ในโลกธุรกิจยุคใหม่ กระบวนการหลังบ้านของธุรกิจได้กลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความสามารถในการแข่งขัน โดยหากการบริหารจัดการกระบวนการหลังบ้านไม่มีประสิทธิภาพมากพอ ข้อมูลกระจัดกระจาย และไม่มีการรวมศูนย์ที่ชัดเจน สามารถส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างคาดไม่ถึง ไม่ว่าจะเป็น การตัดสินใจผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง การขาดทุนจากการที่ข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือการสูญเสียลูกค้าจากบริการที่ล่าช้าเพราะข้อมูลซ้ำซ้อนและไม่ตรงกัน ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะเป็นอุปสรรคใหญ่ต่อการขยายตัวในอนาคต  

ระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP) เป็นเครื่องมือบริหารจัดการกระบวนการหลังบ้านให้เป็นระบบ ครอบคลุมทุกขั้นตอนของธุรกิจ ทำหน้าที่ช่วยรวบรวม จัดเก็บ จัดการ และรวมศูนย์ข้อมูลจากแผนกต่างๆ เพื่อเชื่อมโยงระบบการทำงานจากทุกหน่วยงานภายในองค์กร ทำให้ธุรกิจสามารถนำข้อมูลไปใช้ช่วยให้กระบวนการทำงานต่างๆ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อีกทั้งยังองค์กรยังสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อยอดให้กลายเป็นข้อมูลเชิงกลยุทธ์ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเมื่อเชื่อมโยงระบบ ERP เข้ากับเทคโนโลยีอื่น เช่น ระบบ BI (Business Intelligence), IoT หรือแม้แต่ AI  

อย่างไรก็ตาม การนำ ERP ไปประยุกต์ใช้จริงกับธุรกิจนั้นมีความแตกต่างกันไปในแต่ละภาคอุตสาหกรรม เนื่องจากทุกภาคอุตสาหกรรมต่างมีความท้าทายเฉพาะ ทำให้แนวทางการแก้ไขความท้าทายด้วย ERP ต้องตอบโจทย์เฉพาะตัวด้วยเช่นกันโดยบทความนี้ได้รวบรวมปัญหาและความท้าทายที่แต่ละภาคอุตสาหกรรมเผชิญ พร้อมกรณีศึกษาเบื้องต้นในการนำ ERP ไปประยุกต์ใช้จริงใน 3 ภาคอุตสาหกรรม ได้แก่ ภาคอุตสาหกรรมอาหารและเครื่องดื่ม ภาคอุตสาหกรรมการผลิต และหน่วยงานภาครัฐและการศึกษา 

อุตสาหกรรมอาหารและเครื่องดื่ม 

ปัญหาหลังบ้านที่ธุรกิจเผชิญ 

การจัดการวัตถุดิบที่วุ่นวาย – ธุรกิจร้านอาหารหลายแห่งประสบปัญหาการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ผิดพลาดบ่อยครั้ง บ้างก็สั่งน้อยจนไม่พอใช้ ต้องหาซื้อเพิ่มด้วยราคาแพง บ้างก็สั่งมากไปจนล้นพื้นที่จัดเก็บและเน่าเสีย กระทบรายได้อย่างหนัก เพราะคุมต้นทุนและปริมาณวัตถุดิบได้ยาก 

ระบบคลังสินค้าที่ไร้ระเบียบ – หากครัวกลางไม่มีระบบจัดเก็บวัตถุดิบให้เป็นระเบียบ การค้นหาวัตถุดิบจะเกิดความล้าช้าและค้นหายาก จนในบางกรณีทำให้ของเน่าเสีย หรือหยิบจัดส่งวัตถุดิบผิด เพราะหน้าตาคล้ายกัน ส่งผลต่อรสชาติอาหารและความพอใจของลูกค้า 

ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยข้อมูล – หากไม่มีระบบการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย ข้อมูลที่เป็นความลับทางการค้าเหล่านี้อาจสุ่มเสี่ยงรั่วไหลไปยังคู่แข่ง และส่งผลต่อความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระยะยาวได้   

การขาดข้อมูลสำหรับการตัดสินใจ – หากธุรกิจร้านอาหารไม่มีระบบเก็บข้อมูลที่รวมศูนย์ไว้ที่เดียว การบันทึกข้อมูลของธุรกิจไว้ในหลายๆ ระบบแยกส่วนกัน อาจทำให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน คลาดเคลื่อน หรืออาจเกิดความผิดพลาดขึ้น ส่งผลให้ไม่สามารถนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์เพื่อช่วยบริหารธุรกิจและตัดสินใจ 

ระบบการผลิตและจัดส่งที่ไม่มีประสิทธิภาพ – หากไม่มีระบบศูนย์กลางเพื่อควบคุมการผลิตสินค้าและระบบติดตามการจัดส่ง อาจทำให้เกิดปัญหาการกระจายสินค้าผิดพลาด และควบคุมประเมินจำนวนการผลิตได้ยาก ซึ่งจะมีผลกระทบต่อเนื่องไปถึงต้นทุนของธุรกิจ  

ERP แก้ปัญหาให้ธุรกิจได้อย่างไร  

ระบบจัดการคลังสินค้าอัตโนมัติ – ระบบ ERP สามารถช่วยบริหารจัดการกระบวนการต่างๆ ให้เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนการสั่งซื้อสินค้าล่วงหน้า โดยเชื่อมต่อกับระบบขายหน้าร้าน (POS) เพื่อรับข้อมูลคำสั่งซื้อจากหน้าร้านโดยตรง รวมถึงมีระบบจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติช่วยคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสม ลดการสูญเสียจากวัตถุดิบเน่าเสียและลดต้นทุนการสั่งซื้อฉุกเฉินได้อย่างมีนัยสำคัญ 

เทคโนโลยีติดตามและระบุตัวตน – ระบบ Barcode และ RFID ช่วยในการติดตามวัตถุดิบตั้งแต่เข้าครัวจนถึงการใช้งาน ช่วยลดข้อผิดพลาดในการหยิบวัตถุดิบผิด อีกทั้งยังมีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลขั้นสูง เพื่อปกป้องสูตรอาหารและข้อมูลสำคัญ ด้วยการควบคุมการเข้าถึงแบบหลายระดับ 

ระบบรายงานและการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ – Dashboard ที่แสดงข้อมูลแบบ Real-time ช่วยผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ขณะที่ระบบเอกสารดิจิทัลลดเวลาการทำบัญชีลงอย่างมาก และระบบติดตามการจัดส่งแบบ GPS ช่วยให้การกระจายสินค้าแม่นยำและตรงเวลา 

อุตสาหกรรมการผลิต 

ปัญหาหลังบ้านที่ธุรกิจเผชิญ 

ระบบงานแยกส่วนที่สับสน – ในธุรกิจการผลิตที่ระบบงานแยกส่วนกัน ไม่ว่าจะเป็นส่วนการผลิต การจัดการวัสดุ หรือการจัดซื้อ ถ้าตัวโปรแกรมที่ใช้งานไม่ได้เชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการให้เป็นไปอย่างสอดคล้องกัน อาจทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ขาดหาย หรือไม่ครบถ้วน ส่งผลให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ และเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลจากหลายระบบ 

การวางแผนการผลิตที่ไม่เป็นระบบ – หากไม่มีระบบวางแผนการผลิตที่เป็นระบบจะทำให้ไม่สามารถจัดสรรการใช้วัตถุดิบ กำลังการผลิต และการจัดส่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่สามารถกำหนดมาตรฐานของระบบการผลิตและวางแนวทางควบคุมคุณภาพสินค้า ซึ่งส่งผลให้คุณภาพสินค้าไม่สม่ำเสมอ 

