ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) ทราบดีว่า ในการบริหารจัดการโครงการ (Project Management) นั้นอาจต้องเผชิญกับความเสี่ยงหรือปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา อาทิ การใช้งบประมาณมากเกินไป ความต้องการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นบ่อยครั้ง จำนวนบุคลากรในโครงการไม่สัมพันธ์กับปริมาณงาน ตลอดจนเหตุสุดวิสัยเกินกว่าจะควบคุมอย่าง น้ำท่วม ไฟฟ้าขัดข้อง เป็นต้น ซึ่งความเสี่ยงเหล่านี้อาจส่งผลให้การบริหารจัดการโครงการไม่เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้  ดังนั้นหากไม่สามารถควบคุมความเสี่ยง (Risk) ก็จะส่งผลให้เกิดปัญหา (Issue) ตามมาได้ อย่างเช่น ความไม่คุ้มทุนของโครงการ ผลลัพธ์ของงานที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการของลูกค้า และการส่งมอบงานไม่ตรงเวลา ยิ่งไปกว่านั้นอาจส่งผลเสียต่อทีมงาน ผู้จัดการโครงการ ไปจนถึงระดับผู้บริหาร ภาพลักษณ์และชื่อเสียงของบริษัทได้ ด้วยเหตุนี้การตระหนักรู้ (Aware) และหาแนวทางป้องกันความเสี่ยง (Prevent) นั้นเป็นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการควรให้ความสำคัญอย่างมาก

จากประสบการณ์ทีมงานมืออาชีพของ “บลูบิค” ที่ผ่านการบริหารจัดการโครงการทั้งขนาดเล็กและใหญ่จำนวนมากพบว่า ความเสี่ยงที่ผู้จัดการโครงการพบบ่อยที่สุด คือ เวลา (Time), งบประมาณหรือต้นทุน (Cost), และขอบเขตโครงการ (Scope) หรือที่เรียกกันว่า “Triple Constraint” ดังนั้นหากไม่สามารถควบคุมความเสี่ยงของสามปัจจัยนี้ได้ อาจส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการได้ ด้วยเหตุนี้ การใช้ Framework มาทำความเข้าใจ จึงเป็นวิธีที่ผู้จัดการโครงการส่วนใหญ่นิยมใช้ เพราะสามารถลดความรุนแรงจากความเสี่ยงและสามารถคาดการณ์สถานการณ์และปัญหาที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้าได้ 

1. ความเสี่ยงส่วนแรกคือ Time Risk

เป็นความเสี่ยงจากระยะเวลาที่ใช้ในการดำเนินโครงการนานหรือเกินกว่าที่แผนงานกำหนดไว้ ส่งผลให้เกิดความเสี่ยงด้านอื่นๆ ตามมา เช่น งานที่ขาดคุณภาพ (Low Quality) หรืองบประมาณบานปลาย ซึ่ง Approach ที่สามารถใช้ป้องกัน Time Risk นั้นมีอยู่มากมาย เช่น Spreadsheet, Gantt Chart, Kanban Boards แต่ Approach หลักที่จะมานำเสนอในที่นี้คือ “Critical Path Method (CPM)”

CPM ถูกคิดค้นขึ้นครั้งแรกในปี ค.ศ. 1950 โดย James E. Kelley และ Morgan R. Walker เพื่อใช้หาวิธีในการลดต้นทุนที่เพิ่มขึ้นจากการจัดตารางเวลาอย่างไม่มีประสิทธิภาพ โดย Critical Path คือ การระบุกลุ่มของงาน (Tasks) ที่สำคัญที่สุดที่ทีมต้องทำให้สำเร็จ หากมีการเลื่อนกำหนดวันเสร็จสิ้นของกลุ่มงานเหล่านี้ออกไป จะทำให้ทั้งการส่งมอบงานของโครงการล่าช้ากว่ากำหนด เนื่องจากกลุ่มงานเหล่านี้ต้องพึ่งพิงหรือมีผลผูกพันกับงานอื่นๆ โดยวิธีการสร้าง Critical Path มีทั้งหมด 5 ขั้นตอนด้วยกันเริ่มต้นจาก

