ตำแหน่ง IT PM คืออะไร มีความแตกต่างจาก PM ทั่วๆ ไปอย่างไรบ้าง? และที่สำคัญ การก้าวเข้ามาเป็น IT PM ช่วยทำให้คนทำงานเติบโตขึ้นอย่างไร? สำหรับคำถามเหล่านี้ เราได้ชักชวนให้ คุณฝน ผู้เป็น Associate Director, Program Management แห่ง Digital Excellence and Delivery (DX) ของบลูบิค มาเป็นคนบอกเล่าผ่านประสบการณ์ของเธอเอง ที่ต้องดูแลโครงการต่างๆ ในฐานะ Project Manager และดูแล IT PM รุ่นน้องภายในทีม DX เพื่อให้มาตรฐานและการดำเนินงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

ย้อนไปก่อนที่จะเข้ามาทำงานที่บลูบิค คุณฝนเคยทำงานในตำแหน่งหัวหน้าทีมเช่น BA Lead หรือ Test Lead ที่ต้องดูแลรายละเอียดเชิงลึกในแต่ละส่วนของกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ แต่หลังจากที่เกิดความสงสัยว่าแต่ละส่วนเชื่อมโยงกันอย่างไร และอยากมองเห็นภาพรวมตั้งแต่ต้นจนจบของทั้งโปรเจกต์ เธอจึงเลือกเปลี่ยนมาสู่บทบาท IT PM ที่บลูบิค ซึ่งต้องบริหารจัดการทั้ง Life Cycle ของโปรเจกต์ไอทีจากหลากหลายองค์กรหลากหลายอุตสาหกรรม

นั่นจึงทำให้เธอต้องปรับตัวครั้งสำคัญ จากการมองภาพลึกภาพเดียว มาสู่การมองภาพรวมด้วยสายตาที่ครอบคลุมและแม่นยำ ซึ่งแม้จะเต็มไปด้วยความท้าทายแต่ก็นำมาซึ่งการเติบโตภายในตัวของเธอเอง โดยในโอกาสนี้เราได้ชวนคุณฝนมาบอกเล่าถึงการเติบโตของเธอทั้งหมด 5 ข้อด้วยกัน แต่ก่อนอื่น เราอยากชวนไปแวะอ่านกันก่อนว่าในฐานะ IT PM เธอต้องทำอะไรบ้าง และการทำงานที่บลูบิคช่วยส่งเสริมให้เธอเติบโตได้อย่างไร

The IT Project Manager: ศูนย์กลางแห่งการสื่อสารตั้งแต่ต้นจบจบโปรเจกต์

อันที่จริงแล้วตำแหน่ง IT PM ก็คล้ายคลึงกับตำแหน่ง PM ในบริษัทอื่นๆ เพียงแต่เมื่อต้องดูแลโปรเจกต์ด้าน IT จึงต้องอาศัยความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องไอทีที่ลึกซึ้งขึ้นบวกกับการสื่อสารกับคนทำงานหลากหลายแขนง หลายประเทศ โดย IT PM ต้องทำงานร่วมกับทุกคนในกระบวนการ ตั้งแต่ BA (ฺBusiness Analyst), SA (System Analyst), Developer จนถึงทีม Infrastructure และ QA

กุญแจสำคัญในการทำงาน IT PM ก็คือการเป็น ‘Single Source of Truth’ หรือเป็นศูนย์กลางการสื่อสารหลักของโครงการ ตั้งแต่การกำหนดทิศทาง การวางแผนงานและกิจกรรมที่แต่ละทีมต้องทำ โดยให้สอดคล้องและไปในทิศทางเดียวกัน การจัดลำดับความสำคัญ การจัดการความเสี่ยง และการแก้ไขปัญหา ทำให้ข้อมูลทั้งหมดรวมศูนย์อยู่ที่ IT PM โดยคุณฝนได้แชร์รายละเอียดกับเราว่า

“สิ่งที่เราต้องทำคือการบริหารจัดการและแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในระหว่างวัน เวลาที่ทีมเจอปัญหา เราต้องรู้ว่าปัญหาคืออะไร และปัญหานั้นๆ มีระดับความสำคัญมากน้อยแค่ไหน หรือยังสามารถรอได้เพื่อให้เราได้แก้ปัญหาอื่นก่อน หรือถ้าปัญหาที่เกิดขึ้นอยู่ในระดับวิกฤติ เราต้องรู้ว่าควรต้องบริหารจัดการยังไง หรือต้องจัด War Room ทันทีเลยไหม ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นหน้าที่ในการตัดสินใจของ IT PM ค่ะ”

