ถึงแม้ว่าธุรกิจในยุคนี้จะคุ้นชินกับคำว่า Digital Transformation แล้ว แต่ก็เชื่อว่ายังมีอีกหลายธุรกิจเช่นกันที่ยังคงต้องปรับตัวด้านเทคโนโลยีให้ทันกับตลาดการแข่งขันและพฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงไป โดยเฉพาะกับในช่วงของการแพร่ระบาดของโควิด-19 ยิ่งเป็นตัวส่งเสริมให้ธุรกิจจำเป็นต้องปรับตัวเข้าสู่ดิจิทัลอย่างจริงจัง ดังนั้น “ความเร็ว” จึงกลายมาเป็นโจทย์สำคัญของธุรกิจที่จะสามารถปรับตัวตามกระแสโลกที่เปลี่ยนแปลงให้ทันได้อย่างไร
Strategic PMO ตำแหน่งสำคัญที่เข้ามาช่วยเร่งการปรับตัวขององค์กรให้สำเร็จอย่างยั่งยืน
ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจว่าความหมายของ Strategic PMO นั้นมีที่มาจากคำว่า “PMO – Project Management Office” คือหน่วยงานที่มีหน้าที่ในการบริหารโครงการขนาดใหญ่ขององค์กร ซึ่งอาจมีหลายโครงการย่อย ๆ อีกหลายโครงการประกอบรวมอยู่ด้วยกัน ให้โครงการทั้งหมดนั้นสามารถดำเนินการไปได้ตามระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ โดยหน้าที่หลักของ PMO ที่ดีคือ สามารถควบคุมกิจกรรมในโครงการให้ดำเนินไปอย่างมีมาตรฐาน สามารถระบุความเสี่ยงที่อาจทำให้โครงการไม่เป็นไปตามแผนและสามารถปิดจุดเสี่ยงนั้นได้ทันท่วงที สามารถสื่อสารประสานงานและติดตามงานกับผู้ที่เกี่ยวข้องให้กิจกรรมต่าง ๆ รวมถึงการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อให้โครงการสามารถดำเนินการได้อย่างไร้รอยต่อและเป็นไปตามแผนงานที่กำหนดกันไว้
ส่วนที่ 2 คือคำว่า Strategic หรือกลยุทธ์ ซึ่งเมื่อนำมารวมกับคำว่า PMO จึงมีความหมายว่าการบริหารโครงการอย่างมีกลยุทธ์ ดังนั้นเมื่อเข้าใจแบบนี้แล้วการทำงานของ Strategic PMO คงจะไม่ใช่แค่การติดตามงาน ประสานงาน เพื่อให้โครงการจบเพียงเท่านั้น แต่ยังรวมไปการเข้ามาช่วยดูแลบริหารกิจกรรมต่าง ๆ ในภาพใหญ่ให้มีความสอดคล้องต่อเนื่อง และ Align กับโจทย์ทางธุรกิจประเภทเดียวกันได้ เพื่อให้องค์กรและธุรกิจสามารถขับเคลื่อนและปรับตัวไปได้อย่างลด Waste และทำให้กระบวนการต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากที่สุด หากอธิบายการทำงานของ Strategic PMO อาจสามารถแบ่งออกมาได้เป็น 4 ขั้นตอนหลัก ได้แก่
- Derive Strategic Roadmap
เมื่อองค์กรหรือธุรกิจมีกลยุทธ์และเป้าหมายของธุรกิจระยะยาว หน้าที่สำคัญอย่างแรกของ Strategic PMO คือการเข้าใจความต้องการของธุรกิจนี้และสามารถพัฒนาออกมาเป็นแผนการดำเนินงาน หรือ Roadmap ระยะยาวออกมาเพื่อตอบโจทย์ธุรกิจนี้ได้ โดยภายในแผนการดำเนินงานระยะยาวนี้จะประกอบด้วยโครงการย่อย ๆ จำนวนหนึ่งที่เป็นแบบเป้าหมายระยะสั้น เปรียบเสมือนกับ Milestone แต่ละจุดเพื่อทำให้มั่นใจได้ว่าองค์กรจะสามารถเดินไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้ โดยการสร้างโครงการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องนั้น จำเป็นต้องคำนึงถึงความเกี่ยวโยงกัน (Dependency) ของโครงการ รวมไปถึงผลประโยชน์และผลกระทบ (Impact) ที่จะได้จากโครงการนั้น ๆ จึงจะช่วยในการเรียงลำดับความสำคัญของโครงการ และสนับสนุนให้แผนการดำเนินงานระยะยาวนี้กลายเป็นเหมือนพิมพ์เขียว (Blueprint) ให้ทุกคนในองค์กรขับเคลื่อนไปได้ในทิศทางเดียวกัน - Establish Governance