• Capture all Tasks: List งานทั้งหมดที่ต้องทำออกมา เพื่อให้แน่ใจว่าทีมจะไม่พลาดงานสำคัญๆ ที่จำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ โดยให้ความสำคัญกับงานที่ “จำเป็นต้องทำ (Need to do)” มากกว่างานที่ “ทำได้ก็ดี (Nice to do)”
• Set Dependencies: จัดเรียงงานเหล่านี้ตามลำดับการส่งหรือการเสร็จสมบูรณ์ของงาน โดยการระบุและพิจารณา Dependencies ว่างานใดต้องทำให้เสร็จก่อนที่งานอื่นจะเริ่มได้ ตัวอย่างเช่น เราไม่สามารถทาสีบ้านก่อนจะสร้างบ้านได้ ดังนั้นงานก่อกำแพงจึงต้องเริ่มก่อนงานทาสี เป็นต้น
• Create a Network Diagram: สร้าง Network Diagram เพื่อทำให้เห็นภาพลำดับของแต่ละงาน และเส้นทางการดำเนินงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุดของโครงการ และเพื่อให้ทราบว่างานใดที่สามารถทำไปได้แบบคู่ขนาน (ไม่ได้มี Dependencies กับงานอื่น) และงานใดที่ไม่อยู่ใน Critical Path
• Make Time Estimates: ปรึกษาทีมและ Stakeholders เพื่อให้ช่วยกันประมาณการเวลาของแต่ละงาน ขั้นตอนนี้เป็นหัวใจสำคัญในการทำ CPM หากประมาณการไม่แม่นยำอาจทำให้ความยาวของ Critical Path เปลี่ยนแปลงได้
• Find the Critical Path: คำนวณรวมระยะเวลาสำหรับงาน “สำคัญ” ทั้งหมด และหาเส้นทางที่ยาวที่สุดใน Diagram ซึ่งจะกลายมาเป็น Longest Path หรือเป็น Critical Path ของโครงการนั่นเอง

การใช้ CPM มีประโยชน์ต่อการบริหารจัดการโครงการและป้องกัน Time Risk เป็นอย่างมาก นอกจากจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถประมาณการระยะเวลาทั้งหมดของโครงการได้อย่างแม่นยำ ยังช่วยระบุและช่วยให้เห็นภาพ Dependencies ของแต่ละงานอย่างชัดเจน รวมถึงช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและสร้าง Project Schedule ที่สะท้อนภาพความเป็นจริงได้

2. ความเสี่ยงที่สอง คือ Cost Risk หรือ Budget Risk

เป็นความเสี่ยงที่ต้นทุนของโครงการจะเพิ่มสูงเกินกว่ากำหนด เนื่องจากการวางแผนด้านการเงินไม่ดีหรือการขยายขอบเขตของโครงการ ซึ่งจะส่งผลให้ต้องลดค่าใช้จ่ายในส่วนอื่นๆ ของโครงการ และอาจทำให้คุณภาพงานของโครงการโดยรวมลดลง เนื่องจากต้องจำกัดงบประมาณในส่วนอื่น ดังนั้นผู้จัดการโครงการจึงควรตระหนักและเร่งหาทางป้องกัน Cost Risk ไว้ล่วงหน้า โดยการวางแผนป้องกัน Cost Risk มีประเด็นสำคัญที่ผู้จัดการโครงการควรพิจารณาดังต่อไปนี้

• Reference Historical Data: อ้างอิงจากข้อมูลในอดีต โครงการที่ดำเนินการอยู่อาจมีลักษณะคล้ายกับโครงการที่เคยดำเนินการมาในอดีต สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้จากข้อผิดพลาดของโครงการในอดีต ว่าเรื่องใดที่ทำได้ดีและประเด็นใดที่ควรปรับปรุงแก้ไข
• Utilize Your People: ใช้ทีม เพื่อนร่วมงาน หรือ คนอื่นๆ ในบริษัทให้เป็นประโยชน์ ด้วยการสอบถาม ขอความคิดเห็น และช่วย Double Check การวางแผนต้นทุน โดยอาจขอความคิดเห็นจากหน่วยงานที่มีความรู้ ความสามารถ เช่น ฝ่ายการเงิน หรือผู้บริหารระดับสูง เพื่อสร้างความมั่นใจว่างบประมาณของโครงการถูกต้องและปราศจากข้อผิดพลาด
• Time-Phase Your Budget: แบ่งการใช้งบประมาณโครงการออกเป็นระยะ ตาม Phase หรือ Timeline ของโครงการ เพื่อให้สามารถจัดสรรปันส่วน ติดตาม และเปรียบเทียบ งบประมาณได้ และทำให้สามารถปรับเปลี่ยนงบประมาณตามความจำเป็นได้
• Develop a Baseline Budget: Baseline Budget คือ ค่าประมาณของต้นทุนโครงการขณะเริ่มต้นโครงการ ทุกคนในทีมควรทราบถึง Baseline Budget และควรถูกใช้เป็นตัวเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ใช้จริง เพื่อให้เห็นภาพว่าใช้งบประมาณไปมากหรือน้อยกว่าที่ตั้งไว้เท่าไร ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนการใช้งบประมาณได้ถูกต้อง
• Capture all Components of the Budget: แบ่งต้นทุนออกเป็นประเภทต่างๆ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นว่าทีมได้พิจารณาถึงต้นทุนครบถ้วนทุกประเภทแล้ว เช่น
  • ต้นทุนทรัพยากร (Resource) เช่น ค่าจ้างพนักงาน
  • ต้นทุนวัตถุดิบ (Material) เช่น วัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต และ
  • ต้นทุนค่าบริการ (Service) เช่น ต้นทุนค่าจ้างบริษัทภายนอก