และในการตัดสินใจ IT PM ต้องใช้แกนหลัก 2 แกนด้วยกัน นั่นคือผลกระทบ (Impact) และโอกาสของความเสี่ยง (Risk Likelihood)

“ถ้าตั้งต้นจากตัวโปรเจกต์ เราจะมี Road Map และ Priority ของโปรดักต์นั้นๆ อยู่แล้ว ว่าส่วนไหนบ้างที่ขาดไปไม่ได้เลย เช่นเมื่อเราทำแอปพลิเคชันหนึ่งๆ เราต้องรู้อยู่แล้วว่า Key Feature คืออะไร ดังนั้นถ้าส่วนนี้ติดขัด ก็แปลว่าแอปพลิเคชันนี้จะไปต่อไม่ได้ อย่างนี้คือปัญหาระดับวิกฤติเพราะมีผลกระทบต่อธุรกิจของลูกค้า ยิ่งไปกว่านั้น ถ้ากระทบกับไทม์ไลน์ด้วย นั่นแปลว่าความเสี่ยงสูงมาก เป็นประเด็นที่ต้องแก้ไขเร่งด่วน หรือถ้ามีผลกระทบต่อธุรกิจก็จริง แต่ยังไม่ถึงไทม์ไลน์ที่จะทำให้เกิดผลกระทบนั้น ก็อาจจะรอได้อีกหน่อย ดังนั้นเราต้องดูทั้งสองแกนร่วมกันค่ะ”

What Makes a Good Manager at Bluebik: จากความท้าทายสู่ความเชี่ยวชาญ

บางครั้ง งานที่ท้าทาย ก็มีส่วนทำให้คนทำงานเพิ่มพูนประสิทธิภาพในตัวเอง และสำหรับประสบการณ์การทำงานที่ท้าทายที่สุดนั้น คุณฝนได้บอกเล่าถึงโครงการขนาดใหญ่ที่มีทีมงานเกือบ 100 คน มีงบประมาณสูง และเป็นที่จับตามองของสังคม แต่ขณะเดียวกันก็ต้องเรียกว่าเป็นโปรเจกต์ใหญ่ที่ไทม์ไลน์ค่อนข้างกระชับ อีกทั้งยังมีการเปลี่ยนแปลง Direction, Priority และ Requirement ในหลักชั่วโมง นี่จึงเป็นอีกภารกิจที่ตัวคุณฝนเองได้ลับคมและเพิ่มพูนความเชี่ยวชาญให้กับตัวเองและทีมได้เป็นอย่างดี

“สิ่งที่เราต้องทำอย่างแรกเลยคือการจัดลำดับความสำคัญของชิ้นงานแต่ละทีม และจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างเหมาะสม เพื่อให้ทีมโฟกัสงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ รวมถึงบางอย่าง IT PM ต้องเป็นคนรับเรื่องต่างๆ เอาไว้เป็น Tier แรก เพื่อให้ทีมทำงานได้ดีที่สุด และงานออกมามีคุณภาพดีที่สุดภายใต้ความท้าทายที่มี”

“นอกจากนั้นยังต้องดูว่าอะไรคือความเสี่ยงที่ IT PM ต้องเตรียมตั้งรับ ไม่ว่าจะเป็นป้จจัยที่เราควบคุมได้หรือควบคุมไม่ได้ เราต้องรีบสื่อสารว่าปัญหาอาจจะเกิดขึ้น ถ้าเรายังไม่ทำ 1 2 3 4 เหล่านี้ และถ้าเราทำไม่ได้เราสามารถมีวิธีการอื่นๆ อีกไหม ที่จะทำให้ความเสี่ยงนี้มีความเข้มข้นต่ำลง”

โปรเจกต์นี้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดีในระยะเวลาประมาณ 4 เดือน นับเป็นโปรเจกต์ที่ยากที่สุดในชีวิตการทำงาน แต่คุณฝนมองว่าเธอได้เรียนรู้อย่างก้าวกระโดดจากงานนี้ และไม่ใช่เพียงแต่ตัวของเธอเอง แต่ ‘ทีม’ ก็ล้วนแต่ได้เรียนรู้ไปด้วยกัน

