หนึ่งในปัญหาของคนทำงานเลยคือการจัดการเวลาที่มีอยู่ให้สามารถทำผลงานออกมาได้อย่างมีคุณภาพและตรงเวลา วันนี้เราจึงมีวิธีที่น่าสนใจสำหรับบริหารจัดการเวลายังไงให้มีประสิทธิภาพและได้ผลลัพธ์ออกมาแบบเกินคาด

✏️ Timeboxing ช่วยชีวิต ทำทุกอย่างให้ควบคุมได้ หากอยากมีวินัย อย่าผัดวันประกันพรุ่ง

วิธีแรกคือการทำ Timeboxing ซึ่งหมายถึงการกำหนดตารางงานของตัวเองให้ชัดเจนไปเลยในแต่ละช่วงเวลาของวัน หลาย ๆ คนอาจจะมีแปะ Post-it กันไว้อยู่แล้วว่ามีงานอะไรบ้างที่ต้องทำให้เสร็จ แต่อย่างไรก็ตามเมื่อขาดการจัดลำดับงานเหล่านั้นอาจเกิดเป็นความยุ่งเหยิงและไม่สามารถทำงานใดให้สำเร็จได้เลย

จากรายการของ Mission to the Moon ได้แบ่งงานในแต่ละวันออกเป็น 6 ประเภทด้วยกันได้แก่ Core Responsibility (หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก), Managing People (การจัดการคน), Personal Growth (การค้นคว้าหาความรู้เพิ่มเติม), Cries & Fires (งานด่วน งานเร่ง), Admin (งานประสานงานและเอกสาร) และ Leisure Time (เวลาพักผ่อน)

ซึ่งได้อธิบายไว้ว่างานแรกที่ควรทำให้เสร็จเร็วที่สุดคือ งานด่วน แน่นอนไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม แต่อย่าลืมตั้งเวลาการทำงานให้เสร็จอย่างชัดเจนและทำให้ได้ตามแผน แต่หากถ้าเป็นวันปกติเราอาจจะสามารถยกงานที่ต้องใช้ความคิดเป็นหลัก เช่น การวางแผนหรือการประชุมต่าง ๆ มาไว้ในช่วงเช้า ด้วยสมองสดใสและพร้อมทำงานตั้งแต่หัววัน และนำงานที่ต้องใช้พลังในการคิดมากกว่าไปไว้ในช่วงบ่าย เนื่องจากสมองอาจจะเริ่มล้าแล้ว ดังนั้นหากเรามีการวางแผนความคิดและจัดการเสร็จได้ตั้งแต่เช้า งานช่วงบ่ายของเราก็จะไหลลื่นไปได้ง่ายขึ้น ซึ่งช่วยให้ Timeboxing ของคุณสำเร็จได้อย่างง่าย

ช่วงแรกอาจจะต้องมีการทดลองหรือปรับเปลี่ยนอะไรกันบ้างเพื่อดูว่าช่วงเวลาที่เราตั้งไว้นั้นเหมาะสมกับงานมากแค่ไหน และนำไปวางแผนใหม่เพื่อให้ Timeboxing ของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่ควรพยายามระวังเรื่องการเลื่อนตารางเวลาตัวเองระหว่างวัน

✏️รู้จักจัดลำดับงานตามความสำคัญและความเร่งด่วนด้วย Priority Matrix

อีกหนึ่งเครื่องมือที่จะช่วยให้ Timeboxing ของคุณเป็นจาก Priority Matrix นี้ จะแบ่งออกเป็น 2 แกนก็คือ แกนของความสำคัญ (Important) และแกนของความเร่งด่วน (Urgent) ซึ่งสามารถแบ่งประเภทของกิจกรรมออกได้เป็น 4 ส่วนประกอบด้วย

Q1: สำคัญและเร่งด่วน
คืองานที่สร้างคุณค่าให้กับทั้งตัวเองและองค์กร และต้องการอย่างเร่งด่วน เช่น ภายใน 1-2 วัน งานระดับนี้มักจะส่งผลเสียต่อสภาพจิตใจของผู้ทำงานไม่ว่าจะเป็นเรื่องของความเครียดและความกดดัน ดังนั้นทางที่ดีควรลดงานส่วนนี้ให้น้อยลง

Q2: สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน
เป็นงานที่สำคัญเช่นเดียวกับส่วนที่ 1 แต่ข้อดีคือยังมีเวลาให้สามารถบริหารจัดการได้อย่างเหมาะสม แต่ข้อควรระวังคือเมื่อเรามีการตั้ง Timeboxing ที่ดีไว้แล้วควรทำตาม มิเช่นนั้นงานส่วนนี้อาจกลายเป็นงานไฟไหม้ให้เราต้องรีบดับจนได้

Q3: ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน
งานประชุมต่าง ๆ ที่อาจจะไม่ได้สำคัญหรือมีหัวข้อที่ซับซ้อนมากนัก คนส่วนใหญ่มักเสียเวลากับงานส่วนนี้ไปค่อนข้างเยอะ และทำตัวดูเหมือนยุ่งอยู่ตลอดเวลา แต่เราอาจจะต้องมองย้อนกลับไปว่างานที่ยุ่งนี้ สามารถสร้างคุณค่าให้กับตัวเองหรือองค์กรได้มากขนาดไหน หรือควรเอาเวลาไปทำอย่างอื่นได้ดีกว่า

Q4: ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน
งานส่วนนี้คือควรลดให้น้อยที่สุด หรือจัดไว้ที่ลำดับท้าย ๆ ของวัน เนื่องจากเป็นงานที่เรียกได้ว่าเสียเวลา หากใช้เวลาไปกับส่วนนี้จริง ๆ เช่น ออกไปหาขนมทานระหว่างวัน เม้าท์มอยกับเพื่อนร่วมงาน หรือเล่นเฟซบุ๊ก เป็นต้น

ถ้าเราลองพิจารณาถึงการใช้ชีวิต และการทำงานของคนที่ประสบความสำเร็จหลาย ๆ ท่านแล้ว จะพบว่าคนเหล่านั้น มักมีส่วนที่เหมือนกันก็คือ พวกเขาเน้นทำกิจกรรมในส่วนที่ 2 มากกว่าส่วนอื่น ๆ โดยการมีงานส่วนที่ 1 มาก ๆ มักจะไม่ค่อยดีนัก ซึ่งอาจจะบ่งบอกถึงการบริหารเวลาที่ไม่ได้ของเราได้และควรต้องเริ่มปรับเปลี่ยน

✏️ เทคนิคทำงานแบบเต็มที่เพียงแค่ 25 นาที

หากคุณยังกังวลว่า Timeboxing ของคุณนั้นจะยังไม่สำเร็จละก็ เรามีอีกหนึ่งเทคนิคคือ POMODORO Technique คือการตั้งใจทำงานเป็นรอบ รอบละ 25 นาทีแบบไม่วอกแวก ไม่คุยกับใคร หรือวางโทรศัพท์ไว้ให้ห่างมือที่สุด และพักผ่อน 5-10 นาทีเมื่อจบแต่รอบ ไม่ว่าจะเป็นเดินเล่น เข้าห้องน้ำ เป็นต้น หลังจากทำครบ 4 รอบ สามารถพักผ่อนได้ 20-30 นาทีให้ผ่อนคลายได้ และพร้อมกลับไปเริ่มต้นอีกรอบ

เทคนิคนี้จะช่วยสร้างให้เราเกิดแรงกระตุ้นตัวเอง ด้วยความรู้สึกที่แค่ว่า 25 นาทีเท่านั้น เราสามารถทำได้แบบไม่วอกแวกและเต็มที่ที่สุด เปรียบเทียบง่าย ๆ คือฟังเพลงไปได้เพียงแค่ 4-5 เพลงเท่านั้นก็จบรอบแล้ว เชื่อสิว่าหากคุณได้ลองทำมันจริง ๆ งานของคุณจะสำเร็จได้เร็วขึ้นอย่างน่าตกใจเลยทีเดียว

ขอบคุณข้อมูลจาก Mission to the Moon, UnlockMen