PMO หรือ Project Management Office คือทีมวางกลยุทธ์และควบคุมคุณภาพโปรเจกต์ให้สำเร็จตามเป้าหมาย

ในยุคที่การบริหารโครงการ (project management) เป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จในการดำเนินธุรกิจ การมีหน่วยงานกลางที่คอยดูแลควบคุมโครงการให้เป็นระบบ เป็นมาตรฐาน และสามารถส่งมอบผลลัพธ์ได้ตามเป้าหมาย จึงกลายเป็นเรื่องจำเป็น และนั่นคือบทบาทของ PMO หรือ Project Management Office หน่วยงานเบื้องหลังที่หลายองค์กรขาดไม่ได้

 

PMO คืออะไร และมีหน้าที่อะไรบ้าง?

PMO หรือ Project Management Office คือหน่วยงานหรือทีมงานเฉพาะทางที่มีหน้าที่กำหนดมาตรฐาน วิธีการ เครื่องมือ และเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้ในการบริหารโครงการขององค์กร เพื่อให้การดำเนินโครงการเป็นไปในทิศทางเดียวกัน มีประสิทธิภาพ และลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

 

บทบาทหลักของ PMO

• กำหนดมาตรฐานการบริหารโครงการ เพื่อสร้างความสอดคล้องในการดำเนินงาน
• ให้คำปรึกษาและสนับสนุนทีมโปรเจกต์ ทั้งด้านเทคนิค เครื่องมือ และการวางแผน
• ควบคุมและติดตามความคืบหน้า ของทุกโปรเจกต์ที่เกิดขึ้นในองค์กร
• บริหารพอร์ตโฟลิโอโครงการ เพื่อจัดลำดับความสำคัญและจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม
• พัฒนาองค์ความรู้ และจัดฝึกอบรมให้ทีมงานเกี่ยวกับ project management

 

ประเภทของ PMO ที่องค์กรสามารถเลือกใช้

การตั้ง project management office สามารถมีได้หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความต้องการและโครงสร้างของแต่ละองค์กร โดยทั่วไปแบ่งได้เป็น 3 ประเภทหลัก ได้แก่:

1. Supportive PMO

ให้การสนับสนุนด้านข้อมูล เครื่องมือ เอกสาร และคำแนะนำโดยไม่เข้าไปแทรกแซงการทำงานของแต่ละโปรเจกต์ เหมาะสำหรับองค์กรที่มีทีม project management แข็งแรงอยู่แล้ว

2. Controlling PMO

มีอำนาจในการควบคุม กำกับ และตรวจสอบขั้นตอนการทำโปรเจกต์ เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานองค์กร

3. Directive PMO

มีอำนาจเต็มในการบริหารจัดการโปรเจกต์แทนทีมงาน และเป็นผู้ตัดสินใจโดยตรงในเรื่องต่าง ๆ ของโปรเจกต์

 

ความสำคัญของ PMO ต่อการพัฒนาองค์กร

องค์กรที่มี PMO ที่มีประสิทธิภาพจะสามารถ:

• เพิ่มความแม่นยำในการส่งมอบงานตามเวลาและงบประมาณ
• ลดความเสี่ยงจากความล่าช้าและการใช้ทรัพยากรอย่างไม่เหมาะสม
• ส่งเสริมวัฒนธรรมการทำงานแบบมืออาชีพ
• เกิดการถ่ายทอดองค์ความรู้จากโปรเจกต์หนึ่งสู่อีกโปรเจกต์หนึ่ง
• สร้างความได้เปรียบในการแข่งขันผ่านการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ

 

เทรนด์ใหม่ของ PMO ในยุคดิจิทัล

ในยุคที่องค์กรต้องเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว PMO ก็ต้องปรับตัวเช่นกัน ปัจจุบัน project management office จำนวนมากเริ่มเปลี่ยนบทบาทจากการเป็นแค่หน่วยงานควบคุม มาเป็น “Agile PMO” ที่สามารถปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานให้ยืดหยุ่น และเน้นการส่งมอบคุณค่าให้ลูกค้าอย่างต่อเนื่อง

 

องค์กรชั้นนำที่ให้บริการ PMO ที่ทันสมัย

หนึ่งในบริษัทที่เชี่ยวชาญในการให้คำปรึกษาและพัฒนาระบบ project management office คือ Bluebik Group ที่เน้นการนำเทคโนโลยีและนวัตกรรมเข้ามาช่วยพัฒนาโครงสร้างการบริหารจัดการโครงการในองค์กร ด้วยทีมที่ปรึกษามืออาชีพและประสบการณ์ระดับองค์กรขนาดใหญ่ Bluebik ไม่เพียงให้คำปรึกษาเชิงกลยุทธ์ แต่ยังช่วยวางระบบ PMO ที่สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจ สนับสนุนการทำ Digital Transformation และเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันขององค์กรอย่างแท้จริง

 

ทำไมองค์กรยุคใหม่ต้องมี PMO

การมี project management office ที่แข็งแรงเป็นเหมือนเสาหลักที่คอยประคองให้ทุกโปรเจกต์เดินหน้าไปอย่างมั่นคงและมีเป้าหมายชัดเจน ในโลกธุรกิจที่แข่งขันสูง การลงทุนใน PMO จึงไม่ใช่แค่เรื่องของการจัดการ แต่คือกุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนองค์กรสู่ความสำเร็จระยะยาว

 

ติดตามทุกเทรนด์ธุรกิจและนวัตกรรมเทคโนโลยีไปกับเรา

 

Source:

• Project Management Institute (PMI)
• Office of Government Commerce (OGC)
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), PMI