“IT PM ต้องสนับสนุนให้ทีมกล้าที่จะลองผิดลองถูก ไม่กลัวความผิดพลาดจนเกินไป ถ้าผิดก็ไม่เป็นไร เราจะลองกันใหม่ เราจะไม่โทษกัน เพราะนั่นคือส่วนหนึ่งของการเรียนรู้ และตลอดทั้งการทำงานทุกคนจะรู้ว่าจุดหมายปลายทางมันคือความเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่จะเกิดขึ้น” เธอกล่าว

และที่สุดแล้วคุณฝนยังมองว่าทุกๆ ความสำเร็จไม่ได้เกิดขึ้นจาก IT PM เพียงคนเดียว หากแต่เกิดจากทีมทุกๆ คน อย่างที่เธอเล่าว่า

“จริงๆ แล้ว PM เป็นเพียงปัจจัยหนึ่งค่ะ แต่หลักการคือ ทีมต้องทำงานประสานไปด้วยกันโดยมี Growth Mindset เดียวกัน ซึ่งแม้ PM อาจจะเป็นคนผลักดันหรือเป็นคนจัดการก็จริง แต่สำหรับความสำเร็จที่เกิดขึ้น เราต้องให้เครดิตทุกคนอย่างเต็มที่ค่ะ”

Growth Environment at Bluebik: พื้นที่แห่งการเติบโต ณ บลูบิค

ขณะที่ต้องสื่อสารเรื่อง Growth Mindset กับทีมเสมอ หากแต่ตัวของเธอเองก็ได้พัฒนาตัวเองตลอดเวลาเช่นกัน ท่ามกลาง Growth Environment ของบลูบิค ที่เราอยากชวนมาดูกันทีละข้อ

ข้อแรกที่คุณฝนหยิบมาบอกเล่าก็คือ ‘อิสระในการตัดสินใจ’ และการได้รับความไว้เนื้อเชื่อใจจากรุ่นพี่อย่างเต็มที่ โดยเธออธิบายเสริมว่า “ที่บลูบิคเรามีอิสระในการตัดสินใจค่อนข้างสูง ไม่ได้มีการกำหนดตายตัวว่าคุณจะต้องใช้ Methodology แบบนี้เท่านั้น เราสามารถลองผิดลองถูกได้ มันมีพื้นที่ให้เราได้เรียนรู้ ถ้าเกิดมีการพลิกแพลงหรือคิดนอกกรอบแล้วผลมันออกมาดีขึ้น สมาร์ทขึ้น เราก็สามารถคุยกันเพื่อปรับเปลี่ยนวิธีการได้ทั้งในโปรเจกต์ที่เราดูแลอยู่ และสามารถแชร์วิธีการที่ทดลองแล้วสำเร็จให้กับโปรเจกต์อื่นๆ ได้ด้วย”

ดังนั้น ถัดมาจึงเป็นเรื่องของ ‘วัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้’ อย่างที่เธอเล่าว่า “สมมติมีโปรเจกต์ไหนที่เรารู้สึกว่ามันติดขัด เราก็สามารถเข้าไปขอมีส่วนร่วมกับโปรเจกต์คนอื่น เพื่อขอ Lesson Learned หรือขอคำแนะนำได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ต่างออกไปจากที่อื่นๆ เรามีเมนเทอร์ มีพี่ๆ จากโปรเจกต์อื่นๆ ที่พร้อมจะช่วยเหลือกันเสมอ ไม่ว่าจะเป็น PM หรือผู้เชี่ยวชาญด้านอื่นๆ ในบลูบิค เราสามารถเข้าไปขอแบ่งปันความรู้กันได้เสมอ ไม่ว่าจะเป็นความรู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่เราทำอยู่หรือนอกเหนือไปจากนั้นก็ตาม”

ไม่เพียงเท่านั้น ที่บลูบิคยังมี ‘ความหลากหลายของโปรเจกต์และอุตสาหกรรม’ ซึ่งเปิดโอกาสให้ทีมได้ทำงานร่วมกับลูกค้าและเทคโนโลยีที่หลากหลาย และ ‘การส่งเสริมให้ใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีใหม่’ ที่ช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งคนในบลูบิคที่ได้ลองใช้มาแล้วสามารถหยิบมาแบ่งปันกันได้ตลอดเวลา ที่สำคัญ ด้วยโอกาสในการทำงานกับบริษัทหรือองค์กรในหลากหลายประเทศ ทักษะภาษาอังกฤษจึงเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ IT PM จำเป็นต้องฝึกฝนจนเชี่ยวชาญไปโดยปริยาย

