นิยามของการบริหารจัดการเวลา (Time Management) มีค่อนข้างหลากหลาย รวมถึงวิธีการหรือแนวทางในการบริหารจัดการเวลาก็มีบุคคลหรือสำนักต่าง ๆ มากมายได้เขียนและให้คำนิยามไว้ สำหรับในบทความนี้ขอให้คำจำกัดความของการบริหารจัดการเวลาไว้อย่างสั้น ๆ ดังนี้
“การบริหารจัดการเวลา คือ การวางแผนในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด”
ทำไมเราต้องบริหารจัดการเวลา
หลาย ๆ คนอาจเคยได้ยินมาบ้างเกี่ยวกับปัญหาคลาสสิกที่สำคัญทางเศรษฐศาสตร์ก็คือ ความขาดเเคลนของทรัพยากร หรือ Resource Scarcity โดยความขาดเเคลนของทรัพยากรก็คือการที่อุปทานของทรัพยากรนั้น ๆ ไม่สามารถเติมเต็มอุปสงค์ที่มีมากกว่าได้ ทำให้ทรัพยากรนั้น ๆ เป็นที่ต้องการอย่างมากในตลาด ซึ่งปัญหานี้เป็นปัญหาสำคัญเเละเป็นจุดเริ่มต้นของวิชาเศรษฐศาสตร์ โดยตามหลักเศรษฐศาสตร์นั้นมีสมมติฐานที่สำคัญอันหนึ่งที่บอกว่า ทรัพยากรมีอยู่อย่างจำกัดเเต่ความต้องการของมนุษย์ไม่มีที่สิ้นสุด
ดังนั้นหากเรามองเวลาเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่งซึ่งมีความขาดเเคลนได้ เวลาของเเต่ละคนไม่สามารถซื้อขายหรือเเลกเปลี่ยนให้เพิ่มขึ้นมาได้ เราอาจซื้อเวลาของคนอื่นเพื่อมาทำงานบางอย่างได้ เเต่จะไม่สามารถซื้อเวลาของตนเองให้เพิ่มได้ ด้วยเหตุนี้เอง การบริหารจัดการเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญซึ่งจำนำไปสู่คำถามสำคัญที่ว่าจะบริหารจัดการเวลาอย่างไรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด
อะไรควรทำและอะไรไม่ควรทำ
การที่ทรัพยากรมีจำกัดเเละขาดเเคลนสามารถก่อให้เกิดปัญหาที่สำคัญได้ 4 ประเภท คือ อย่างเเรกเลยคืออุปสงค์มีมากกว่าอุปทานหรือกล่าวง่าย ๆ คือสิ่งที่ต้องทำมีมากกว่าเวลาที่เรามีในเเต่ละวัน สิ่งต่อมาคืออุปทานมีจำนวนลดลงเรื่อย ๆ หรือกล่าวอีกอย่างคือเวลาที่มีลดลงเรื่อย ๆ ปัญหาอย่างที่สามคือการขาดเเคลนเชิงโครงสร้างที่เกิดจากการบริหารงานไม่ดีหรือการบริหารจัดการเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพสามารถก่อนให้เกิดปัญหาได้เช่นกัน สิ่งสุดท้ายคือไม่มีสิ่งที่มาทดเเทนของเหล่านั้นได้หรือเวลาไม่สามารถทดเเทนได้
ด้วยปัญหาที่กล่าวมานี้เองส่งผลให้เราทุกคนต้องมีการเลือกเเละตัดสินใจว่าด้วยเวลาที่มีอยู่เราจะบริหารจัดการมันอย่างไร จะทำอะไร หรือไม่ทำอะไร ซึ่งการเลือกทางเลือกหนึ่งโดยต้องไม่เลือกอีกทางเลือกหนึ่งก่อให้เกิด การได้อย่างเสียอย่าง (Trade-off) เเละส่งผลให้เกิดต้นทุนที่สำคัญอย่างหนึ่งทางเศรษฐศาสตร์ขึ้นก็คือ ต้นทุนค่าเสียโอกาส (Opportunity Cost) หรือประโยชน์ที่สูงที่สุดที่จะได้รับจากทางเลือกที่เราไม่ได้เลือกไว้ ซึ่งต้นทุนค่าเสียโอกาสนี้เองจะเป็นตัวตัดสินว่าเราเลือกทางเลือกที่เราจะได้ประโยชน์สูงสุดหรือไม่ ซึ่งหากทางเลือกที่เราเลือกสร้างประโยชน์น้อยกว่าทางเลือกที่ดีที่สุดที่เราไม่ได้เลือก อาจหมายถึงว่าการตัดสินใจของเรานั้นได้สร้างให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เราก็ไม่ควรเลือกทำสิ่งนั้นด้วยเวลาที่มีอยู่
