ในยุคของ Digital Transformation ที่การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้การผลักดันโครงการต่างๆ ให้ประสบความสำเร็จและสร้างผลลัพธ์ได้จริง ทวีความซับซ้อนยิ่งขึ้นไปด้วย จากความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีและปัจจัยแวดล้อมทางธุรกิจที่ท้าทายมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้องค์กรทั่วโลกต่างเผชิญกับคำถามสำคัญว่า ในการบริหารจัดการโปรเจ็กต์ให้ประสบความสำเร็จ องค์กรควรเลือกขับเคลื่อนด้วยทีมภายใน (Insourcing) หรือควรใช้ความเชี่ยวชาญจากภายนอก (Outsourcing)

ทำความเข้าใจ Insourcing vs Outsourcing

Insourcing หมายถึงการใช้พนักงานภายในองค์กรเพื่อดำเนินงานที่จำเป็น – การ “สร้างคน” ให้มีความสามารถตรงกับความต้องการ

Outsourcing หมายถึงการว่าจ้างบุคคลภายนอกหรือบริษัทอื่นมาทำงานแทน – การ “จ้างคน” ที่มีความเชี่ยวชาญพร้อมใช้งาน

ทั้ง 2 ทางเลือกมีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน ซึ่งขึ้นอยู่กับความต้องการและลักษณะเฉพาะของธุรกิจนั้นๆ

Insourcing vs Outsourcing ข้อดีและข้อเสียที่ต้องชั่งน้ำหนัก

4 ข้อที่ต้องพิจารณาก่อนตัดสินใจ 

การตัดสินใจว่าจะใช้ Insourcing หรือ Outsourcing ควรพิจารณาปัจจัยต่างๆ อย่างรอบคอบ ไม่ว่าจะเป็น  

1. ความเชี่ยวชาญและความพร้อมของพนักงานภายใน (Internal Expertise and Resource Allocation Plan) 

องค์กรมีทีมที่มีความสามารถเพียงพอหรือไม่ การพัฒนาทีมภายในคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ 

2. ความเร่งด่วนของงาน (Project Urgency, Time to Market) 

โครงการต้องการความเร็วในการส่งมอบหรือไม่ การรอพัฒนาทีมภายในจะทำให้เสียโอกาสทางธุรกิจหรือไม่ 

3. งบประมาณ (Project Budget) 

มีงบประมาณเพียงพอสำหรับการลงทุนระยะยาวในการพัฒนาทีมภายในหรือไม่ 

4. ความเสี่ยงที่ยอมรับได้ (Sourcing Risk) 

องค์กรพร้อมรับความเสี่ยงจากการพึ่งพาภายนอกหรือความเสี่ยงจากการขาดความเชี่ยวชาญภายในหรือไม่ 

บางองค์กรอาจเลือกใช้ทั้งสองวิธีผสมผสานกัน โดย Outsourcing ในงานที่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง และ Insourcing ในงานที่ต้องการความเข้าใจในธุรกิจและวัฒนธรรมองค์กร 

ทำไมองค์กรถึงควรเลือกใช้ Outsource 

เมื่อบริษัทพิจารณาถึงการทำ IT Transformation การเปลี่ยนแปลงระบบหลัก (Core Systems) หรือการทำโครงการทางด้านกลยุทธ์ (Strategic Projects) มีปัจจัย 4 ข้อที่ธุรกิจควรคำนึงถึง 

• การลงทุนที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ (Corporate Strategy Compliance) 

• ความเสี่ยงจากความไม่แน่นอนของตลาดและการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วของความต้องการของผู้ใช้บริการ (Market Risk and User Requirement Rapid Change) 

• ความพร้อมในด้านเทคโนโลยีที่รวมไปถึงนวัตกรรมใหม่ๆ ที่จะนำมาใช้ (Technology Capability and Emerged Solution) 

• ระยะเวลาของโครงการ (Time-to-Market) 

PMO กลไกขับเคลื่อนโครงการใหญ่อย่างมีกลยุทธ์  

แน่นอนว่าการขับเคลื่อนโครงการที่มีความสำคัญและมีความซับซ้อนสูง มีความจำเป็นที่จะต้องมีการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ การใช้บริการ Project Management Office (PMO) จากภายนอกมักจะมีข้อดีหลายอย่างที่ทำให้เป็นทางเลือกที่ดีกว่าการใช้ทีมจากภายใน 

ความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ของ PMO 

1. ประสิทธิภาพด้านต้นทุน โดยการจ้างงานภายนอก องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจ้าง การฝึกอบรม และการรักษาทีม PMO ภายในเต็มเวลา ซึ่งช่วยให้สามารถจัดสรรทรัพยากรไปยังพื้นที่สำคัญอื่นๆ ได้ดียิ่งขึ้น 

2. การเข้าถึงความเชี่ยวชาญระดับโลก ช่วยให้เข้าถึงทักษะและความเชี่ยวชาญด้าน PMO ที่อาจไม่มีภายในองค์กร ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับโครงการเปลี่ยนแปลง IT ที่ซับซ้อน 

