ในสภาวะวิกฤตที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อการดำเนินธุรกิจ ทั้งส่งผลทำให้บริษัทไม่สามารถจะดำเนินธุรกิจในรูปแบบปกติได้ หรือส่งผลทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก ธุรกิจอาจรับมือด้วย Business Continuity Planning (BCP) หรือการจัดทำแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ซึ่งเริ่มจากการกำหนดแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจฉบับเร่งรัด ด้วยการดำเนินการทั้งหมด 4 ขั้นตอน 

BCP คืออะไร 

Business Continuity Planning หรือ BCP คือ แผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ประกอบด้วยการดำเนินการ 4 ขั้นตอน หรือที่เรียกง่าย ๆ ว่า IDEA ได้แก่  

• I – Identify Key Business Function 

• D – Determine Risks & Business Impacts 

• E – Establish Practical Countermeasures 

• A – Assure the Efficiecy of BCP 

4 ขั้นตอนการทำ IDEA หรือ Business Continuity Planning (BCP) 

ขั้นตอนแรก I – Identify Key Business Function 

การกำหนดหน้าที่งาน หรือกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ โดยระบุหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจใดที่อาจหยุดชะงัก อันเนื่องมาจากสภาวะวิกฤต หรือสถานการณ์การระบาดของโรค และจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมทั้งผลการดำเนินงานของบริษัท และในเมื่อไม่สามารถดำเนินการป้องกันในทุก ๆ ส่วนขององค์กรได้อย่าง 100% ฉะนั้นจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญกระบวนการทางธุรกิจที่ต้องเฝ้าระวัง และหาทางรับมือกับกระบวนการที่มีความสำคัญเป็นลำดับต้น ๆ ก่อน 

เมื่อองค์กรกำหนดหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญได้ ก็จะสามารถพิจารณาจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นได้ อาทิ บุคลากร เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่าง ๆ ข้อมูลที่จำเป็น ระบบงานที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ผู้ให้บริการภายนอกที่จำเป็น ฯลฯ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด 

ที่สำคัญต้องหาจุด Trigger ที่เหมาะสมในการเริ่มใช้แผน BCP เพราะหากเริ่มเร็วเกินไป ต้นทุนการทำงานจะสูงขึ้นเกินจำเป็น แต่ถ้าช้าไปก็อาจจะปรับตัวไม่ทันจนเกิดความเสียหายได้ ในกรณีการแพร่ระบาดของโรค อาจยึดประกาศจากรัฐบาลหรือจำนวนผู้ป่วยเป็นตัววัดสถานการณ์ว่า ควรเริ่มใช้แผน BCP เมื่อใด

ขั้นตอนที่สอง D – Determine Risks & Business Impacts 

การวิเคราะห์ความเสี่ยงและประเมินผลกระทบทางธุรกิจ ที่เห็นได้ชัดในสภาะวิกฤตการระบาดของโรค คือ ความเสี่ยงที่เกี่ยวกับมนุษย์ โดยเฉพาะบุคลากรที่รับผลกระทบโดยตรงจากวิกฤตินี้ เนื่องจากบุคลากรกลายเป็นหนึ่งในปัจจัย ที่หลายภาคส่วนวิเคราะห์และประเมินให้มีความเสี่ยงสูง หากการระบาดของโรคส่งผลให้เกิดการขาดแคลนบุคลากร หรือบุคลากรที่สำคัญไม่สามารถมาปฏิบัติงานในกระบวนการธุรกิจสำคัญที่ระบุไว้ตามปกติ ส่งผลให้การดำเนินงานหยุดชะงัก และเกิดความไม่ต่อเนื่อง 

โดยอาจนำมาซึ่งการกระทบต่อชื่อเสียง ความน่าเชื่อถือขององค์กร รวมถึงสูญเสียโอกาสและรายได้ และที่จะขาดไม่ได้ คือ กำหนดระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นคืนสภาพเป็นปกติภายในระยะเวลาที่กำหนดด้วย (Recovery Time Objective – RTO) 

ขั้นตอนที่สาม E – Establish Practical Countermeasures 

จัดทำมาตรการและแนวทางการรับมือภัยคุกคามที่สามารถปฏิบัติได้จริง ขั้นตอนนี้ต้องประสานความร่วมมือทั้งหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกองค์กรที่เกี่ยวข้อง เพื่อกำหนดมาตรการหรือวิธีสำรองในการดำเนินธุรกิจ โดยต้องคำนึงถึงการนำไปใช้ได้จริง และมีความเหมาะสมกับธุรกิจ 

จากตัวอย่างข้างต้นเกี่ยวกับความเสี่ยงและผลกระทบด้านบุคลากร ด้วยมาตรการการรับมือที่เริ่มมีการนำไปใช้อย่างแพร่หลาย ด้วยการให้บุคลากรซึ่งมีปัจจัยหลายประการที่องค์กรควรคำนึง เช่น การปฏิบัติงานที่บุคลากรนั้น ๆ ว่าสามารถทำงานจากที่บ้านได้จริงหรือไม่ เครื่องมือหรือเทคโนโลยีขององค์กรสามารถรองรับได้ ข้อมูลที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่พร้อมต่อบุคลากรหรือไม่  

ฉะนั้น ก่อนที่องค์กรจะเริ่มมาตรการ Work from Home องค์กรควรทำการประเมินความพร้อมของปัจจัยต่าง ๆ ที่จะสนับสนุนการทำงานอย่างเพียงพอซึ่ง “ในวิกฤตโรคระบาดนี้ทำให้หลาย ๆ องค์กรไทยต้องปรับตัวสู่ Digital Transformation” ไปโดยปริยาย 

นอกจากนี้ การสื่อสารมาตรการและแนวทางการรับมือไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและบุคลากรอย่างทั่วถึง เป็นอีกหนึ่งหัวใจหลักของขั้นตอนนี้ เพราะหากไม่ได้รับการสื่อสารที่เหมาะสมและทั่วถึงเกี่ยวกับมาตรการที่วางไว้ อาจก่อให้เกิดความวุ่นวายหรือคลื่นใต้น้ำที่เกิดจากความเข้าใจผิดว่า องค์กรไม่ได้เห็นค่าหรือความสำคัญของชีวิต และความปลอดภัยของพนักงาน ทำให้พนักงานอาจหมดศรัทธาในองค์กร จนเกิดผลเสียในระยะยาวต่อองค์กร 

ในทางกลับกัน หากองค์กรสามารถสื่อสารมาตรการรับมือสถานการณ์ได้อย่างเหมาะสม ชัดเจน และทันกาล จะทำให้องค์กรสามารถก้าวข้ามวิกฤตไปได้ เนื่องจากพนักงานรู้สึกสบายใจและให้ความร่วมมือในการปฏิบัติตามในทุกขั้นตอน ที่ระบุไว้ในแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ 

ขั้นตอนที่สี่ A – Assure the Efficiecy of BCP 

ทดสอบและปรับปรุงแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ แม้องค์กรจะดำเนินการระบุกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ วิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงและผลกระทบ รวมถึงกำหนดมาตรการรับมือดีอย่างไร เพราะหากเมื่อสถานการณ์เปลี่ยน ไม่มีอะไรยืนยันได้ว่าสิ่งที่ทำมาอย่างดีแล้วนั้น จะสามารถใช้ได้บนสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป  

ดังนั้น การหมั่นทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้ทุกคนมีความมั่นใจว่า แผนที่ได้มีการจัดทำนั้นจะมีประสิทธิภาพและใช้ได้จริง หากเกิดเหตุการณ์วิกฤตขึ้น ไม่ใช่สุดท้ายแผนที่จัดทำจะเป็นเพียงเศษกระดาษที่มีไว้ให้พนักงานและผู้บริหารซับน้ำตา เพราะไม่สามารถนำพาองค์กรให้พ้นวิกฤตได้ 

ทุกกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ ควรได้รับการทดสอบและวัดผลในประสิทธิภาพของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยการทดสอบนั้นควรจำลองสถานการณ์ เพื่อทดสอบระดับความพร้อมของทีมในช่วงวิกฤต หรือเรียกได้ว่าควรมีการซ้อมเสมือนจริง ไม่ใช่เพียงแค่ซ้อมแบบแห้ง ๆ เท่านั้น และการที่องค์กรจะก้าวผ่านวิกฤติไปได้นั้น ไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่าองค์กรจะเล็กหรือใหญ่ แต่ขึ้นอยู่กับความพร้อมและสติในการรับมือกับสถานการณ์ 

สำหรับธุรกิจที่ต้องการวางกลยุทธ์ Business Continuity Planning หรือแผนบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ เพื่อเพิ่มศักยภาพทางธุรกิจให้องค์กร บลูบิค (Bluebik) ในฐานะที่ปรึกษาชั้นนำผู้ให้บริการดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันครบวงจร มีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน Management Consulting ที่สามารถให้บริการโซลูชันครบวงจร และการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง ตั้งแต่ระดับกลยุทธ์ไปจนถึงการนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับองค์กร ผู้สนใจสามารถติดต่อสอบถามหรือปรึกษาได้ที่ [email protected] หรือโทรศัพท์ 02-636-7011