The Eisenhower Method
ปัญหาที่ทุกคนมักต้องเผชิญอาจไม่ได้เรียบง่ายเช่นเดียวกับการที่เราจะสามารถเลือกทำงานอย่างหนึ่งเเละไม่ทำอีกอย่างอื่น ๆ ที่เหลือได้ ในความเป็นจริงนั้นเราอาจจะต้องทำงานหลาย ๆ อย่างไปพร้อม ๆ กัน ซึ่งก็จะทำให้การตัดสินใจของเราไม่ใช่มีเพียงเเค่จะทำอะไรหรือไม่ทำอะไรเเล้ว เเต่ยังต้องมีมิติของการตัดสินใจว่าจะทำอะไรก่อนเเละหลังอีกด้วย
Eisenhower Method เป็นเเนวทางหนึ่งที่จะสามารถช่วยให้เราสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นว่าควรจะเลือกทำอะไรก่อน-หลัง หรือไม่ทำอะไรบ้าง ผ่านการพิจารณาปัจจัย 2 อย่างควบคู่กัน คือ ความสำคัญของงานนั้น ๆ (Important) และความเร่งรีบของงาน (Urgent) เเละสามารถแบ่งการตัดสินใจทำงานได้เป็น 4 แบบคือ ทำทันที (Do immediately) วางแผน (Plan) แจกจ่ายงาน (Delegate) เเละ หยุดทำ (Delete)
- หากงานนั้นมีความสำคัญมาก เเละมีความเร่งรีบมา ตาม Eisenhower Method เเล้วนั้น จะเเนะนำให้รีบทำงานนั้น ๆ ทันที (Important)
- หากงานนั้นมีความสำคัญมาก เเต่ไม่มีความเร่งรีบมาก ตาม Eisenhower Method เเล้วนั้น จะเเนะนำให้นำงานนั้นไปวางเเผนว่าจะทำงานนั้น ๆ เมื่อไร (Plan)โดยงานดังกล่าวอาจไม่ต้องทำทันที อาจสามารถนำไปทำหลังจากงานที่มีความเร่งด่วนเเละสำคัญกว่า
- หากงานนั้นมีความสำคัญน้อย เเต่มีความเร่งรีบมาก ตาม Eisenhower Method เเล้วนั้น จะเเนะนำให้เเจกจ่ายงานดังกล่าวให้ผู้อื่น (Delegate) เช่น เเจกจ่ายให้ผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นต้น
- หากงานนั้นมีความสำคัญน้อย เเละไม่มีความเร่งรีบมาก ตาม Eisenhower Method เเล้วนั้น จะเเนะนำหยุดทำงานนั้น ๆ (Delete)
บริหารจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไร
หลังจากที่เรียนรู้เเนวทางที่จะสามารถช่วยตัดสินใจได้เเล้วว่าจะเลือกทำอะไรหรือไม่ทำอะไร เเละทำอะไรก่อน อะไรหลัง เพื่อนำไปใช้ในวางแผนงานในการทำงาน คำถามที่สำคัญต่อมาก็คือในชีวิตจริงนั้น เราจะลงมือบริหารจัดการเวลาอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ
- จัดความเรียบร้อยของสิ่งต่าง ๆ รอบตัว หลาย ๆ คนอาจประสบปัญหาที่ว่าก่อนที่จะเริ่มลงมือทำงานในเเต่ละวันได้จะต้องใช้เวลาหาสิ่งของนั่นนี่ หรือจัดเตรียมอุปกรณ์ เเละเครื่องมือต่าง ๆ ซึ่งกว่าจะได้เริ่มงานจริง ๆ ก็อาจเสียเวลาไปหลายนาที นอกจากต้นทุนทางด้านเวลาที่เสียไปแล้ว การที่ต้องหาสิ่งต่าง ๆ นาน ๆ อาจทำให้จิตใจหรืออารมณ์ของเราไม่พร้อมกับการเริ่มต้นทำงาน ดังนั้นการจัดสิ่งต่าง ๆ รอบตัวให้เป็นระเบียบก็เป็นสิ่งหนึ่งที่จะช่วยสร้างความพร้อมเพื่อที่จะเริ่มทำงานต่าง ๆ และลดเวลาที่จะถูกใช้โดยไม่จำเป็นออกไปได้