3. ความเสี่ยงที่สามคือ Scope Risk

เป็นความเสี่ยงที่อาจทำให้ผลลัพธ์ของโครงการไม่เป็นไปตามเป้าหมายที่คาดหวังไว้ เนื่องจากผลงานที่ส่งมอบของโครงการอาจไม่เป็นที่ยอมรับของ Stakeholders หรือลูกค้าตาม Scope งานที่ได้ตกลงกันไว้ Scope Risk ที่ผู้จัดการโครงการพบบ่อยที่สุดคือ Scope Creep หรือ ความเสี่ยงที่เกิดขึ้นเมื่อขอบเขตงานของโครงการเริ่มขยายออกไปเกินกว่าที่ตกลงกันไว้ในช่วงเริ่มต้น ซึ่งอาจสร้างความไม่พึงพอใจและบั่นทอนความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าหรือ Stakeholders ของโครงการได้ โดยการป้องกัน Scope Creep มีวิธีการดังนี้

• Define Project’s Requirements and Out-of-Scopes: พูดคุยสื่อสารกับลูกค้าหรือ Stakeholders เพื่อให้เข้าใจตรงกันถึง Requirement ที่ต้องการ และเรื่องใดเป็นเรื่อง Out-of-Scope หรือเป็นสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตโครงการ และบันทึกรายละเอียดเหล่านี้ทั้งหมดลงในเอกสารตั้งแต่ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ 
• Set up a Change Control Process: หากมีการเปลี่ยนแปลงที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ระหว่างการดำเนินงานของโครงการ ให้ระบุไว้ล่วงหน้าตั้งแต่ต้นเลยว่าการเปลี่ยนแปลง Scope มีขั้นตอนอะไรบ้างและต้องดำเนินการโดยใครบ้าง และสื่อสารให้มั่นใจว่าคนในทีมตระหนักรู้ถึงรายละเอียดทั้งหมดของการเปลี่ยนแปลง
• Say no, or Provide Alternatives: บางครั้งการปฏิเสธ Requirements จากลูกค้าหรือ Stakeholders เป็นสิ่งจำเป็นที่ผู้จัดการโครงการต้องทำเพื่อปกป้อง Scope Creep และรักษาคุณภาพในภาพรวมของโครงการ โดยผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องอธิบายว่า Requirements นี้จะส่งผลเสียต่อโครงการอย่างไรในมุมของ Budget, Timeline, หรือ Resources ในกรณีนี้ ผู้จัดการโครงการอาจพิจารณานำเสนอแนวทางในการแก้ปัญหาอื่นๆ ที่เป็นไปได้ให้กับลูกค้า หรือ Stakeholders รวมถึงอาจสื่อสารให้ทราบถึงความเสี่ยง และ Cost-Benefit Analysis ที่จะเกิดขึ้น หากดำเนินการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว
• Collect Costs for Out-of-Scope Work. หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงงาน Out-of-Scope ได้จริงๆ ให้คิดคำนวณ รวบรวมต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นจากปริมาณงานที่เพิ่มเข้ามา ซึ่งรวมทั้งค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นทั้งทางตรงและทางอ้อมจากผลกระทบของงาน Out-of-Scope

นอกจากความเสี่ยงต่างๆ ที่เกิดขึ้นจาก “Triple Constraint” แล้ว การบริหารโครงการยังมีความเสี่ยงอีกหลากหลายประเภทที่ผู้จัดการโครงการควรต้องศึกษาและเรียนรู้เพิ่มเติม อาทิ Stakeholder Risk, Operational Risk, Legal Risk เป็นต้น ซึ่งความเสี่ยงเหล่านี้ต่างส่งผลกระทบต่อการบริหารจัดการโครงการ คุณภาพของงาน และความสำเร็จของโครงการอย่างมีนัยยะสำคัญ ดังนั้น การเรียนรู้ถึงวิธีการ เครื่องมือ (Tools) และ Framework ต่างๆ ไว้ จึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้จัดการโครงการ เพื่อป้องกันความเสี่ยง และสร้างความมั่นใจให้กับทีม Stakeholders และลูกค้า ว่าจะสามารถส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบผลสำเร็จตามที่คาดหวังไว้