ปัจจุบันองค์กรส่วนใหญ่ต่างตื่นตัวกับภาวะ Disruption หรือการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจอย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นผลมาจากการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ที่ดำเนินมามากกว่า 2 ปี ทำให้พฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาและยากจะคาดเดา ซึ่งกระแส Disruption นี้ ได้ส่งผลกระทบต่อภาคธุรกิจทั้งในเชิงบวกและเชิงลบ จนนำไปสู่การเร่งปรับโครงสร้าง รูปแบบการทำธุรกิจและการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลขององค์กร โดยมีเทคโนโลยีและนวัตกรรมใหม่ๆ เป็นเครื่องมือสำคัญ เพื่อให้ธุรกิจสามารถแข่งขันและเติบโตได้อย่างก้าวกระโดด

อย่างไรก็ตาม องค์กรส่วนใหญ่กลับประสบความล้มเหลวในการใช้เทคโนโลยี เนื่องจากการเลือกใช้เทคโนโลยีที่ไม่ตอบโจทย์ความต้องการและไม่สามารถแก้ปัญหาได้ตรงจุด อีกทั้งยังมีปัญหาสำคัญที่องค์กรส่วนใหญ่มักละเลย คือ การปรับปรุงโครงสร้างแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology หรือ IT) ที่มักถูกมองว่ามีบทบาทเชิงรับ (Passive) โดยมีหน้าที่หลักเพียงสนับสนุน และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจากการใช้งานเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีในองค์กร แต่แท้จริงแล้วแผนก IT คือ ผู้เล่นสำคัญในการนำเทคโนโลยีมาพัฒนาองค์กรให้สามารถเติบโตตามแผนงานที่วางไว้ ด้วยเหตุนี้ จึงถึงเวลาแล้วที่องค์กรต้องให้ความสำคัญและลงมือเปลี่ยนโครงสร้างแผนก IT ขององค์กรให้สามารถรับมือกับเทคโนโลยีและรูปแบบการทำงานใหม่ๆ รวมไปถึงวิกฤตต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต  

ออกแบบองค์กร IT อย่างไรให้ตอบโจทย์การพัฒนา

1. กำหนดวิสัยทัศน์ทางธุรกิจที่ชัดเจนและจับต้องได้

ปกติแล้วผู้บริหารมักมุ่งเน้นปรับปรุงโครงสร้างการทำงานของ IT ให้สอดคล้องกับปัญหาที่เกิดขึ้น ณ​ ขณะนั้น หรือปัญหาที่เร่งด่วน และมักมองข้ามความสำคัญในการสร้างเป้าหมายใหม่ที่จะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเชิงบวกต่อองค์กรในระยะยาว ดังนั้น ก่อนที่องค์กรจะเริ่มตัดสินใจปรับปรุงโครงสร้างภายใน ควรตั้งคำถามก่อนว่า องค์กรมองภาพโครงสร้าง IT ไปในทิศทางใดในอนาคต (IT Target) ยกตัวอย่างเช่น หากองค์กรต้องการสร้างการมีส่วมร่วมของลูกค้าต่อแบรนด์สินค้า (Customer Engagement) การเปลี่ยนแปลงด้าน IT ควรเริ่มต้นจากโจทย์ดังกล่าว แล้วตามด้วย ประสบการณ์ของลูกค้าแต่ละกลุ่มที่ได้รับจากแบรนด์ (Customer Experience) นั้นเป็นอย่างไร ตามด้วยการหาโซลูชัน หรือพัฒนาเครื่องมือเทคโนโลยีเพื่อตอบโจทย์เป้าหมายดังกล่าว เป็นต้น

2. พิจารณาโครงสร้างที่มีอยู่เดิม และลงทุนหาพนักงานฝีมือเยี่ยมเข้าองค์กร

องค์กรต้องปรับปรุงรูปแบบการดำเนินงานเกี่ยวกับเทคโนโลยีอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้สอดรับกับความต้องทางการตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ดังนั้น การรักษาพนักงานฝีมือเยี่ยมให้อยู่กับองค์กร (Talent Retention) และการหาคนเก่งๆ เพิ่มเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้น ๆ ที่ทุกองค์กรพึงกระทำร่วมกัน ควบคู่ไปกับการพิจารณาตำแหน่งงานบริหารของแผนก IT นั้นว่าสอดรับกับเทรนด์ของตลาดในปัจจุบันหรือไม่ รวมถึงตำแหน่งงานที่มีอยู่ ณ ปัจจุบันนั้นสามารถสร้าง Productivity ได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้มากเพียงใด 

