เข้าใจทุกขั้นตอนของ Project Management Life Cycle อย่างลึกซึ้ง เพื่อความสำเร็จของทุกโปรเจกต์

การบริหารโครงการ (Project Management) ไม่ได้เป็นเพียงแค่การเริ่มต้นทำงานแล้วหวังว่าจะสำเร็จตามเป้าหมาย แต่ต้องอาศัยกระบวนการที่ชัดเจนและเป็นระบบ ซึ่งเรียกว่า Project Management Life Cycle หรือ วงจรชีวิตของการบริหารโครงการ โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนสำคัญ ที่ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร และสามารถควบคุมความเสี่ยงต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม

 

ความสำคัญของ Project Management และบทบาทของ PMO

Project Management Office (PMO) มีบทบาทสำคัญในการควบคุม ดูแล และให้คำแนะนำโครงการต่างๆ ภายในองค์กร โดย PMO จะทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางของกระบวนการบริหารโครงการ เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการดำเนินไปตามมาตรฐาน มีการบริหารทรัพยากรที่ดี และสอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจในภาพรวม การเข้าใจวงจรชีวิตของโครงการจึงเป็นพื้นฐานที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับงานโครงการควรเรียนรู้ ไม่ว่าจะเป็น Project Manager, ทีมงาน หรือผู้บริหาร

 

ขั้นตอนที่ 1 – Project Initiation: เริ่มต้นโครงการอย่างมีเป้าหมาย

การเริ่มต้นโครงการเป็นขั้นตอนที่ใช้ในการระบุโอกาส ความเป็นไปได้ และความเหมาะสมในการลงทุน เช่น การวิเคราะห์ ROI, การตั้งเป้าหมายทางธุรกิจ และการจัดทำ Business Case เพื่อขออนุมัติโครงการ โดยในขั้นตอนนี้ PMO มักจะเป็นผู้ให้กรอบการวิเคราะห์ และทำหน้าที่กลั่นกรองความคิดริเริ่มต่างๆ เพื่อเสนอผู้มีอำนาจตัดสินใจ

Deliverables สำคัญ

• Project Charter
• Stakeholder Register
• Business Case

 

ขั้นตอนที่ 2 – Project Planning: วางแผนอย่างเป็นระบบ

การวางแผนถือเป็นหัวใจสำคัญของ Project Management เนื่องจากแผนจะเป็นตัวกำหนดแนวทางในการดำเนินงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น Scope, Schedule, Budget, Quality และ Risk โดย PMO จะมีบทบาทในการตรวจสอบความสมบูรณ์ของแผน และให้คำแนะนำเพื่อให้โครงการสามารถเดินหน้าได้อย่างมั่นคง

สิ่งที่ต้องวางแผน

• Work Breakdown Structure (WBS)
• Gantt Chart / Timeline
• Resource Plan
• Risk Management Plan

 

ขั้นตอนที่ 3 – Project Execution: ดำเนินการตามแผนอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อแผนพร้อมแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการนำแผนไปปฏิบัติจริง ซึ่งรวมถึงการประสานงานกับทีม การจัดสรรทรัพยากร การกำกับติดตาม และการสื่อสารกับ Stakeholders อย่างต่อเนื่อง ทั้งนี้ Project Manager และ PMO จะต้องมีเครื่องมือบริหารจัดการที่ดี เช่น Project Dashboard, Collaboration Tools และ Performance Metrics

ตัวอย่างเครื่องมือที่นิยม

• Microsoft Project
• Jira / Asana / Trello
• Communication Matrix

 

ขั้นตอนที่ 4 – Project Monitoring & Controlling: ติดตามและควบคุมเพื่อให้เป็นไปตามแผน

ในขั้นตอนนี้ PMO และผู้จัดการโครงการจะร่วมกันติดตามผลการดำเนินงาน ตรวจสอบค่าใช้จ่าย ระยะเวลา และคุณภาพของงาน เพื่อให้แน่ใจว่าโครงการยังคงอยู่ในกรอบที่วางไว้ และสามารถปรับแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที หากเกิดความเบี่ยงเบนจากแผน

เครื่องมือวัดผล

• Earned Value Management (EVM)
• KPI & Milestone Tracking
• Change Request Log

 

ขั้นตอนที่ 5 – Project Closure: ปิดโครงการและถอดบทเรียน

เมื่อโครงการเสร็จสิ้น จะต้องมีการปิดโครงการอย่างเป็นทางการ ซึ่งรวมถึงการส่งมอบงานให้ลูกค้า/ผู้ใช้งาน การสรุปบทเรียน (Lessons Learned) และการประเมินผลโครงการ โดย PMO มักจะเป็นผู้จัดเวิร์กช็อปเพื่อถอดบทเรียนร่วมกับทีมงาน เพื่อให้องค์กรสามารถนำความรู้ไปปรับใช้ในโครงการถัดไป

สิ่งที่ควรจัดทำในการปิดโครงการ

• Project Closure Report
• Client Acceptance Document
• Lessons Learned Document

 

Bluebik Group ที่ปรึกษาด้าน Project Management ที่คุณวางใจได้

เมื่อองค์กรต้องการผลักดันนวัตกรรม พัฒนาโครงการเชิงกลยุทธ์ หรือจัดตั้ง PMO อย่างมีประสิทธิภาพ Bluebik Group คือพันธมิตรที่พร้อมให้คำปรึกษาในระดับองค์กร โดยให้บริการตั้งแต่การออกแบบกระบวนการ Project Management ที่เหมาะสมกับโครงสร้างธุรกิจ ไปจนถึงการสร้างความสามารถด้าน Agile, PMO Maturity Model และการประเมินผลการดำเนินโครงการอย่างครบวงจร ทีมที่ปรึกษาของ Bluebik มีความเชี่ยวชาญทั้งด้านเทคนิค กลยุทธ์ และการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งสามารถช่วยองค์กรบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้อย่างยั่งยืน

 

เข้าใจ Project Management Life Cycle คือจุดเริ่มต้นของการบริหารโครงการอย่างมืออาชีพ

การเข้าใจทั้ง 5 ขั้นตอนของ Project Management Life Cycle ไม่ใช่เพียงแค่ความรู้ของผู้จัดการโครงการเท่านั้น แต่ยังเป็นทักษะสำคัญที่องค์กรควรปลูกฝังในทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการจัดตั้ง Project Management Office (PMO) เพื่อสร้างความเป็นระบบ ลดความเสี่ยง และเพิ่มอัตราความสำเร็จของโครงการอย่างแท้จริง

 

ติดตามทุกเทรนด์ธุรกิจและนวัตกรรมเทคโนโลยีไปกับเรา

 

Source:

• Project Management Institute (PMI) – PMBOK® Guide – 7th Edition
• pmi.org