เป็นคุณจะทำอย่างไร หากต้องไปรับช่วงต่อโปรเจกต์ปรับปรุง Loan Management System ขนาดใหญ่ซึ่งดีเลย์มาพักใหญ่ มีหลายทีมทำงานร่วมกัน จำนวนรวมกว่า 50 คน แต่มีความเข้าใจในโปรเจกต์ไม่ตรงกันเท่าไหร่นัก
สำหรับ “จั๊ด–กิติพัฒน์” และ “ไปป์–จิรายุส” จากทีม Strategic PMO ของ Bluebik พวกเขาไม่หวั่นกันซักนิด แถมรับจบช่วยแก้ปัญหาทุกอย่างที่ทำให้โปรเจกต์ติดขัด ตั้งแต่สะสาง Requirement ใหม่ทั้งหมด วางระบบติดตามความคืบหน้างานให้มีมาตรฐาน ไปจนถึงช่วยเป็นตัวกลางช่วยให้แต่ละทีมคุยกันมากขึ้น จนโปรเจกต์สามารถเดินหน้าต่อไปได้อย่างราบรื่น
ทั้งคู่ทำได้อย่างไร วันนี้ Bluebik จะเล่าให้ฟังในซีรีส์คอนเทนต์ Cache of the Day
Cache 1 – Problem
“กำลังพัฒนา Loan Management System ตัวใหม่ แต่เจอสิ่งกีดขวาง ไปต่อไม่ได้ Requirement ใช้งานไม่ได้จริง ต้องการ PMO มาช่วย แต่ไม่ใช่แค่ PMO ทั่วไป ต้องเป็น PMO ที่เข้าใจเรื่องการกู้ยืมด้วย”
นี่คือโจทย์ที่ลูกค้า ซึ่งเป็นผู้ให้บริการสินเชื่อส่วนบุคคลขนาดใหญ่ มีหน้าร้านกว่า 6,000 สาขาทั่วประเทศไทย โยนมาให้ Bluebik
นับเป็นเรื่องพอเหมาะพอเจาะมาก เพราะทั้งจั๊ดและไปป์เคยมีประสบการณ์ทำงานด้านนี้มาก่อน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมยานยนต์ จึงพร้อมกระโดดเข้าไปช่วยเหลือแบบสบายๆ
“ลูกค้ามีระบบเดิมซึ่งพัฒนากันเองแบบ In-house แต่ใช้มา 10 กว่าปีแล้ว ตามเทคโนโลยีใหม่ๆ ไม่ทัน เขาก็เลยต้องการพัฒนาระบบใหม่ที่ดียิ่งขึ้น ตอนแรกเขาเริ่มต้นทำงานร่วมกับ Vendor เจ้าอื่นๆ ตั้งแต่เก็บ Requirement จนถึงขั้น Development แล้ว แต่สุดท้าย Requirement ใช้งานไม่ได้จริง เพราะมันไม่ละเอียดพอและไม่ตอบโจทย์สิ่งที่ลูกค้าต้องการจริงๆ เขามองหาคนที่จะช่วยเก็บ Requirement ใหม่ Bluebik ก็เลยเข้าไปทำ” จั๊ดย้อนความ
นอกจากโจทย์หลักของลูกค้าแล้ว เมื่อเข้าไปรับช่วงโปรเจกต์ ทีม PMO ของ Bluebik ยังไปค้นพบโจทย์รองที่สำคัญไม่แพ้กัน นั่นคือช่องว่างในการสื่อสาร “เราเข้าไปเจอ Communication Gap ซึ่งส่วนหนึ่งเกิดจากการที่ Vendor บางรายไม่มีการติดตาม Issue หรือ Status โปรเจกต์เลย เราก็ต้องเข้าไปช่วยริเริ่มเอกสารนี้ให้” ไปป์เล่า
อีกประเด็นที่น่าเป็นห่วงคือความไม่ไว้วางใจกันระหว่างทีม เรื่องนี้จั๊ดเล่าว่า “โปรเจกต์เริ่มมาหลายปีแล้ว แต่ Vendor เดิมไม่ทำผลงานให้ลูกค้าเห็นเท่าไหร่นัก ลูกค้าก็เลยเริ่มรู้สึกหวั่นใจ พอเราเข้าไปก็ต้องรีบสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าก่อน ให้ลูกค้าเห็นว่าเราเป็นพาร์ตเนอร์ที่ไม่ได้แค่มาช่วยเก็บ Requirement แต่จะช่วยให้โปรเจกต์เขาสำเร็จจริงๆ”
Cache 2 – Solution & Implementation
เมื่อระบุปัญหาทั้งหมดครบแล้ว ทีม PMO ก็เริ่มลุยงานกันทันที
เชื่อไหมว่า ด้วยกำลังคนเพียงไม่กี่คน ทีม PMO สามารถสัมภาษณ์ผู้ใช้งานราว 20 คน และจัดทำเอกสาร Requirement จำนวน 500 หน้าได้สำเร็จภายใน 4 เดือนเท่านั้น
แน่นอนว่าทีมไม่ได้สักแต่ว่าเก็บให้เสร็จ เพราะ Requirement นี้ใช้งานได้จริง มีรายละเอียดครบถ้วน ครอบคลุมสินเชื่อทุกประเภทที่ลูกค้ามี โดยยังคำนึงไม่ให้ Requirement กระทบ Operation ของพนักงานหน้าสาขา และที่สำคัญ ยังตอบโจทย์โหดหินที่ลูกค้ามอบหมายมาด้วย นั่นคือ ต้องออกแบบระบบให้สามารถปรับเปลี่ยน (Configure) ได้อย่างง่ายดายอีกด้วย
“Pain Point หนึ่งของลูกค้าคือ เวลาเขาอยากจะปรับเปลี่ยนอะไรนิดๆ หน่อยๆ เช่น เปลี่ยนการคิดค่าธรรมเนียมบางอย่าง หรืออยากจะเพิ่มช่องให้กรอกข้อมูล 1 ช่อง เขาต้องจัดทำ Change Request และรอ Developer เขียนโค้ดให้ใหม่ รอ Tester ทดสอบการใช้งาน ขั้นตอนทั้งหมดนี้ค่อนข้างใช้เวลา พอจะทำระบบใหม่ เขาก็เลยอยากให้มี Configuration มากที่สุด ซึ่งเราก็เข้าไปช่วยออกแบบว่า จุดไหนทำได้ จุดไหนทำไม่ได้ ต้องหาสมดุลระหว่างความเป็นไปได้ทาง Technical และความต้องการของลูกค้า” จั๊ดอธิบาย
เมื่อจัดทำ Requirement เสร็จแล้วและส่งไม้ต่อให้ทีม Developer เรียบร้อย ทีม PMO ก็ช่วยผลักดันให้โปรเจกต์คืบหน้า โดยเข้าไปช่วยเป็นกาวประสานระหว่าง Vendor ทุกรายในโปรเจกต์ ไม่ว่าจะช่วยวางระบบเอกสารสำหรับติดตาม Status และ Issue ต่างๆ หรือช่วยเป็นสะพานให้แต่ละทีมสื่อสารกันมากขึ้น โดยกระตุ้นให้ทุกคนพูดคุยกันบ่อยๆ ซึ่งต้องบอกว่างานนี้ท้าทายใช่ย่อย เพราะทีมงานทั้งหมดพูดกัน 4 ภาษา (ไทย อังกฤษ จีน และรัสเซีย) ทำงานกัน 5 ไทม์โซน (ไทย ไต้หวัน ลิทัวเนีย โปแลนด์ และรัสเซีย) เลยทีเดียว
“ถ้าเขานินทาเป็นภาษาจีนหรือรัสเซียก็ไม่มีใครรู้เลย” ไปป์เล่าติดตลก
แต่ถึงอย่างนั้นทีมก็สามารถลดช่องว่างของภาษาและไทม์โซนได้ รวมถึงมีโอกาสต้อนรับขับสู้เมื่อทีมงานต่างชาติเดินทางมาที่ประเทศไทยอีกด้วย โดยเคล็ดลับความสำเร็จอยู่ที่ “การวางตัวให้เหมาะสม”
“เราเข้าไปช่วยติดตามงานก็จริง แต่เราไม่เข้าไปจับผิด เราวางตัวว่าเป็นทีมเดียวกับเขา เราอยากให้เขาทำงานเสร็จแล้วทุกฝ่ายก็แฮปปี้ โปรเจกต์สำเร็จด้วยดี” จั๊ดแชร์
Cache 3 – Success
แม้ตอนนี้โปรเจกต์จะยังไม่เสร็จสิ้นดี เพราะยังอยู่ในขั้นตอนพัฒนาระบบโดย Developer แต่ก็สามารถพูดได้เต็มปากว่า ทีม PMO ของ Bluebik เข้าไปช่วยกำจัดสิ่งกีดขวาง ทำให้โปรเจกต์ที่ดีเลย์มานานสามารถเดินหน้าต่อได้ และเมื่อระบบ Loan Management System นี้พัฒนาแล้วเสร็จ ก็จะช่วยให้พนักงานหน้าสาขากว่า 6,000 สาขาทั่วประเทศไทยสามารถทำงานได้อย่างง่ายดายและสะดวกสบายมากขึ้น และที่สำคัญ เมื่อลูกค้าสามารถ Configure ระบบใหม่ได้ด้วยตัวเอง ก็จะช่วยลดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอีกด้วย
“ในอนาคตลูกค้าจะพึ่งพาตัวเองได้ หากต้องการทำฟังก์ชันใหม่ หรือออกผลิตภัณฑ์ใหม่ ลูกค้าก็จะสามารถทำได้ด้วยตัวเองแบบ End-to-End” ไปป์อธิบาย
“ไม่ต้องทำ Change Request ไม่ต้องรอ Backlog เพราะมี Resource ที่จำกัดอีกต่อไป Time To Market ก็จะหายไปเลย” จั๊ดเสริม
Cache 4 – Level Up
ทำงานยากๆ กันมา 1 ปีเต็ม จะไม่ให้เลเวลอัปเลยก็คงเป็นไปไม่ได้
สำหรับไปป์ การทำงานร่วมกับทีมงานหลากหลายเชื้อชาติช่วยให้เขาพัฒนาทักษะการสื่อสารและการบริหารจัดการมากขึ้น “เราได้เรียนรู้ว่าจะต้องสื่อสารกันอย่างไร ต้อง Align ความคาดหวังกันอย่างไร ต้องคอนเฟิร์ม Requirement กันอย่างไร”
สำหรับจั๊ด โปรเจกต์นี้ช่วยเปิดมุมมองด้านการออกแบบระบบให้กว้างขึ้น “ขอบเขต Configuration ที่ลูกค้าอยากได้นั้นกว้างมาก เราก็พยายามทำให้เขาได้มากที่สุด ก็เลยได้เปิดมุมมองและเก็บความรู้ในอุตสาหกรรมนี้มากขึ้นด้วย”
เราอดถามไม่ได้ว่า แก้โจทย์ยากๆ จนอัปสกิลแบบนี้ได้ รู้สึกภูมิใจกันบ้างไหม
คราวนี้จั๊ดตอบก่อน “เราภูมิใจที่โปรเจกต์ใหญ่ขนาดนี้ แต่ทีมงานเราแค่ไม่กี่คนสามารถเก็บ Requirement ได้ตั้งแต่ต้นจนจบในระยะเวลาแค่ 4 เดือน และไม่ใช่ว่าเราแค่ถอดจากของเดิมมา แต่เรารื้อใหม่ ทำให้ดีขึ้น ตรงตามความต้องการของลูกค้า นี่คือความภาคภูมิใจของเรา”
ด้านไปป์บอกว่า “ของเราก็คล้ายกัน แต่อยากเสริมเรื่องการเพิ่มคุณค่าให้กับลูกค้า เช่น การที่เราเข้าไปช่วยติดตาม Status ของ Vendor แม้มันจะไม่ใช่สโคปงานของเราโดยตรง แต่เรามีส่วนช่วยให้ขั้นตอนการ Development มันดีขึ้น ซึ่งก็จะช่วยร่นระยะเวลาของโปรเจกต์ได้มากขึ้น เรารู้สึกภูมิใจที่มีส่วนช่วยตรงนี้”
อ่านมาถึงตรงนี้ ใครอยากจะมาอัปเลเวลและอัปความภาคภูมิใจร่วมกับทีม Strategic PMO ของ Bluebik สามารถเข้าไปดูตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครอยู่ตอนนี้ได้ที่ https://bluebik.com/job/ เรารอคุณอยู่นะ!
