ปัจจุบัน โลกธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้น การดำเนินงานต่างๆ ต้องการความรวดเร็วและความแม่นยำเพื่อรักษาและเพิ่มศักยภาพการแข่งขัน การมีระบบและโซลูชันที่มีประสิทธิภาพในการช่วยจัดการกระบวนการต่างๆ จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร (ERP) จึงเข้ามามีบทบาทในการจัดการกับกระบวนการต่างๆ  

บทความนี้จึงอยากพาไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับขีดความสามารถของ ERP ครอบคลุมตั้งแต่นิยามความสำคัญ ตัวอย่างการใช้งาน และแนวทางว่าหากองค์กรอยากเริ่มใช้งาน ERP ควรเริ่มอย่างไร  

ERP คืออะไร 

Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร ทำหน้าที่ช่วยจัดการข้อมูล ตั้งแต่รวบรวม จัดเก็บ จัดการ และรวมศูนย์ข้อมูลจากแผนกต่างๆ รวมถึงข้อมูลคลังสินค้า การขนส่ง การขาย การบัญชี การเงิน การผลิต การจัดซื้อ และทรัพยากรบุคคล (HR) เพื่อเชื่อมโยงระบบการทำงานจากทุกหน่วยงานภายในองค์กร ทำให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ช่วยให้กระบวนการทำงานต่างๆ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 

ERP ทำไมสำคัญกับธุรกิจ  

• เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการดำเนินงานภายในองค์กร 
  ระบบ ERP สามารถปรับให้กระบวนการทำงานบางส่วนเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดระยะเวลาของขั้นตอนต่างๆ และลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้  
  
• เพิ่มการมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงาน 
  ระบบ ERP ช่วยให้เห็นภาพของกระบวนการทั้งหมดภายในองค์กร ทำให้การติดต่อสื่อสารและการทำงานระหว่างแผนกต่างๆ สะดวกและราบรื่นยิ่งขึ้น  
  
• ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลภายในองค์กรได้แบบเรียลไทม์  
  ระบบ ERP ช่วยเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลได้แบบเรียลไทม์จากทุกที่ ทุกอุปกรณ์ ทำให้การกระบวนการทำงานยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น  
  
• รองรับการขยายตัวของธุรกิจในอนาคต  
  เมื่อองค์กรขยายตัวขึ้น ระบบ ERP สามารถขยายระบบงานสำหรับส่วนงานต่างๆ ที่เพิ่มขึ้นมา และปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจได้ 

ประเภทของ ERP 

• Cloud-based ERP software  

เป็นการติดตั้ง ERP ไว้บน Cloud Server มีข้อดีตรงที่สะดวก สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านระบบอินเทอร์เน็ต หรือแอปพลิเคชันบนมือถือ 

• On-premises ERP software  

เป็นการติดตั้งระบบ ERP ไว้บน Hardware หรือ เครื่องเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร เพื่อแชร์ข้อมูลผ่านเซิร์ฟเวอร์นั้น ซึ่งมีความปลอดภัยค่อนข้างสูง แต่การเชื่อมต่อจากภายนอกองค์กรจะค่อนข้างยุ่งยาก  

• Hybrid ERP software  

เป็นการผสมผสานความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลทั้งจากผ่านช่องทางออนไลน์หรือจากอุปกรณ์เฉพาะ 

โมดูลหลัก (ระบบงาน) ของ ERP มีอะไรบ้าง 

1. ระบบจัดการการเงิน (Financial Management)  

ระบบจัดการการเงินเป็นโมดูลพื้นฐานสำหรับทุกระบบ ERP ช่วยบริหารจัดการข้อมูลทาง บัญชี รายรับ-รายจ่ายขององค์กร และข้อมูลทางการเงินทั้งหมด เพื่อนำไปใช้ สำหรับทำรายงานทางการเงิน และนำไปวิเคราะห์เป็นข้อมูลเชิงลึกสำหรับ  

ประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจ  

2. ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management)  

ระบบนี้จะช่วยรวบรวมและแสดงข้อมูลต่างๆ ของพนักงานภายในองค์กร เช่น ผลการทำงาน การลางาน และข้อมูลพื้นฐานอื่นๆ ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และทำให้องค์กรมองเห็นแนวโน้มของจำนวนพนักงานในแผนกต่างๆ และประเมินได้ว่าควรรับบุคลากรเพิ่มเมื่อใด และจำนวนเท่าไร 

3. ระบบจัดการซัพพลายเชน (Supply Chain Management)  

ระบบจัดการซัพพลายเชนช่วยให้ธุรกิจมองเห็นภาพรวมทั้งหมดของสินค้า ตั้งแต่ปริมาณการผลิตสินค้า จำนวนที่สั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ ไปจนถึงฟีดแบ็กจากผู้สั่งซื้อ ทำให้ธุรกิจสามารถประเมินได้ว่าควรผลิตหรือสั่งซื้อสินค้าประเภทใดในช่วงเวลาไหนจึงจะคุ้มค่ากับการลงทุนมากที่สุด  

4. ระบบจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management) 

ระบบจัดการความสัมพันธ์ลูกค้าหรือ CRM จะช่วยวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า สำหรับคาดการณ์ว่าสินค้าและบริการประเภทไหนเหมาะกับลูกค้ากลุ่มใด เพื่อเพิ่มโอกาสการกลับมาซื้อซ้ำหรือนำเสนอสินค้าอื่นๆ เพิ่ม ระบบ CRM ยังช่วยในการติดตามการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการลูกค้าที่มีโอกาสซื้อสินค้า (Lead)  