ยกตัวอย่างเช่น สกิลด้านเทคโนโลยีบางอย่างที่เคยสำคัญในอดีต แต่ปัจจุบันอาจไม่เป็นเช่นนั้นแล้ว เช่น ผู้ดูแลระบบปฏิบัติการ Windows ที่กลายเป็นตำแหน่งงานล้าสมัยไปแล้ว เพราะมีโครงสร้างเทคโนโลยีพื้นฐานรูปแบบใหม่มาทดแทนอย่างระบบ Cloud ที่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีความปลอดภัยทางไซเบอร์มากกว่า นอกจากนี้ยังรวมถึงตำแหน่ง ผู้ดูแลเว็บไซต์ Social Media Specilist หรือ นักออกแบบกราฟิก ที่ปัจจุบันคุณสมบัติเหล่านี้มีอยู่ในตัวพนักงานคนเดียวแล้ว ด้วยเหตุนี้ หากองค์กรทำการปรับปรุงโครงสร้างตำแหน่งงานให้ยืดหยุ่นและสอดคล้องกับสภาวะตลาดได้อย่างถูกต้องเหมาะสม จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตอย่างรวดเร็วมากขึ้น

3. ปรับวิธีคิด (Mindset) ของคนในองค์กรให้พร้อมรับการเปลี่ยนแปลง

หากผู้บริหารต้องการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างและทิศทางภายในองค์กร นอกจากการรับคนเก่งๆ เข้ามาเสริมทัพแล้ว ยังต้องคำนึงถึงบุคลากรในองค์กรที่เป็นจิ๊กซอว์สำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจด้วยเช่นกัน เพราะธรรมชาติของมนุษย์นั้นย่อมมีความกลัวและกังวล หากต้องเผชิญกับความเปลี่ยนแปลง ความไม่แน่นอน จนอาจนำไปสู่การต่อต้านและปฏิเสธความเปลี่ยนแปลงนั้นได้ ฉะนั้น การสื่อสารกับพนักงานถึงสาเหตุและจุดประสงค์ของการเปลี่ยนแปลง จึงเป็นสิ่งสำคญอันดับต้นๆ และยังเป็นการปรับวิธีคิดใหม่ให้พนักงาน ด้วยการสร้าง Growth Mindset ที่ทำให้พนักงานกล้าเผชิญหน้ากับอุปสรรค พร้อมออกจากพื้นที่ปลอดภัยของตนเอง และมีมุมมองใหม่ต่อการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ใช่จุดจบแต่เป็นจุดเริ่มต้นของโอกาสใหม่ ๆ ที่ท้าทาย และอาจนำไปสู่การเติบโตไปในทิศทางอื่นๆ นอกเหนือจากตำแหน่งงานเดิม

4. ให้ความสำคัญกับดัชนีวัดความสำเร็จการเปลี่ยนแปลง

ดัชนีวัดความสำเร็จขององค์กร หรือ Key Performance Indicators (KPIs) เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้องค์กรเห็นว่า วิธีการเปลี่ยนแปลงที่ผ่านมาได้ช่วยให้องค์กรเดินหน้าสร้างผลผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ และประสบความสำเร็จได้มากน้อยเพียงใด ซึ่งดัชนี KPIs เองมีส่วนช่วยให้บริษัทรับรู้ถึงผลกระทบ และสัญญาณเตือนถึงวิถีการบริหารที่อาจไม่ตอบโจทย์วิกฤติที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้อีกด้วย ตัวอย่างตัวชี้วัดในส่วนของแผนก IT อาทิ เปอร์เซ็นต์ของยอดขายผ่านช่องทางดิจิทัล หรือ ความพึงพอใจของลูกค้าที่มีต่อแบรนด์ เป็นต้น 

ทั้งนี้ แนวคิดยอดนิยมที่องค์กรสามารถนำมาใช้เพื่อกำหนด KPIs ให้สามารถบ่งชี้ถึงศักยภาพของบริษัทได้ดียิ่งขึ้นคือ S.M.A.R.T ที่ประกอบไปด้วย 

• Smart: ขอบข่ายการวัดผลต้องเฉพาะเจาะจง  
• Measurable: วัดผลเป็นตัวเลขได้ 
• Achievable: บรรลุผลได้  
• Realistic: สอดคล้องกับสถานการณ์ความเป็นจริง 
• Timely:  มีกรอบเวลาการทำงานที่ชัดเจน

เมื่อโลกได้ก้าวเข้าสู่ยุคเศรษฐกิจดิจิทัล ทุกภาคอุตสาหกรรมต่างเร่งเครื่องปรับเปลี่ยนองค์กรเพื่อรับมือกับความเปลี่ยนแปลงและคู่แข่งขันที่เกิดขึ้นใหม่ได้ตลอดเวลา แน่นอนว่าบทบาทของแผนกที่เกี่ยวข้องโดยตรงเกี่ยวกับเทคโนโลยีและนวัตกรรมอย่าง ‘แผนกไอที’ จึงเป็นหนึ่งในกลไกสำคัญที่ทำให้องค์กรสามารถทำ Digital Transformation ได้อย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่นมากขึ้น ดังนั้นการปรับโครงสร้าง IT สู่ความเป็นเลิศ หรือ Center of Excellence: CoE ถือเป็นหนึ่งในพันธกิจสำคัญขององค์กรยุคใหม่