- ทำจิตใจให้ปลอดโปร่ง สภาพของจิตใจมีผลอย่างยิ่งต่อการทำงานให้มีประสิทธิภาพ จิตใจที่ว้าวุ่น ไม่หยุดนิ่ง ความกังวล จะส่งผลให้ไม่มีสมาธิในการทำงานเเละผลลัพธ์ของงานอาจไม่เป็นไปตามคาดหวัง ดังนั้นการทำจิตใจให้ปลอดโปร่งก่อนที่จะเริ่มทำสิ่งต่าง ๆ เป็นสิ่งที่มีความสำคัญ นอกจากก่อนเริ่มงานงานเเล้วดารทำจิตใจให้ปลอดโปร่งหลังจากงานเสร็จสิ้นก็เป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะการที้จิตใจยังคงมีความกังวลหรือไม่นิ่งจะส่งผลกระทบต่อความพร้อมของร่างกาย ไม่ว่าจะเป็นการพักผ่อนของร่างกาย การกินอาหาร หรือเเม้กระทั่งการที่จะเริมต้นทำงานถัดไป สิ่งที่พอจะช่วยได้ก็คือ การทำสมาธิ การออกกำลังกาย รวมทั้งการจดบันทึกสิ่งที่จะต้องทำ หรือไอเดียต่าง ๆ เก็บไว้ ก็จะช่วนคลายความกังวลและทำให้จิตใจสงบขึ้น
- วางเเผนงาน การวางแผนกิจกรรมต่าง ๆ เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการบริหารจัดการเวลา ดังวลีของ Benjamin Franklin ที่ว่า “If you fail to plan, you plan to fail.” หรือแปลเป็นไทยคือ “การคุณล้มเหลวในการวางแผน ก็คือการที่คุณวางแผนที่จะล้มเหลว” หรืออาจกล่าวอีกนัยหนึ่งคือถ้าคุณไม่วางแผน คุณก็ล้มเหลวตั้งเเต่เริ่มต้น เนื่องจากการมีแผนงานที่แน่ชัดและเป็นไปได้จะทำให้เราเห็นภาพของความสำเร็จในอนาคตที่เราวางไว้ได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น เเละทำให้การทำงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ เป็นไปได้ โดยแผนงานที่ดีนั้นจะต้องมีลักษณะตามหลักของ “SMART goals” กล่าวคือจะต้องมี ความชัดเจน (Specific) สามารถวัดผลได้ (Measurable) สามารถบรรลุผลได้ (Attainable) มีความเป็นไปได้ (Realistic) และ มีกำหนดเวลาที่แน่ชัด (Time-bound)
- สร้างกิจวัตรที่แน่นอน ในทุก ๆ วันเราทุกคนจะต้องมีกิจวัตรต่าง ๆ หลายอย่างที่ต้องทำและหลีกเลี่ยงไม่ได้ตั้งเเต่ตื่นนอน ล้างหน้า แปรงฟัน อาบน้ำ รับประทานอาหาร หรือแม้กระทั่งการเข้าห้องน้ำระหว่างวัน รวมทั้งการออกกำลัง ซึ่งการบริหารกิจวัตรเหล่านี้ให้มีความแน่นอนในเรื่องของ ช่วงเวลา และระยะเวลาที่ใช้ เป็นอีกสิ่งที่จะช่วยทำให้การบริหารจัดการเวลาได้ดีขึ้น เช่น อาจมีการกำหนดเวลาที่เเน่นอนของการตื่นนอน เวลาที่จะรับประทานอาหารเช้ารวมถึงระยะเวลาที่จะใช้ในการรับประทานอาการเช้าว่ากี่นาที เป็นต้น การปล่อยกิจวัตรประจำวันเหล่านี้ไปโดยที่ไม่มีเวลากำกับอาจทำให้ยากต่อการควบคุมเเละวางแผนเวลาในการทำสิ่งอื่น ๆ
- ตัดขาดจากสิ่งรบกวน ทุกวันนี้พวกเราต้องพบเจอกับสิ่งรบกวนมากมายโดยเฉพาะอย่างยิ่ง Social Media ต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งเพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือแม้แต่หัวหน้างานเอง ซึ่งสิ่งเหล่านี้หลาย ๆ ครั้งอาจทำให้เราเสียสมาธิในการทำงานเเละทำให้เกิดการใช้เวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ การตัดขาดจากสิ่งรบกวนต่าง ๆ จากภายนอกเป็นวิธีการหนึ่งที่จะทำให้เราบริหารจัดการเวลาได้ดีขึ้น เนื่องจากมันจะทำให้เราสามารถโฟกัสกับสิ่งที่เรากำลังทำอยู่ได้ ซึ่งหากเวลาใดเราต้องมีการใช้สมาธิจริง ๆ ในการทำงาน ก็สามารถทำได้หลากหลายวิธีเเละด้วยความเข้มข้นที่ต่าง ๆ กัน ไม่ว่าจะเป็น การแยกตัวไปนั่งอยู่คนเดียว การใส่หูฟังเพื่อฟังเพลง การปิดการเเจ้งเตือนของโทรศัพท์มือถือ เป็นต้น อย่างไรก็ดีการกระทำเหล่านี้ในอีกแง่มุมหนึ่งก็จะเป็นการทำให้ผู้อื่นไม่สามารถติดต่อเราได้เช่นกัน หากมีเหตุการฉุกเฉินหรือมีเรื่องเร่งด่วนเกิดขึ้น สิ่งหนึ่งที่สามารถช่วยได้คือการสื่อสารให้ผู้อื่นได้รับทราบ ว่าช่วงเวลาดังกล่าวเรากำลังทำอะไร เพื่ออะไร เเละหากมีเรื่องจำเป็นเร่งด่วนสามารถติดต่อเราได้ทางไหน
- ตื่นเช้าขึ้น การลุกออกจากเตียงเช้าขึ้นมีข้อดีหลายประการ โดยข้อดีประการหนึ่งที่สำคัญคือ การที่เรามีเวลาในการทำสิ่งต่าง ๆ ในเเต่ละวันมากขึ้น แม้ในความเป็นจริงแล้วเวลาโดยรวมของเราจะมีเท่าเดิมคือ 24 ชั่วโมง แต่การตื่นเช้าขึ้นอาจส่งผลทางอ้อมให้เราสามารถลดกิจกรรมต่าง ๆ ที่ไม่มีประสิทธิผลออกไปได้ ซึ่งที่เพิ่มขึ้นมาดังกล่าวนั้น เราสามารถนำไปใช้ทำอะไรได้หลาย ๆ อย่าง รวมทั้งการวางเเผนเเละเตรียมตัวในการทำสิ่งต่าง ๆในเเต่ละวัน ซึ่งจะช่วยให้การทำงานในวันนั้น ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น แทนที่จะต้องรีบ ๆ ทำสิ่งต่าง ๆ หากตื่นสาย
- ยอมรับและปรับตัวกับความเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนเเปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เเม้ว่าแผนงานของเราจะถูกวางแผนไว้อย่างดีเท่าไร เมื่อได้ดำเนินการจริงก็อาจมีเรื่องที่ไม่คาดคิดหรือไม่ได้ถูกคาดการณ์ไว้เกิดขึ้นได้เสมอ การเกิดขึ้นของสิ่งเหล่านั้น หลายๆครั้งจะส่งผลกระทบต่อแผนงานที่เราได้วางไว้เเล้ว ทำให้ต้องมีการปรับแผนที่ได้วางไว้ ดังนั้นจะต้องทำตนเองให้เคยชินกับสิ่งเหล่านี้ ควบคุมอารมณ์ของตนเอง และค่อยๆเเก้ปัญหาและปรับแผนงานอย่างมีสติ วิธีการหนึ่งที่ง่ายๆ เเละช่วยลดผลกระทบของการเข้ามาของสิ่งเหล่านี้ก็คือ การบัฟเฟอร์ (Buffer) เวลาเพิ่มเติมสำหรับเรื่องที่ไม่คาดคิดเพื่อให้เรามีความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการงานหรือกิจกรรมต่าง ๆ ได้ดีขึ้น
No one size fits all
สิ่งต่าง ๆ ที่ได้กล่าวมาข้างต้นนี้เมื่อนำไปใช้เเล้ว ไม่ใช่ทุกอย่าง หรือทุกเทคนิค ที่จะสามารถใช้กับทุกคนแล้วได้ผลเหมือนกัน 100% เเม้คนคนเดียวกันใช้ในสถานการณ์ที่ต่างกันผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจต่างกัน สิ่งสำคัญที่สุดก็คือการลองนำไปใช้จริง ลองผิดลองถูก ติดตามเเละวิเคราะห์ผลลัพธ์ของมัน เรียนรู้จากความผิดพลาด และนำไปปรับเพื่อให้ทำได้ดีขึ้นในครั้งต่อ ๆ ไป ประสบการณ์จะเป็นสิ่งที่ช่วยสอนและปรับให้การบริการจัดการเวลาของแต่ละคนเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด
