เมื่อพูดถึงงาน PMO หรือ Project Management Office ซึ่งเป็นหน่วยงานบริหารจัดการโครงการต่างๆ กับ Squid Game ซีรีส์แนว Survival ชื่อดังทาง Netflix ที่กลายเป็นไวรัลทั่วโลกก่อนหน้านี้ ดูเป็นสองสิ่งที่ไม่น่าจะเกี่ยวข้องกันได้

สำหรับเนื้อเรื่องย่อของ Squid Game คือการนำกลุ่มคน 456 คนที่มีหนี้สินมหาศาลมาเล่นเกมสมัยเด็กทั้งหมด 6 เกม เพื่อเอาชีวิตรอดและกลายเป็นผู้ชนะคว้าเงินรางวัลจำนวนมากถึง 45.6 ล้านวอน หรือราว 1,300 ล้านบาทกลับบ้านไป ซึ่งในหลายตอนของเรื่องสามารถสอดแทรกบทเรียนที่สามารถนำไปปรับใช้กับการบริหารจัดการโครงการได้อย่างน่าสนใจ

หนึ่งในตอนที่สะท้อนบทบาทและการทำงานของ PMO ออกมาได้ดีที่สุดคือตอนเกมแข่งชักเย่อ หรือ “Stick to the Team” ที่แบ่งกลุ่มคนออกเป็น 2 ทีม โดยกติกาการแข่งขันยังคงเป็นแบบเดียวกับที่เราคุ้นเคยกันดีคือทีมที่ดึงเชือกไปที่ฝั่งตัวเองได้ก่อนจะเป็นฝ่ายชนะไป แต่ด้วยความเป็น Squid Game ทีมชนะไม่ใช่แค่ผ่านเข้ารอบต่อไป แต่ยังได้ต่อลมหายใจตัวเองและเอาชีวิตรอดไปได้อีกครั้งก่อนจบเกม

เมื่อมีชีวิตเป็นเดิมพัน จึงไม่แปลกที่ทุกคนอยากอยู่ในทีมที่แข็งแกร่งที่สุด และอยากได้ผู้ชายแรงเยอะมาร่วมทีม เพราะเชื่อว่าพละกำลังคือตัวตัดสินชัยชนะ แต่สุดท้ายแล้วผลลัพธ์ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป

บทเรียนที่ 1: ประสบการณ์สร้างกลยุทธ์

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกทีมจะเต็มไปด้วยผู้ชายแข็งแกร่งแรงเยอะ เพราะกลุ่มคนที่เข้ามาร่วม Squid Game มีหลากหลาย ทั้งผู้ชาย ผู้หญิง และคนสูงวัย ดังนั้นสิ่งที่เกิดขึ้นหลังการตั้งทีมคือมีทั้งทีมที่ได้เปรียบอย่างเห็นได้ชัด และทีมที่ดูด้อยกว่าทีมอื่นๆ เพราะไม่มีใครอยากให้เข้าร่วมทีมด้วย

คำถามคือ ทีมไหนผู้ชายเยอะกว่าจะคว้าชัยชนะใช่หรือไม่ คำตอบคือไม่ใช่เสมอไป เห็นได้จากทีมของตัวเอกที่พลิกความคาดหมายเอาชนะทีมที่มีผู้ชายเยอะกว่าไปได้อย่างไม่น่าเชื่อ ทั้งๆ ที่ในทีมมีทั้งคนสูงวัยและผู้หญิง แต่อีกทีมเป็นทีมชายล้วน ขณะที่ทั้งทีมกำลังตื่นตระหนกและขาดความมั่นใจตอนเดินเข้าไป ณ จุดแข่งขัน คุณลุงในทีมผู้มากประสบการณ์ในการเล่นและแข่งขันชักเย่อก็บอกกับลูกทีมว่าอย่ากังวลไป ให้ทำตามแผนและทริคในการเอาชนะ สมาชิกในทีมหลายคนก็ยังไม่เชื่อมั่นในกลยุทธ์ของคุณลุง แต่ในที่สุดทีมตัดสินใจที่จะลองลงมือทำเพราะไม่มีอะไรจะเสีย ด้วยประสบการณ์และกลยุทธ์ของการเล่น เช่น ยืนตั้งรับใน 10 วินาทีแรก นั้นช่วยให้ทีมของตัวเอกได้เปรียบในช่วงแรกของการแข่งขันอย่างที่ไม่มีใครคาดคิด

เมื่อเปรียบกับบทบาทของ PMO ที่ต้องนำ “ประสบการณ์” จริงที่ได้จากการลงสนามการบริหารจัดการโครงการต่างๆ ที่มีขนาดโครงการ ความซับซ้อน ข้อจำกัดด้านทรัพยากร (Resource) ที่แตกต่างและหลากหลาย ผนวกกับการนำหลักการในการบริหารจัดการโครงการชั้นนำ (Best Practices) มาปรับใช้และวางเป็น “กลุยทธ์” สำหรับการบริหารจัดการโครงการที่ดีและเหมาะสมสำหรับโครงการนั้นๆ ย่อมทำให้เราสามารถลดความเสี่ยงและเพิ่มโอกาสที่จะสามารถขับเคลื่อนโครงการเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้

