5 วิธีเปลี่ยนการทำงานขององค์กร ให้ก้าวสู่รูปแบบอไจล์ (Agile) เพื่อรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในโลกธุรกิจ และแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว… 

วันนี้หลายองค์กรในโลกธุรกิจ ได้เลือกใช้วิธีการทำงานนี้ กับหลาย ๆ โครงการ หรือแม้กระทั้งการพัฒนาผลิตภัณฑ์ และบริการใหม่ ๆ ซึ่งสามารถทำได้ 5 วิธี ได้แก่ การแบ่งรอบการดำเนินงานเป็นระยะเวลาสั้นๆ, การทำงานโดยใช้ Task board, การมีประชุมสั้นๆก่อนเริ่มงานทุกวัน, การรีวิว และทดสอบงานในทุกๆ ช่วงการดำเนินงาน และการวิเคราะห์วิธีการทำงานที่ผ่านมาเพื่อการพัฒนา  

5 วิธีการทำงานแบบอไจล์ (Agile)

การทำงานแบบอไจล์ (Agile) หรือ การทำงานในทีมที่ประกอบไปด้วยบุคลากรจากหลายสายงาน แทนการทำงานแบบส่งไม้ต่อระหว่างแผนก เน้นการสื่อสารระหว่างบุคคลเพื่อความเข้าใจกันให้มากยิ่งขึ้น กระจายอำนาจการตัดสินใจ และเปลี่ยนวิธีการทำงาน  

จากการกำหนดเป้าหมายระยะยาวแบบมุ่งไปครั้งเดียว เป็นแบบระยะสั้นๆ หรือที่เรียกว่า สปรินท์ (Sprint) เพื่อให้สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในโลกธุรกิจ ซึ่งเกิดขึ้นได้ทุกวัน และแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เป็นหนึ่งในวิธีที่เหล่าสตาร์ทอัพใช้ในการทำงาน  

ซึ่งช่วยเรื่องต้นทุนที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง (Cost of Change) ด้วยแนวคิดที่ว่า Fail fast, Fail often ยอมรับความผิดพลาดได้หลายครั้ง แต่ต้องผิดพลาดให้เร็วและแก้ไขปรับตัวให้เร็วตามด้วย เพื่อเรียนรู้ความผิดพลาดจากครั้งก่อน จนสามารถสร้างสินค้าและบริการที่ตอบโจทย์ผู้บริโภคอย่างทันท่วงที 

การทำงานแบบอไจล์ มิได้จำกัดอยู่แค่ในวงสตาร์ทอัพ วันนี้หลายองค์กรในโลกธุรกิจ ได้เลือกใช้วิธีการทำงานนี้ กับหลาย ๆ โครงการ หรือแม้กระทั้งการพัฒนาผลิตภัณฑ์ และบริการใหม่ ๆ ซึ่งสามารถทำได้ 5 วิธี ได้แก่

1.การแบ่งรอบการดำเนินงานเป็นระยะเวลาสั้นๆ (Sprint planning) คือการทำงานที่สามารถส่งมอบงานบางส่วน โดยไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าจะเสร็จทั้งหมด และทยอยส่วนที่เหลือในรอบต่อ ๆ ไป เพื่อต่อสนองธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันที่สูง และความต้องการของผู้ใช้งานเปลี่ยนแปลงบ่อย 

2.การทำงานโดยใช้ Task board (print Execution) เป็นบริหารการทำงาน โดยแบ่งสถานะการทำงานเป็น To-do, Doing and Done เพื่อให้ทุกคนในทีมได้อัพเดทและเห็นงานทั้งหมดร่วมกัน 

3.การมีประชุมสั้นๆก่อนเริ่มงานทุกวัน (Daily meeting) เป็นการที่ทุกคนบอกกับทีมว่าวันนี้จะทำอะไร เราติดปัญหาอะไรอยู่ และต้องการความช่วยเหลืออย่างไร นอกจากนี้ยังเป็นการช่วยให้ทุกคนในทีมมีความกระตือรือร้นในการทำงานยิ่งขึ้น  

หรือบางครั้งเราอาจจะใช้วิธีการที่เรียกว่า “Standup Meeting” หรือยืนประชุม เพื่อป้องกันการประชุมที่ใช้เวลานานเกินไป เพราะบางครั้งการที่เรานั่งประชุม จะทำให้เราสบายเกินไป และมีการคุย การนอกเนื่องเหนือจากประเด็นที่จำเป็น 

4.การรีวิวและทดสอบงานในทุกๆ ช่วงการดำเนินงาน (Sprint Review) เป็นการทดสอบว่าเราทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้หรือไม่ ผลลัพธ์ที่ได้ตลอดรอบการดำเนินงานเป็นอย่างไร มีส่วนใดที่เกิดปัญหาและมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร

5.การวิเคราะห์วิธีการทำงานที่ผ่านมาเพื่อการพัฒนา (Retrospective)เป็นการที่ทีมร่วมกันทบทวนวิธีการทำงานที่ผ่านมา โดยคิดว่าอะไรที่ ทำมาดีแล้วควรทำต่อไป อะไรที่เป็นปัญหาสมควรแก้ไข และจะทำอย่างไรให้วิธีการทำงานร่วมกันนั้นดีขึ้นหรือมีอะไรใหม่ ๆ ที่อยากจะลอง ในรอบการทำงานถัดไป