ทั้งหมดนี้นำไปสู่การเติบโตของคุณฝนเอง และโอกาสนี้เราจึงชวนให้คุณฝนได้บอกเล่าว่า 5 การเติบโตที่เธอภาคภูมิใจที่สุดนั้นมีอะไรบ้าง

5 Areas of Growth: 5 การเติบโตสาย IT PM ในแบบฉบับของ “ฝน”

1. ความเป็นผู้นำและการบริหารจัดการผู้คน (Leadership and People Management)

“จากเดิมที่เราแค่ต้องทำให้ดีในส่วนงานที่เราดู ก็ต้องปรับเป็นการ Inspire ให้ทีมทำ เราได้พัฒนาตัวเองในการสื่อสารและจัดการให้ทีมสามารถทำงานได้ดีและสะดวก นอกจากนั้นยังได้พัฒนาเรื่อง Conflict Conversation หรือ Difficult Conversation ด้วย”

2. ความรู้เชิงเทคนิคและข้อมูลเชิงลึกของอุตสาหกรรม (Technical Knowledge and Industry Insight)

“ความรู้ที่หลายหลากก็มาจากอุตสาหกรรมที่หลากหลาย เราได้เรียนรู้ผ่าน Digital Transformation ไปจนถึงวิสัยทัศน์ของผู้บริหารในอุตสาหกรรมต่างๆ เราได้ซึมซับมาทั้งหมด รวมถึงเครื่องมือต่างๆ ที่ทันสมัยขึ้น เราจะได้เห็นอยู่ตลอดเวลาว่าโลกไปถึงไหนแล้ว”

3. การคิดเชิงกลยุทธ์ (Strategic Thinking)

“เราได้มองถึงผลกระทบในระยะยาวและเชื่อมโยงงานที่ทำเข้ากับเป้าหมายทางธุรกิจของลูกค้า งานของเราไม่ได้จบแค่การส่งมอบโครงการ แต่เรายังอยู่กับลูกค้าไปอีกยาวๆ เราจึงได้เรียนรู้ว่าเป้าหมายทางธุรกิจในแต่ละระยะเวลาคืออะไร และเราจะได้ไปให้ถึงตรงนั้นร่วมกัน”

4. การปรับตัว (Adaptability)

“ตำแหน่ง IT PM ต้องเผชิญกับปัญหาหน้างานตลอดเวลา ทั้งภายใน ภายนอก หรือจากบุคคลที่สามของลูกค้าเองก็ตาม ดังนั้นต้องปรับตัวให้เร็ว ยอมรับการเปลี่ยนแปลงและความผิดพลาด และบริหารจัดการให้ทุกอย่างไปถึงจุดที่ทุกคนพบทางออกร่วมกัน”

5. การทำงานร่วมกันข้ามสายงาน (Cross-functional Collaboration)

“เราได้ทำงานกับผู้คนหลากหลายฝ่าย ทั้งธุรกิจ เทคนิค การตลาด ไปจนถึงการดูแลลูกค้า เราได้เรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญหลายคน ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ทั้งในประเทศไทยและต่างประเทศ”

การเติบโตทั้ง 5 ข้อนี้ ทำให้คุณฝนรู้สึกมั่นคงและมั่นใจขึ้นในเส้นทางการทำงาน และยิ่งกว่านั้น เธอยังมองไปถึงภาพในอนาคตที่รุ่นน้อง IT PM รุ่นใหม่จะสามารถทำงานได้สะดวกขึ้นจากการเติบโตและสิ่งที่เธอได้เรียนรู้มา และสามารถส่งต่อทัศนคติที่ดีให้กับคนทำงานในอนาคตได้จากรุ่นสู่รุ่น ทั้งหมดนี้จึงนับเป็นการเติบโตในแบบฉบับของ IT PM ที่เราอยากชวนให้ทุกคนได้รู้จักอย่างถ่องแท้กว่าที่เคย

อ่านมาถึงตรงนี้ ใครที่สนใจตำแหน่ง IT PM ที่บลูบิค สามารถเข้าไปรายละเอียดและกดสมัครงานได้ที่

• Project Management Consultant (IT Project Manager) for Entry Level: https://bluebik.com/th/job/project-management-consultant/

• Senior Project Management Consultant (IT Project Manager) for Experienced Hiring: https://bluebik.com/th/job/lead-project-management-consultant-project-manager/