บทเรียนที่ 2: Project Organization ดี มีแต่ได้เปรียบ

อีกสิ่งสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จของทีม คือบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีม โดยใน Squid Game จะเห็นได้ว่าหลายทีมไม่ได้พูดคุยกันว่าใครควรยืนตรงไหน แต่พอไปถึงจุดแข่งขันต่างคนต่างเข้าไปยืนตามใจชอบ ขณะที่ทีมตัวเอกเมื่อมีการฺอธิบายกลยุทธ์ที่จะใช้ในการแข่งขัน ก็มีการกำหนดตำแหน่งหน้าที่และวิธีการเล่นที่ชัดเจนว่าใครควรยืนข้างหน้าสุด ใครยืนอยู่ตรงกลาง และใครควรยืนปิดท้าย ไปจนถึงการสอนคนในทีมว่าควรยืน วางเท้า แบบไหน หรือจับเชือกแบบไหนเพื่อให้ออกแรงดึงเชือกให้ได้มากที่สุด ซึ่งผลของการจัดวางตำแหน่งที่เหมาะสมและอธิบายเทคนิควิธีการเล่นของแต่ละคนช่วยให้ทีมตัวเอกสามารถรับมือทีมคู่แข่งได้อย่างไม่น่าเชื่อ

หากเทียบกับงาน PMO แล้ว การกำหนดโครงสร้างคณะทำงาน (Project Organization Structure) ที่เหมาะสม และอธิบายบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ (Role and Responsibility) ให้คณะทำงานแต่ละคนมีความเข้าใจก่อนจะลงสนามไปทำโครงการจริง คนที่ยืนหน้าสุดเป็นตำแหน่งที่สำคัญมากเปรียบได้กับ Project Manager ที่ต้องเป็นผู้นำ ตัดสินใจ ที่สำคัญคือ การสร้างความเชื่อมั่นและกำลังใจให้ทีมงานทำตามแนวทางที่วางไว้ ซึ่งมีผลกับการแข่งขันมาก โดยมีทีมงานที่ยืนอยู่ตรงกลางเปรียบได้กับ Project Management Office ที่เข้าไปช่วยประสานงานและสื่อสารกระบวนการทำงานต่างๆ ทั้งภายในทีมและลูกค้า ให้เกิดความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ รวมถึงสามารถนำคำแนะนำของ Project Advisor ที่ปรึกษาของโครงการที่ยืนประจำการอยู่ตำแหน่งหลังสุด มาปรับใช้ในการบริหารจัดการโครงการให้มีประสิทธิภาพ

บทเรียนที่ 3: พร้อมรับทุกปัญหาและกล้าตัดสินใจ

เมื่อเกมชักเย่อดำเนินไปถึงช่วงกลางการแข่งขัน กลับเกิดเหตุไม่คาดคิดขึ้น เมื่อทีมคู่แข่งฮึดสู้จนเกือบดึงธงไปฝั่งตัวเองสำเร็จ ทำให้ทีมตัวเอกต้องหาทางพลิกสถานการณ์อย่างเร่งด่วนให้สามารถกลับมาได้เปรียบอีกครั้ง ด้วยการตัดสินใจทำนอกแนวทางที่วางไว้ เพื่อสร้างความปั่นป่วนให้คู่แข่ง ซึ่งแม้ว่าตอนแรกมีสมาชิกในทีมบางคนไม่เห็นด้วยและไม่ยอมทำตาม แต่สุดท้ายเมื่อสถานการณ์คับขัน ทั้งทีมจึงตัดสินใจทำตามลองที่จะทำตามแนวทางใหม่จนสามารถชนะไปได้ในที่สุด

เหตุไม่คาดฝันที่เกิดขึ้นกับทีมตัวเอกใน Squid Game สะท้อนสถานการณ์การทำงานจริงของ PMO ออกมาได้เป็นอย่างดี เพราะบทบาทหลักของ PMO คือการตั้งรับและพร้อมแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ ถึงแม้ว่าทีมงานจะมีการเตรียมตัวมาอย่างดี ทั้งการวางกลยุทธ์ แนวทาง การจัดสรรทีมงานให้เหมาะสมกับหน้าที่ความรับผิดชอบแล้วก็ตาม สถานการณ์เหนือความคาดหมายสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ  PMO จึงต้องเตรียมพร้อมรับมือกับปัญหาอยู่ตลอดเวลา ต้องคิดว่าถ้าเจอโจทย์และความท้าทายใหม่อย่างไม่คาดคิดจะหาทางแก้ปัญหาอย่างไร ด้วย Growth Mindset และกล้าตัดสินใจลองที่จะใช้แนวทางใหม่ที่มีการนำเสนอ แม้จะแก้ปัญหานั้นได้หรือไม่  PMO ก็ยังคงมีบทบาทสำคัญในการคิดและแก้ไขปัญหาให้เร็วรวมถึงลดผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับโครงการให้ได้มากที่สุดซึ่ง

อย่างไรก็ตาม การบริหารโครงการให้ราบรื่นและประสบความสำเร็จในท้ายที่สุดจะเกิดขึ้นไม่ได้หากปราศจากทีมงานที่มีความเหมาะสม และความมุ่งมั่น โดยทีม Strategic Project Management Office นับว่ามีบทบาทสำคัญทั้งในแง่การดูแลภาพรวมการดำเนินงานของทั้งโครงการ ที่ต้องเข้าใจความคาดหวังของลูกค้า   กำหนดกลยุทธ์และแนวทางการบริหารจัดการโครงการเหมาะสม  จัดสรรคนให้เหมาะกับงาน แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน ใช้ความรู้ความเชี่ยวชาญในการวางแผนและการสื่อสาร ห้รวมถึงการจัดการคปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ  และที่มากไปกว่านั้นคือต้องบริหารจัดการทีมได้ สร้างความให้เกิดความเชื่อมั่น การทำงานเป็นทีมเวิร์กตลอดระยะเวลาที่ลงสนามจริงในโครงการ