เมื่อมีแผนงานก็ต้องมีผู้ดูแล ดังนั้น Strategic PMO จึงเป็นเหมือนเป็นอีกตำแหน่งสำคัญในการกำหนดโครงสร้างในการทำงาน (Governance) ของแต่ละโครงการไม่ว่าจะเป็นการติดต่อกับ Stakeholders ที่เกี่ยวข้องในการกำหนดแผนงานและยุทธศาสตร์ในการดำเนินงานไปจนถึงการกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบ (Roles and responsibilities) ของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าในช่วงของการดำเนินงานจะมีผู้ที่ปฏิบัติและรับผิดชอบงานแต่ละชิ้นได้ครบทุกส่วน พร้อมขับเคลื่อนในทุกโครงการสามารถเกิดขึ้นได้จริงตามเป้าหมายและแผนที่วางไว้
- Manage and Execute Project Plan
จากนั้นเมื่อต้องลงมือปฏิบัติงานจริง งานของ Strategic PMO คือการสร้างความมั่นใจให้กับทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานว่าการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ในโครงการสามารถถูกขับเคลื่อนไปได้อย่างไร้รอยต่อ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสาร การอัปเดตสถานะความคืบหน้าเป็นประจำ หรือการจัดการแก้ไขกับปัญหาและความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้อย่างทันเวลาเพื่อลดผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นต่อโครงการให้น้อยที่สุด รวมไปถึงการรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างผู้ปฏิบัติงานด้วยกันให้บรรยากาศโดยรวมสามารถดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด - Stimulate Sustainable Performance and Deploy Change
จากนั้นเมื่อโครงการต่าง ๆ เสร็จสิ้นและสามารถนำขึ้นระบบได้เป็นที่เรียบร้อย ลำดับถัดมาคือการรักษาหรือการทำให้โครงการนั้น ๆ สามารถทำงานต่อไปได้เรื่อย ๆ อย่างต่อเนื่อง และสามารถสร้างการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและธุรกิจให้สามารถเข้าสู่ Digital Transformation ได้ตามเป้าหมายที่วางไว้แต่แรกได้อย่างยั่งยืน ซึ่งอีกชิ้นงานสำคัญของ Strategic PMO คือการกำหนดผู้ดูแลที่จะมารับไม้ต่อนี้เพื่อดูแลให้โครงการสามารถทำงานต่อไปได้ ตั้งแต่การส่งผ่านความเข้าใจของการทำงานและเป้าหมายธุรกิจ กระบวนการการทำงานที่ควรจะเป็น และรวมไปถึงข้อกังวลต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นได้ เพื่อให้มั่นใจได้ว่าฟันเฟืองทุกชิ้นสามารถเชื่อมต่อกันและขับเคลื่อนองค์กรได้ตามเป้าหมาย
PM อย่างเดียวอาจจะไม่เพียงพอ จึงจำเป็นต้องมี PMO
เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้หลายคนอาจจะยังสงสัยหรือมีความสับสนกันอยู่ระหว่างคำว่า PM – Project Manager กับ PMO – Project Management Office อาจจะบอกได้ว่าถึงแม้ว่า PM และ PMO จะมีหน้าที่ที่แตกต่างกัน แต่ก็มีเป้าหมายเดียวกันคือช่วยผลักดันให้โครงการต่าง ๆ มุ่งไปสู่ความสำเร็จได้ ซึ่งความแตกต่างที่เกิดขึ้นคือ PMO จะเปรียบเสมือนผู้ดูแลแผนการดำเนินงานระยะยาวตามที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น ซึ่งภายในแผนระยะยาวนั้น จะประกอบไปด้วยโครงการย่อย ๆ อีกมาก ซึ่งในส่วนนั้นจะมี PM ที่คอยคุมการเคลื่อนไหวหรือการดำเนินงานของโครงการนั้น ๆ อีกที เพื่อช่วยสนับสนุนให้ PMO สามารถดูภาพรวมได้ดีมากยิ่งขึ้น
โดยหน้าที่หลักของ PM ประกอบด้วย
- วางแผนและจัดการทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้ในโครงการ
- ควบคุมและส่งเสริมการทำงานของบุคลากรภายในทีม
- วางแผนการทำกิจกรรมๆ เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์โครงการและบริหารเวลาให้เป็นไปตามแผน
- ประเมินค่าใช้จ่ายในโครงการและควบคุมค่าใช้จ่าย
- สื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียในโครงการด้วยข้อมูล ความถี่ และช่องทางที่เหมาะสม
- บริหารจัดการความเสี่ยงในโครงการ
- ตรวจสอบและวัดผลความก้าวหน้าในการดำเนินกิจกรรมในโครงการ
- จัดส่งและเก็บรักษาเอกสารที่ใช้ในโครงการให้มีความสมบูรณ์และเป็นปัจจุบัน
และ หน้าที่หลักของ PMO ได้แก่
- บริหารจัดการทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันระหว่างโครงการ
- กำหนดมาตรฐานแนวทางการทำงาน รูปแบบการทำงาน (Templates) และ Best practice
- ให้คำแนะนำ ฝึกอบรม และควบคุมดูแลทีมงาน
- ตรวจสอบวิธีการปฏิบัติงานให้มีความสอดคล้องตามมาตรฐานและแนวทางที่วางไว้
- เป็นตัวกลางในการสื่อสารระหว่างโครงการ
- รวบรวมและวัดผลความก้าวหน้าในการดำเนินกิจกรรมในโครงการต่างๆในภาพรวม
ความน่าสนใจของงาน Strategic PMO
Strategic PMO มีแนวโน้มว่าจะเป็นงานที่น่าจะได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากบริษัทในปัจจุบันเริ่มรับรู้ถึงความสำคัญในการบริหารโครงการในภาพรวมมากขึ้น โครงการมีความซับซ้อน และเชื่อมโยงกันมากขึ้น การ Initiate นวัตกรรมใหม่ ๆ เพิ่มมากขึ้น จึงเป็นโอกาสให้ผู้ที่เข้ามาทำงานนี้ได้สามารถฝึกฝนการทำงานแบบผู้บริหารได้อย่างเข้มข้นเลยทีเดียว เปรียบเสมือนกับทางลัดสำหรับ Young Leader หลาย ๆ คน เนื่องจากเป็นงานที่ฝึกทักษะในการของการมองภาพรวมเพื่อควบคุมการดำเนินงานของงานให้เป็นไปตามเป้าหมายธุรกิจที่วางไว้ อีกทั้งยังมีโอกาสที่จะได้ความรู้ใหม่ตลอดทั้งด้านกฎหมาย การตลาด บัญชี และอื่น ๆ จากการทำงานร่วมกับหลายหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงยังมีโอกาสได้ใกล้ชิด พร้อมเรียนรู้วิสัยทัศน์และแนวทางการทำงานของผู้บริหารระดับสูง และเสน่ห์สุดท้ายคือการลับคมทักษะทางความคิดทั้งศาสตร์และศิลป์ในการขับเคลื่อนและผลักดันให้โครงการที่ดูแลสามารถสำเร็จได้ตามแผนที่วางไว้
ถ้าอยากทำงานเป็น Strategic PMO ควรมี Skill และ Mindset แบบไหน
สิ่งหนึ่งที่ต้องตระหนักถึงคือ PMO ต้องเป็นคนช่างสังเกต คือหากเรายึดตามมาตรฐานการทำงานเดิม ๆ ในการทำโครงการใหม่ๆ หรือกับบริษัทใหม่ๆ กระบวนการที่เคยใช้ได้ดีมาก่อน อาจจะไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีในวันนี้ และนี่ก็เป็นอีกข้อดีของ Bluebik คือ เราเปิดรับและสร้าง Continuous Improvement ให้กับองค์กร จากความเข้าใจภาพรวม เมื่อเราไปเป็นหนึ่งใน Jigsaw ของโครงการนั้น ซึ่งการทำงานในฐานะ Strategic PMO ควรจะมีคุณสมบัติหลัก ๆ 3 ข้อ ดังนี้
- เข้าใจกระบวนการทำงานของ Project Management
- ทักษะในการสื่อสารกับคนหมู่มากได้ดี เข้าใจ Expectation และ สามารถ Set Expectation เหล่านั้นให้ตรงกันได้ รวมถึงสามารถสร้างสภาพแวดล้อมการทำงาน สร้างความมีส่วนร่วมระหว่างทีมงาน
- Systematic Thinking และ Analytical Thinking คือการคิดอย่างเป็นเหตุเป็นผลและรับรู้ถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจาก ปัญหาหนึ่ง ๆ ที่จะมีอยู่แน่นอนในการทำโครงการ เพราะฉะนั้นควรจะมีสายตาที่กว้างและยาว กว้างคือเห็นว่าปัญหาอยู่จุดไหนในระบบบ้าง ยาว คือเห็นว่าปัญหานั้นจะไปกระทบอะไรในอนาคตหากไม่รีบแก้ไข (ความเสี่ยง)
ท้ายที่สุดคือ Strategic PMO เกิดขึ้นมาเพื่อลดงานไม่ใช่สร้างงานในระยะยาว เราลด Rework ที่อาจจะมหาศาล ด้วยงานที่เพิ่มขึ้นเล็กน้อยในวันนี้ หรือตามกฎ 80/20 ที่พนักงานของ Bluebik มีไว้ในใจตลอดมา คือเราจะหากิจกรรมที่เป็น Effort 20% วันนี้เพื่อไปลด Effort 80% ในวันข้างหน้า
Bluebik is looking for Strategic PMO
(Open for future opportunities)
Entry, Senior : https://forms.gle/jr1sRonuL4ph9H6aA
Manager : https://forms.gle/gKRnW4tFQsjLVxKd7
ศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมติดต่อ 02 636 7011
