‘No one can whistle a symphony. It takes a whole orchestra to play it.’ นิยามของ Halford E.Luccock ที่สะท้อนภาพความสำเร็จของธุรกิจด้วยการทำงานแบบ Team Work การบริหารจัดการโครงการก็เช่นกัน ยิ่ง Digital Landscape และรูปแบบการทำงานในยุคเศรษฐกิจดิจิทัลมีความซับซ้อนมากขึ้นเท่าใด การบริหารจัดการโครงการต่าง ๆ เพื่อบรรลุผลสำเร็จในการเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ ‘Digital-First Company’ ยิ่งต้องอาศัยประสบการณ์และความเชี่ยวชาญจากทีมงานที่หลากหลาย ดังนั้น การประสานความร่วมมือระหว่างกันของแต่ละฝ่าย จึงกลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้ทุกโครงการประสบความสำเร็จ

ในทางกลับกัน โครงการอาจล่าช้ากว่ากำหนด หรืออาจถึงกับล้มไม่เป็นท่า เพราะขาดการประสานความร่วมมือที่ดี เนื่องจากบทบาทและความรับผิดชอบที่แตกต่าง รวมถึงระบบงานที่ซับซ้อนของแต่ละทีม ที่ทำให้เกิดความสับสน ความเข้าใจไม่ตรงกันและปัญหาอื่น ๆ ตามมาโดยเฉพาะความซับซ้อนทางเทคนิค/เทคโนโลยีที่มักขัดแย้งกับเป้าหมายทางธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ PMO (Project Management Office) จึงมีบทบาทสำคัญในฐานะ ผู้ประสานสิบทิศ ที่ทำให้โครงการสำเร็จอย่างราบรื่น ผ่านการทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมระหว่างทุกภาคส่วน จัดการแนวทางความต้องการของทุกทีม เพื่อให้มั่นใจได้ว่าทุกคนกำลังทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายเดียวกัน ซึ่งเป็นความท้าทายอย่างยิ่งของ PMO 

วันนี้ บลูบิค จะมาเผยเคล็ดลับที่สามารถจัดการความท้าทายเหล่านี้แบบอยู่หมัดได้ ดังต่อไปนี้ 

1. การทำความเข้าใจผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในโครงการอย่างลึกซึ้ง: PMO ต้องทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับภูมิหลัง ความต้องการ และจุดมุ่งหมายของผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง (Stakeholder) ในโครงการแต่ละราย ด้วยการคิดในมุมมองและความต้องการของทีมนั้น ๆ เพื่อนำมาปรับแต่งกลยุทธ์การสื่อสารให้สอดรับกับแต่ละทีม ทำให้การสื่อสารดำเนินไปอย่างราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์มากที่สุด

2. การเชื่อมโยงความต้องการของแต่ละภาคส่วนเข้าด้วยกัน: PMO ไม่เพียงแต่จัดการบริหารงานโครงการเท่านั้นแต่ยังต้องรับฟังผู้มีส่วนร่วมในโครงการอย่างกระตือรือร้น แปลงความต้องการที่หลากหลายและหาจุดร่วมของความต้องการเหล่านั้น เพื่อให้มั่นใจได้ว่าวิสัยทัศน์ เป้าหมายและผลลัพธ์ของแต่ละทีม คือ ความสำเร็จของโครงการ/องค์กร  

3. การกำหนดขอบเขตของบทบาทและความรับผิดชอบในโครงการให้ชัดเจน: การกำหนดบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบที่ชัดเจนนั้นจะช่วยลดความคลุมเครือ และป้องกันความขัดแย้งระหว่างทีม การกำหนดบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจนจะทำให้เกิดสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงานร่วมกัน

4. การสนับสนุนการมีส่วนร่วมของทุกภาคส่วนในเชิงรุก: ในการจัดการโครงการระหว่างการเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ Digital-First Company จำเป็นต้องอาศัยความร่วมมือระหว่างทีมงานอย่างเข้มข้น การสื่อสารตอบโต้ระหว่างทีมงานต้องตรงเป้าหมายและทำอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ทุกทีมรับทราบข้อมูล ความคืบหน้า สร้างความความกระตือรืนร้นในการมีส่วนร่วมต่อโครงการ 

5. การปลูกฝังวัฒนธรรมการทำงานร่วมกัน: รากฐานของความสำเร็จในการบริหารจัดการโครงการ คือ วัฒนธรรมการทำงานร่วมกันอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ที่สนับสนุนให้เกิดการเจรจาแบบเปิด ส่งเสริมมุมมองที่หลากหลายและสามารถแก้ไขข้อข้ดแย้งผ่านการประนีประนอมในสถานการณ์ที่เหมาะสม 

การก่อให้เกิดความร่วมมือจากทีมงานจากหลายภาคส่วนอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อผลักดันโครงการให้บรรลุตามเป้าหมาย เป็นเรื่องละเอียดอ่อนที่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์อย่างถูกต้องเหมาะสม ด้วยเหตุนี้ นอกจากการมี PMO ที่ทำหน้าที่เชื่อมโยงและผลักดันให้เกิดความร่วมมือในโครงการแล้ว ยังต้องอาศัยความพยายามในการปรับเปลี่ยนและทัศนคติที่ถูกต้องจากทุกภาคส่วนด้วย เพราะ ความยิ่งใหญ่หรือความสำเร็จในโลกธุรกิจไม่อาจเกิดขึ้นได้จากคน ๆ เดียว