3. Focus on Core Business องค์กรสามารถมุ่งเน้นที่กิจกรรมหลักของธุรกิจในขณะที่ปล่อยให้การจัดการโครงการเป็นหน้าที่ของผู้เชี่ยวชาญ 

4. การลดความเสี่ยง ผู้ให้บริการ PMO ภายนอกมักมีขั้นตอนและวิธีการที่จัดตั้งขึ้นแล้ว (Best Practices and Governance Framework) ซึ่งสามารถช่วยลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการเปลี่ยนแปลง IT 

5. มุมมองที่เป็นกลาง ช่วยให้องค์กรได้รับมุมมองที่ไม่มีอคติจากผู้เชี่ยวชาญภายนอก ซึ่งสามารถช่วยในการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น 

4 กรณีศึกษาที่ PMO สร้างความแตกต่างในการบริหารโครงการ 

1. การอัปเกรดระบบ IT ขนาดใหญ่ 

บริษัทข้ามชาติวางแผนอัปเกรดระบบ IT ในสำนักงานทั่วโลก โดยการจ้าง PMO จากภายนอก ทำให้บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการในการจัดการโครงการขนาดใหญ่ในหลายประเทศทั่วโลก เพื่อให้มั่นใจว่าการดำเนินการเป็นไปอย่างทันท่วงทีและมีประสิทธิภาพ 

2. โครงการย้ายข้อมูลไปยังคลาวด์ 

บริษัทบริการทางการเงินตัดสินใจย้ายข้อมูลและแอปพลิเคชันไปยังคลาวด์ การจ้าง PMO จากภายนอกจะช่วยให้บริษัทเข้าถึงความรู้เฉพาะทางในเทคโนโลยีคลาวด์และการจัดการโครงการ ลดความเสี่ยงของการสูญเสียข้อมูลและรับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรม 

3. การพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่ 

บริษัทเทคโนโลยีที่มีความต้องการพัฒนาซอฟต์แวร์ใหม่ ไม่ว่าจะเป็น Enterprise Application or Mobile Application การจ้าง PMO จากภายนอกช่วยให้บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากความเชี่ยวชาญของผู้ให้บริการในการจัดการโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนและมั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์จะพร้อมใช้งานตามกำหนดเวลา 

4. การบูรณาการระบบหลังการควบรวมกิจการ 

หลังจากการควบรวมกิจการ บริษัทต้องการบูรณาการระบบ IT ของทั้งสององค์กร การจ้าง PMO จากภายนอกช่วยให้บริษัทสามารถจัดการกระบวนการบูรณาการได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการรวมระบบที่ซับซ้อน 

สร้างสมดุลเพื่อความสำเร็จที่ยั่งยืน 

จะเห็นได้ว่าการจ้าง PMO จากภายนอกสามารถช่วยให้บริษัทจัดการโครงการที่ซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถมุ่งเน้นที่ความสามารถหลักและบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจต้องการ 

การตัดสินใจระหว่าง “สร้างคน” และ “จ้างคน” ไม่ใช่การเลือกข้างใดข้างหนึ่ง แต่เป็นการสร้างสมดุลที่เหมาะสมกับบริบทและกลยุทธ์ขององค์กร องค์กรที่ประสบความสำเร็จคือองค์กรที่สามารถ: 

• พัฒนาความสามารถหลักภายใน 

• ใช้ความเชี่ยวชาญภายนอกอย่างชาญฉลาด 

• สร้างความยืดหยุ่นในการปรับตัว 

• มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ทางธุรกิจ 

เริ่มต้นการทรานส์ฟอร์มไปกับพาร์ทเนอร์มากประสบการณ์ 

การบริหารโครงการให้ราบรื่นและประสบความสำเร็จในท้ายที่สุด จะเกิดขึ้นไม่ได้หากปราศจากทีมงานที่มีความเหมาะสม และความมุ่งมั่น โดยทีม Strategic Project Management Office นับว่ามีบทบาทสำคัญทั้งในแง่การดูแลภาพรวมการดำเนินงานของทั้งโครงการ   

โดยต้องเข้าใจความคาดหวังของลูกค้า กำหนดกลยุทธ์และแนวทางการบริหารจัดการโครงการเหมาะสม จัดสรรคนให้เหมาะกับงาน แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน ใช้ความรู้ความเชี่ยวชาญในการวางแผนและการสื่อสาร รวมถึงการจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ และที่มากไปกว่านั้นคือต้องบริหารจัดการทีมได้ สร้างความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้น การทำงานเป็นทีมเวิร์กตลอดระยะเวลาที่ลงสนามจริงในโครงการ  

สำหรับธุรกิจที่ต้องการวางกลยุทธ์ด้าน PMO เพื่อเพิ่มศักยภาพการแข่งขันและสร้างการเติบโตให้องค์กร บลูบิค (Bluebik) ในฐานะที่ปรึกษาชั้นนำผู้ให้บริการดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันครบวงจร มีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน Strategic PMO ที่สามารถให้บริการโซลูชันครบวงจร และการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง ตั้งแต่ระดับกลยุทธ์ไปจนถึงการนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับองค์กร ผู้สนใจสามารถติดต่อสอบถามหรือปรึกษาได้ที่ [email protected] หรือโทรศัพท์ 02-636-7011