ตัวอย่างการใช้งาน ERP สำหรับองค์กร 

• ธุรกิจการผลิต  

ระบบ ERP สามารถช่วยจัดการซัพพลายเชนทั้งหมด ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบ บริหารจัดการทรัพยากร ไปจนถึงการขนส่งสินค้า ทำให้ธุรกิจลดความเสี่ยงกระบวนการล่าช้า และบริหารจัดการสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น  

• ธุรกิจค้าปลีก  

ระบบ ERP สามารถให้ข้อมูลระดับสินค้าคงคลังได้แบบเรียลไทม์และตรวจสอบคลังสินค้าในจากหลายตำแหน่งที่ตั้งร้าน ทำให้ธุรกิจสามารถปรับเปลี่ยนจำนวนสินค้าแต่ละประเภทให้เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้าแต่ละกลุ่มให้ไม่มากเกินไปหรือน้อยเกินไป 

• ธุรกิจบริการทางการเงิน 

ระบบ ERP สามารถช่วยจัดการระบบการเงินให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ครอบคลุมหลายส่วนสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องบัญชี General Ledger (GL) บัญชี Accounts Payable (AP) และบัญชี Accounts Receivable (AR) รวมถึงการทำรายงานทางการเงิน และการบริหารจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง  

• ธุรกิจพลังงาน  

ระบบ ERP สามารถบริหารจัดการสินทรัพย์ต่างๆ เช่น อุปกรณ์เครื่องจักร ซึ่งช่วยคาดการณ์ช่วงเวลาการซ่อมบำรุง การติดตามและตรวจสอบกระบวนการทำงานต่างๆ ไปจนถึงการจัดทำเอกสารให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม 

3 ข้อที่ต้องพิจารณาก่อนเลือกระบบ ERP  

1. เลือกให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจ  

ธุรกิจแต่ละแห่งต่างมีความต้องการที่แตกต่างกัน และระบบ ERP มีหลากหลายแบรนด์ จึงควรเลือกให้เหมาะกับความต้องการของตัวธุรกิจมากที่่สุด โดยอาจพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น  

– ระบบการทำงานปัจจุบันเกิดปัญหาที่ตรงไหน และธุรกิจต้องการนำ ERP มาใช้ทำงานฟังก์ชันไหน 

– กระบวนการทำงานอะไรที่ต้องการปรับให้เป็นแบบอัตโนมัติ  

– ส่วนไหนของกระบวนการธุรกิจที่ต้องการเห็นภาพข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้น หรือมีปัญหาในการดึงข้อมูลไปใช้งาน 

– มีระบบอื่นๆ ที่ต้องการนำมาเชื่อมต่อกับ ERP หรือไม่ 

2. ความคุ้มค่าจากการลงทุน (ROI)  

การประเมินความคุ้มค่าจากการลงทุนในระบบ ERP สามารถประเมินเบื้องต้นได้จากหลายแง่มุม เช่น 

– ค่าใช้จ่ายที่ลดลง จากการนำระบบ ERP มาใช้ เช่น ต้นทุนและระยะเวลาที่ลดลงจากการนำกระบวนการอัตโนมัติมาใช้ในการทำงานซ้ำซ้อน หรือค่าใช้จ่ายที่ลดลงจากการจัดการสินค้าคงคลังหรือโลจิสติกส์ที่ดีขึ้น เป็นต้น 

– ขีดความสามารถของธุรกิจที่เพิ่มขึ้นจากระบบ ERP เช่น กระบวนการทำงานต่างๆ ของธุรกิจที่รวดเร็ว แม่นยำยิ่งขึ้น การให้บริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพขึ้น หรือการทำรายงาน รวบรวมข้อมูลต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์  

– เกณฑ์การประเมิน ROI ในระยะยาว เช่น ระบบ ERP ใหม่มีความคุ้มค่ามากแค่ไหนหลังผ่านไปแล้ว 1 ปี หรือ 5 ปี  

นอกจากนี้ ยังมีค่าใช้จ่ายส่วนอื่นที่ธุรกิจอาจต้องพิจารณาเพิ่มคือ Total Cost of Ownership (TCO) ซึ่งเป็นตัวชี้วัดต้นทุนที่เกี่ยวข้องตลอดการใช้งานระบบหรืออุปกรณ์ต่างๆ เช่น  

– ค่า Software License โดยซอฟต์แวร์ ERP ส่วนใหญ่เป็นการจ่ายแบบรายเดือนหรือแบบ Software as a Service (SaaS) 

– ค่าใช้จ่ายในการวางระบบ ซึ่งอาจครอบคลุมตั้งแต่ค่าบริการให้คำปรึกษา สิ่งที่จะส่งมอบ และการปรับแต่งระบบให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจแต่ละราย  

– ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ หรือ Cloud hosting  

3. พาร์ทเนอร์ในการวางระบบ ERP 

พาร์ทเนอร์ที่เหมาะสมเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการวางระบบ ERP ให้ประสบความสำคัญ โดยการวางระบบและปรับแต่งระบบ ERP ให้ตรงตามความต้องการของธุรกิจมากที่สุด พาร์ทเนอร์ต้องมีทั้งความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ทั้งในเชิงธุรกิจและเชิงเทคนิค รวมไปถึงการช่วยสนับสนุนในด้านต่างๆ หลังการ Go Live หรือขึ้นระบบให้กับธุรกิจแล้ว

Sources: 

• Eurostep 
• MilestoneIS 
• Datacor 
• NetSuite