานทั่วไปนั้นไม่ตอบโจทย์การใช้งานและสะดวกสบายอย่างที่คาดหวังไว้
ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ด้วยการออกแบบระบบตามความต้องการใช้งาน ที่ต้องดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญซึ่งมีความรู้ความเข้าใจโปรแกรม ERP อย่างดีเยี่ยม เพราะการออกแบบระบบตามความต้องการใช้งานนั้นจะต้องไม่กระทบลำดับขั้นของกระบวนการทำธุรกิจ (Business Process Flow) และระบบการควบคุม (Control) เดิมของ ERP และที่สำคัญที่สุดคือ ต้องไม่ทำให้การรับประกันตัวซอฟต์แวร์เสียหาย
- เลือกทีมบริหารโครงการ(Project Management Office – PMO)ที่มีประสบการณ์ ปิดจุดเสี่ยง เลี่ยงความเสียหาย
การนำ ERP ไปใช้งานจัดเป็นโครงการที่มีความซับซ้อนสูงและใช้ระยะเวลาดำเนินการค่อนข้างนาน ดังนั้นการวางแผนและการบริหารโครงการจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง เพื่อทำให้การติดตั้งระบบ ERP เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ด้วยเหตุนี้องค์กรควรจัดหาทีมบริหารโครงการที่มีประสบการณ์ด้าน ERP โดยเฉพาะทีมงานที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญในซอฟต์แวร์ที่เลือกใช้ เพื่อลดความเสี่ยงและความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงช่วยให้การบริหารโครงการเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
- กระตุ้นให้เกิดการใช้งานด้วยหลักการบริหารความเปลี่ยนแปลง(Change Management)
การใช้ ERP จะเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานและวิธีปฏิบัติงานไปอย่างมาก และจะกระทบการทำงานของคนในองค์กรเมื่อเริ่มใช้งาน แม้พนักงานจะผ่านการอบรมเกี่ยวกับ ERP แล้วก็ตาม แต่ในระยะแรกพนักงานบางส่วนอาจยังคงปฏิบัติงานเช่นเดิม ดังนั้นจึงจำเป็นต้องบริหารความเปลี่ยนแปลงให้ดี เพื่อสร้างความตระหนักรู้และเตรียมความพร้อมให้พนักงานปรับตัวเข้ากับระบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไป การบริหารความเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถเปลี่ยนผ่านเข้าสู่การทำงานรูปแบบใหม่ได้สำเร็จลุล่วงดังคาด
การลงทุนกับเทคโนโลยีและนวัตกรรมในวันนี้คือการสร้างพื้นฐานให้องค์กรในวันหน้า แต่การลงทุนจะคุ้มค่าหรือไม่นั้นขึ้นอยู่ที่องค์กรจะสามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีและนวัตกรรมที่ลงทุนไปได้มากน้อยเพียงใด นี่จึงทำให้การปิดจุดเสี่ยงเลี่ยงความเสียหายในทุกโครงการอันเกี่ยวเนื่องกับการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้เป็นเรื่องสำคัญ เพราะเป็นการเตรียมความพร้อมให้องค์กรเติบโตได้ตามเป้าหมายที่วางไว้
