ในอดีตวิกฤตโรคระบาดอาจไม่ได้เป็นหนึ่งในภัยคุกคามที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการดำเนินธุรกิจ หากทว่าสถานการณ์การระบาดของโรค COVID-19 ที่มีความรุนแรงมากขึ้นเริ่มส่งผลทำให้บริษัทไม่สามารถจะดำเนินธุรกิจในรูปแบบปกติได้ หรือส่งผลทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก ดังนั้นในสถานการณ์การระบาดขณะนี้

การจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจควรเริ่มต้นจากการกำหนดแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจฉบับเร่งรัด ว่าต้องดำเนินการ 4 ขั้นตอน หรือที่เรียกง่าย ๆ ว่า IDEA โดยมีรายละเอียด ดังนี้

ขั้นตอนแรก I – Identify Key Business Function

การกำหนดหน้าที่งานหรือ กระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ โดยระบุหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจใดที่อาจหยุดชะงักอันเนื่องมาจากสถานการณ์การระบาดของโรค COVID-19 และจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมทั้งผลการดำเนินงานของบริษัท และในเมื่อไม่สามารถดำเนินการป้องกันในทุก ๆ ส่วนขององค์กรได้อย่าง 100% ฉะนั้นจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องเฝ้าระวังและหาทางรับมือกับกระบวนการที่มีความสำคัญเป็นลำดับต้น ๆ ก่อน

เมื่อองค์กรกำหนดหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญได้ ก็จะสามารถพิจารณาจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นได้ อาทิ บุคลากร เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่าง ๆ ข้อมูลที่จำเป็น ระบบงานที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ผู้ให้บริการภายนอกที่จำเป็น ฯลฯ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด

ที่สำคัญต้องหาจุด trigger ที่เหมาะสมในการเริ่มใช้แผน BCP เพราะหากเริ่มเร็วเกินไป ต้นทุนการทำงานจะสูงขึ้นเกินจำเป็นแต่ถ้าช้าไป ก็อาจจะปรับตัวไม่ทันจนเกิดความเสียหายเยอะได้ ในกรณีการแพร่ระบาดของโควิด แนะนำให้ยึดประกาศจากรัฐบาลหรือจำนวนผู้ป่วยเป็นตัววัดสถานการณ์ว่าควรเริ่มใช้แผน BCP

ขั้นตอนที่สอง D- Determine Risks & Business Impacts

การวิเคราะห์ความเสี่ยงและประเมินผลกระทบทางธุรกิจที่เห็นได้ชัดในวิกฤตการระบาดของโรค COVID-19 คือ ความเสี่ยงที่เกี่ยวกับมนุษย์ โดยเฉพาะบุคลากรที่รับผลกระทบโดยตรงจากวิกฤตินี้ ในสถานการณ์ปัจจุบันบุคลากรกลายเป็นหนึ่งในปัจจัยที่หลายภาคส่วนวิเคราะห์และประเมินให้มีความเสี่ยงสูง หากการระบาดไวรัสส่งผลให้เกิดการขาดแคลนบุคลากร หรือบุคลากรที่สำคัญไม่สามารถมาปฏิบัติงานในกระบวนการธุรกิจสำคัญที่ระบุไว้ตามปกติ ส่งผลให้การดำเนินงานหยุดชะงักและเกิดความไม่ต่อเนื่อง อาจนำมาซึ่งกระทบต่อชื่อเสียงความน่าเชื่อถือขององค์กร รวมถึงสูญเสียโอกาสและรายได้ และที่จะขาดไม่ได้คือกำหนดระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นคืนสภาพเป็นปกติภายในระยะเวลาที่กำหนดด้วย (Recovery Time Objective – RTO)

ขั้นตอนที่สาม E- Establish Practical Countermeasures

จัดทำมาตรการและแนวทางการรับมือภัยคุกคามที่สามารถปฏิบัติได้จริง ขั้นตอนนี้ต้องประสานความร่วมมือทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกองค์กรที่เกี่ยวข้องเพื่อกำหนดมาตราการหรือวิธีสำรองในการดำเนินธุรกิจ ต้องคำนึงถึงการนำไปใช้ได้จริง มีความเหมาะสมกับธุรกิจ

จากตัวอย่างข้างต้นเกี่ยวกับความเสี่ยงและผลกระทบด้านบุคลากร ด้วยมาตรการการรับมือที่เริ่มมีการนำไปใช้อย่างแพร่หลาย ด้วยการให้บุคลากรซึ่งมีปัจจัยหลายประการที่องค์กรควรคำนึง เช่น การปฏิบัติงานที่บุคลากรนั้น ๆ ว่าสามารถทำงานจากที่บ้านได้จริงหรือไม่ เครื่องมือหรือเทคโนโลยีขององค์กรสามารถรองรับได้ ข้อมูลที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่พร้อมต่อบุคลากรหรือไม่ ฉะนั้นก่อนที่องค์กรจะเริ่มมาตรการ Work from Home องค์กรควรทำการประเมินความพร้อมของปัจจัยต่าง ๆ ที่จะสนับสนุนการทำงานอย่างเพียงพอซึ่ง “ในวิกฤตโรคระบาดนี้ทำให้หลายๆ องค์กรไทยต้องปรับตัวสู่ Digital Transformation” ไปโดยปริยาย

นอกจากนี้การสื่อสารมาตรการและแนวทางการรับมือไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและบุคลากรอย่างทั่วถึง เป็นอีกหนึ่งหัวใจหลักของขั้นตอนนี้ เพราะหากไม่ได้รับการสื่อสารที่เหมาะสมและทั่วถึงเกี่ยวกับมาตรการที่วางไว้ อาจก่อให้เกิดความวุ่นวายหรือคลื่นใต้น้ำที่เกิดจากความเข้าใจผิดว่าองค์กรไม่ได้เห็นค่าหรือความสำคัญของชีวิตและความปลอดภัยของพนักงาน ทำให้พนักงานอาจหมดศรัทธาในองค์กรได้จนเกิดผลเสียในระยะยาวต่อองค์กร ในทางกลับกันหากองค์กรสามารถสื่อสารมาตรการรับมือสถานการณ์ได้อย่างเหมาะสม ชัดเจน และทันกาลจะทำให้องค์กรสามารถก้าวข้ามวิกฤตไปได้ เนื่องจากพนักงานรู้สึกสบายใจและให้ความร่วมมือในการปฏิบัติตามในทุกขั้นตอนที่ระบุไว้ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

ขั้นตอนที่สี่ A- Assure the Efficiecy of BCP

โดยทดสอบและปรับปรุงแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอแม้องค์กรจะดำเนินการระบุกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ วิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงและผลกระทบ รวมถึงกำหนดมาตรการรับมือดีอย่างไรเพราะหากเมื่อสถานการณ์เปลี่ยน ไม่มีอะไรยืนยันได้ว่าสิ่งที่ทำมาอย่างดีแล้วนั้นจะสามารถใช้ได้บนสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป การหมั่นทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ทุกคนมีความมั่นใจว่าแผนที่ได้มีการจัดทำนั้นจะมีประสิทธิภาพและใช้ได้จริงหากเกิดเหตุการณ์วิกฤตขึ้น ไม่ใช่สุดท้ายแผนที่จัดทำจะเป็นเพียงเศษกระดาษที่มีไว้ให้พนักงานและผู้บริหารซับน้ำตาเพราะไม่สามารถนำพาองค์กรให้พ้นวิกฤตได้

ทุกกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญควรได้รับการทดสอบและวัดผลในประสิทธิภาพของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยการทดสอบนั้นควรจำลองสถานการณ์เพื่อทดสอบระดับความพร้อมของทีมในช่วงวิกฤต หรือเรียกได้ว่าควรมีการซ้อมเสมือนจริง ไม่ใช่เพียงแค่ซ้อมแบบแห้ง ๆ เท่านั้น วิกฤตโรคระบาด Covid-19 ในครั้งนี้ จะเป็นอีกหนึ่งเหตุการณ์ที่ทั่วโลกต้องจดจำ การที่องค์กรจะก้าวผ่านวิกฤตครั้งนี้ไปได้ ไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรนั้นจะเล็กหรือใหญ่ แต่ขึ้นอยู่กับความพร้อมและสติในการรับมือกับสถานการณ์ ขอเป็นกำลังใจให้ทุกคน ทุกองค์กรก้าวข้ามสถานการณ์เลวร้ายนี้ไปได้อย่างปลอดภัย