การบันทึกข้อมูลแบบเก่าที่ล้าสมัย – ฝั่งโรงงานส่วนใหญ่ยังบันทึกข้อมูลผ่าน Word และ Excel ทำให้เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและไม่มีประสิทธิภาพ เสี่ยงเกิดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลผิดและข้อมูลสูญหาย 

ERP แก้ปัญหาให้ธุรกิจได้อย่างไร 

ระบบวางแผนการผลิตที่ครอบคลุม – การนำ ERP ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับภาคอุตสาหกรรมการผลิตมาใช้ ช่วยให้ธุรกิจมีระบบการผลิตที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น จากการสามารถมองเห็นภาพรวมการทำงานทั้งหมดของทุกแผนกในองค์กร ตั้งแต่การเงิน การบัญชี การจัดการวัตถุดิบ และการบริหารจัดการลูกค้า ทำให้วางแผนการสั่งซื้อและผลิตสินค้าได้อย่างครอบคลุมต้้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ  

ควบคุมและพัฒนาคุณภาพกระบวนการทำงาน – ระบบ ERP สามารถช่วยติดตามคุณภาพผลิตภัณฑ์ตลอดกระบวนการผลิต ช่วยแนะนำการลดต้นทุนในส่วนที่ไม่จำเป็น อีกทั้งยังมีระบบ Business Intelligence ที่สามารถประเมินผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ และนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อ ทำใหผู้บริหารมองเห็นประสิทธิภาพการผลิต ความต้องการของตลาด และแนวโน้มต้นทุนได้ทันที 

บันทึกข้อมูลได้รวดเร็วผ่านแอปพลิเคชันมือถือ – ระบบ ERP ที่สามารถใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน ช่วยให้พนักงานในโรงงานสามารถบันทึกข้อมูลการผลิตผ่านแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนได้อย่างรวดเร็วและเป็นไปแบบอัตโนมัติ ทำให้ลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลลงได้  

ภาครัฐและการศึกษา 

ปัญหาหลังบ้านที่ธุรกิจเผชิญ 

ข้อมูลกระจัดกระจายและไม่เชื่อมต่อกัน – หน่วยงานหลายแห่งมีการเก็บข้อมูลแยกส่วนกันและกระจัดกระจาย ทำให้ไม่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขาดการบูรณาการข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่างๆ ส่งผลให้การหาข้อมูลนักศึกษา ข้อมูลการเงิน หรือข้อมูลงานวิจัยใช้เวลานานมาก 

ปัญหาการจัดการข้อมูลจำนวนมหาศาล – การจัดการข้อมูลจำนวนมากของนักศึกษา อาจารย์ และบุคลากรความยุ่งยากซับซ้อน อย่างการจัดการและประมวลผลข้อมูลที่มีปริมาณสูง โดยเฉพาะในช่วงการลงทะเบียนเรียนและการสอบ 

การควบคุมงบประมาณที่ซับซ้อน – หน่วยงานหลายแห่งมีงบประมาณจากหลายแหล่ง ทำให้การควบคุมการใช้จ่ายและการรายงานงบประมาณมีความยากในการตรวจสอบและติดตามการใช้งบประมาณในแต่ละโครงการ 

การประสานงานที่ขาดประสิทธิภาพ – การประสานงานที่ไม่ต่อเนื่องระหว่างหน่วยงานต่างๆ เนื่องจากขาดระบบที่เชื่อมโยงกระบวนการทำงานระหว่างแผนกต่างๆ และการทำงานแบบแยกส่วน ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนและไม่มีประสิทธิภาพ 

ความเสี่ยงด้านการรักษาความปลอดภัยข้อมูล – ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยข้อมูลเป็นความกังวลสำคัญ เนื่องจากหลายหน่วยงานมีข้อมูลหลากหลายส่วนและมีข้อมูลปริมาณมหาศาล รวมถึงความซับซ้อนในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎระเบียบต่าง ๆ การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสำคัญของหน่วยงาน 

ERP แก้ปัญหาให้ธุรกิจได้อย่างไร 

ระบบจัดการข้อมูลแบบครบวงจร -ระบบ ERP ที่ปรับให้เหมาะสำหรับหน่วยงานภาครัฐและสถาบันการศึกษา สามารถช่วยให้ข้อมูลต่างๆ เก็บรวบรวมอยู่ที่ศูนย์กลาง ขณะที่ระบบ Student Information System (SIS) รวมข้อมูลนักศึกษาทั้งหมดไว้ในที่เดียว ตั้งแต่การสมัครเรียนจนสำเร็จการศึกษา ลดเวลาการค้นหาข้อมูลลงอย่างมีนัยสำคัญ 

ระบบจัดการงบประมาณแบบเรียลไทม์ – ระบบ Financial Management ช่วยติดตามงบประมาณแบบ Real-time พร้อมระบบเตือนเมื่อใกล้เกินงบหรือใช้จ่ายผิดประเภท ลดข้อผิดพลาดการใช้งบประมาณลงอย่างชัดเจนและเพิ่มความโปร่งใสในการใช้งบประมาณ 

ระบบเชื่อมโยงกระบวนการทำงาน – ระบบ Workflow Management ช่วยเชื่อมโยงกระบวนการทำงานระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ลดขั้นตอนการดำเนินงานลงอย่างมาก และระบบ Document Management ช่วยจัดเก็บเอกสารดิจิทัลอย่างปลอดภัยและค้นหาได้รวดเร็ว 

ระบบรักษาความปลอดภัยมาตรฐานสากล – ระบบรักษาความปลอดภัยตามมาตรฐาน ISO 27001 และ PDPA สามารถปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสำคัญ พร้อม Audit Trail ครบถ้วนเพื่อการตรวจสอบ

ยกระดับประสิทธิภาพธุรกิจด้วย ERP  

จากแนวทางการนำ ERP ไปใช้แก้ไขปัญหาที่แต่ละภาคอุตสาหกรรมเผชิญนั้น ERP ไม่ได้เป็นเพียงแค่ระบบซอฟต์แวร์หนึ่ง แต่เป็นเครื่องมือเปลี่ยนแปลงธุรกิจที่แท้จริง ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ หรือสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน  

อย่างไรก็ตาม การเลือก ERP ที่เหมาะสมกับธุรกิจและอุตสาหกรรมเป็นหัวใจสำคัญ เนื่องจากแต่ละอุตสาหกรรมมีความต้องการที่แตกต่างกัน การเลือกระบบที่ตอบโจทย์เฉพาะจะให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด รวมถึงการเลือกพาร์ทเนอร์ที่มีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ในการให้คำปรึกษาและพัฒนาระบบ ERP  

การเริ่มต้นวางแผนการนำ ERP มาใช้ตั้งแต่วันนี้อาจจะเป็นตัวสร้างความได้เปรียบสำคัญของธุรกิจ เพราะในยุคที่ข้อมูลคือพลัง ธุรกิจที่สามารถนำข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดและสร้างผลลัพธ์ที่จับต้องได้จะเป็นผู้ชนะในการแข่งขัน 

Bluebik และ Innoviz Solutions มีประสบการณ์ให้บริการด้าน ERP ในหลากหลายอุตสาหกรรม ที่พร้อมด้วยผู้เชี่ยวชาญและพันธมิตรที่แข็งแกร่ง สามารถช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) ได้อย่างราบรื่น ก้าวข้ามความท้าทายอันซับซ้อน และสร้างโอกาสการเติบโตใหม่ๆ หากองค์กรใดสนใจใช้งานระบบ ERP สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ : 

• ปรึกษาบริการ SAP by Bluebik : Email: [email protected] ,Tel: 02-636-7011, หรือ https://bluebik.com/th/contact/#contact 

• ปรึกษาบริการ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain by Innoviz Solutions : Email : [email protected] ,Tel : 02-651-4542 หรือ https://www.innovizsolutions.com/contact/