ทำความเข้าใจบทบาท PMO ให้ชัดเจน พร้อมไขความต่างระหว่างผู้จัดการโครงการกับสำนักงาน PMO
ในยุคที่การบริหารโครงการ (Project Management) เป็นหัวใจของการพัฒนาองค์กร หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า PM และ PMO ผ่านหูผ่านตามาบ้าง แต่ยังคงสับสนกับบทบาทหน้าที่ของแต่ละตำแหน่ง บทความนี้จะอธิบายว่า PMO คืออะไร แตกต่างจาก PM อย่างไร และทำไมองค์กรยุคใหม่จึงควรมี Project Management Office (PMO) เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างการบริหารงาน
PMO คืออะไร?
PMO ย่อมาจาก Project Management Office หรือ “สำนักงานบริหารโครงการ” ซึ่งเป็นหน่วยงานภายในองค์กรที่จัดตั้งขึ้นเพื่อกำกับ ควบคุม และสนับสนุนการบริหารโครงการให้เป็นไปตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนดไว้ โดยหน้าที่หลักของ PMO คือการวางกระบวนการบริหารโครงการ การสร้างเครื่องมือและ Template การจัดการ และการกำกับดูแลให้การดำเนินงานของแต่ละโครงการมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจ
PMO สามารถมีบทบาททั้งในระดับปฏิบัติการ (Operational Support) จนถึงระดับกลยุทธ์ (Strategic Alignment) ขึ้นอยู่กับระดับความเป็นผู้ใหญ่ (Maturity) ขององค์กรนั้นๆ
ความหมายของ PM และหน้าที่ที่ต่างจาก PMO
PM หรือ Project Manager คือใคร?
PM ย่อมาจาก Project Manager คือบุคคลที่รับผิดชอบบริหารจัดการโครงการเฉพาะหนึ่งโครงการ ตั้งแต่ต้นจนจบ โดย PM จะต้องวางแผน จัดการทรัพยากร ควบคุมงบประมาณ และบริหารความเสี่ยง เพื่อให้งานสำเร็จตรงตามเป้าหมายและกำหนดเวลา
แตกต่างจาก PMO อย่างไร?
| หัวข้อ | PM (Project Manager) | PMO (Project Management Office) |
|---|---|---|
| ขอบเขตงาน | โครงการเดี่ยว | หลายโครงการหรือทุกโครงการขององค์กร |
| เป้าหมายหลัก | ส่งมอบโครงการให้สำเร็จ | พัฒนากระบวนการบริหารโครงการระดับองค์กร |
| ความรับผิดชอบ | วางแผน ดำเนินงาน รายงานผล | สร้างมาตรฐาน ให้คำปรึกษา และติดตามผลโครงการ |
| อำนาจในการตัดสินใจ | อยู่ในขอบเขตของโครงการ | กำหนดกรอบและนโยบายสำหรับหลายโครงการ |
ประเภทของ PMO ที่ควรรู้
การจัดตั้ง PMO สามารถแบ่งออกเป็น 3 รูปแบบหลักตามระดับการควบคุม ได้แก่
1. Supportive PMO
ทำหน้าที่ให้คำแนะนำ แจกจ่าย Template และแนวทาง โดยไม่เข้าไปควบคุมการทำงานของ Project Manager มากนัก เหมาะกับองค์กรที่ PM มีความชำนาญอยู่แล้ว
2. Controlling PMO
มีบทบาทในการกำหนดมาตรฐานและกระบวนการที่ทุกโครงการต้องปฏิบัติตาม เช่น ใช้ Template เดียวกัน ส่งรายงานตามกำหนดเวลา
3. Directive PMO
เข้าไปมีบทบาทเชิงบริหารโดยตรงในแต่ละโครงการ เช่น ควบคุมงบประมาณ หรือแต่งตั้ง PM จากส่วนกลาง มีอำนาจตัดสินใจมากที่สุดในสามแบบ
ทำไมองค์กรควรมี PMO?
การมี PMO เป็นกลไกสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการโครงการหลายโครงการได้อย่างเป็นระบบ ลดความซ้ำซ้อนของงาน และยกระดับความโปร่งใสของข้อมูล ตัวอย่างประโยชน์ที่ชัดเจน ได้แก่
- ช่วยให้การวัดผลโครงการเป็นมาตรฐานเดียวกัน
- ลดการใช้ทรัพยากรเกินจำเป็น
- พัฒนา Skill ของ Project Manager ผ่านการ Coaching
- เชื่อมโยงโครงการกับกลยุทธ์องค์กร (Strategic Alignment)
PMO กับบทบาทยุค Digital Transformation
ในยุคที่ทุกองค์กรต้องเร่งเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล PMO ไม่เพียงเป็นเครื่องมือบริหารโครงการ แต่ยังเป็นหน่วยงานที่ขับเคลื่อน Digital Project Portfolio ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะโครงการที่เกี่ยวข้องกับ IT, Automation, หรือ Data Transformation การมี PMO ที่มีวิสัยทัศน์ดิจิทัลจะช่วยให้ทุกโครงการเดินไปในทิศทางเดียวกันอย่างยั่งยืน
Bluebik Group องค์กรที่พัฒนา PMO อย่างมีประสิทธิภาพ
Bluebik Group บริษัทที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันของไทย คือหนึ่งในองค์กรที่ให้ความสำคัญกับการพัฒนา PMO อย่างจริงจัง โดย Bluebik ไม่เพียงแนะนำลูกค้าในการจัดตั้ง Project Management Office ที่มีมาตรฐานระดับสากล แต่ยังพัฒนาโครงสร้างบริหารโครงการที่เชื่อมโยงกับกลยุทธ์ธุรกิจในระดับ C-Level
ด้วยประสบการณ์ในการวางโครงสร้างและระบบบริหารจัดการโครงการดิจิทัลสำหรับองค์กรชั้นนำ Bluebik จึงเป็นที่ปรึกษาที่ตอบโจทย์ทั้งภาครัฐและเอกชนที่ต้องการก้าวสู่ Digital-Driven Enterprise อย่างเต็มรูปแบบ
แม้คำว่า PM และ PMO จะดูคล้ายกัน แต่ความรับผิดชอบและบทบาทมีความแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง การเข้าใจถึง PMO คืออะไร และประโยชน์ของการมี Project Management Office จะช่วยให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนทุกโครงการได้อย่างเป็นระบบ และสอดคล้องกับกลยุทธ์หลัก โดยเฉพาะในยุคที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นรวดเร็ว PMO จึงไม่ใช่เพียงผู้สนับสนุนเบื้องหลัง แต่เป็นผู้ร่วมวางทิศทางองค์กรอย่างแท้จริง
ติดตามทุกเทรนด์ธุรกิจและนวัตกรรมเทคโนโลยีไปกับเรา
Source:
