เมื่อพูดถึงงาน PMO หรือ Project Management Office ซึ่งเป็นหน่วยงานบริหารจัดการโครงการต่าง ๆ กับ Squid Game ซีรีส์แนว Survival ชื่อดังทาง Netflix ที่กลายเป็นไวรัลทั่วโลก ดูเป็นสองสิ่งที่ไม่น่าจะเกี่ยวข้องกันได้ 

สำหรับเนื้อเรื่องย่อของ Squid Game คือการนำกลุ่มคน 456 คนที่มีหนี้สินมหาศาลมาเล่นเกมสมัยเด็กทั้งหมด 6 เกม เพื่อเอาชีวิตรอดและกลายเป็นผู้ชนะคว้าเงินรางวัลจำนวนมากถึง 45.6 ล้านวอน หรือราว 1,300 ล้านบาทกลับบ้านไป ซึ่งในหลายตอนของเรื่องสามารถสอดแทรกบทเรียนที่สามารถนำไปปรับใช้ กับการบริหารจัดการโครงการได้อย่างน่าสนใจ 

หนึ่งในตอนที่สะท้อนบทบาทและการทำงานของ PMO ออกมาได้ดีที่สุด คือ เกมแข่งชักเย่อ หรือ “Stick to the Team” ที่แบ่งกลุ่มคนออกเป็น 2 ทีม โดยกติกาการแข่งขันยังคงเป็นแบบเดียวกับที่เราคุ้นเคยกันดี คือ ทีมที่ดึงเชือกไปที่ฝั่งตัวเองได้ก่อนจะเป็นฝ่ายชนะไป แต่ด้วยความเป็น Squid Game ทีมชนะไม่ใช่แค่ผ่านเข้ารอบต่อไป แต่ยังได้ต่อลมหายใจตัวเองและเอาชีวิตรอดไปได้อีกครั้งก่อนจบเกม 

เมื่อมีชีวิตเป็นเดิมพัน จึงไม่แปลกที่ทุกคนอยากอยู่ในทีมที่แข็งแกร่งที่สุด และอยากได้ผู้ชายแรงเยอะมาร่วมทีม เพราะเชื่อว่าพละกำลังคือตัวตัดสินชัยชนะ แต่สุดท้ายแล้วผลลัพธ์ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป 

PMO คืออะไร 

Project Management Office หรือ PMO คือ หน่วยงานเฉพาะกิจที่ถูกจัดตั้งขึ้น เพื่อบริหารจัดการโปรเจ็กต์หรือโครงการต่าง ๆ ในองค์กรให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางแผนไว้ ถือเป็นทางเลือกหนึ่งที่หลายองค์กรใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการทำ Transformation 

3 บทเรียน PMO บริหารโปรเจ็กต์ให้ชนะแบบ Squid Game 

บทเรียนที่ 1 ประสบการณ์สร้างกลยุทธ์ 

แน่นอนว่า ไม่ใช่ทุกทีมจะเต็มไปด้วยผู้ชายแข็งแกร่งแรงเยอะ เพราะกลุ่มคนที่เข้ามาร่วม Squid Game มีหลากหลาย ทั้งผู้ชาย ผู้หญิง และคนสูงวัย ดังนั้นสิ่งที่เกิดขึ้นหลังการตั้งทีม คือ มีทั้งทีมที่ได้เปรียบอย่างเห็นได้ชัด และทีมที่ดูด้อยกว่าทีมอื่น ๆ เพราะไม่มีใครอยากให้เข้าร่วมทีมด้วย 

คำถามคือ ทีมไหนผู้ชายเยอะกว่าจะคว้าชัยชนะใช่หรือไม่ คำตอบคือไม่ใช่เสมอไป เห็นได้จากทีมของตัวเอกที่พลิกความคาดหมาย เอาชนะทีมที่มีผู้ชายเยอะกว่าไปได้อย่างไม่น่าเชื่อ ทั้ง ๆ ที่ในทีมมีทั้งคนสูงวัยและผู้หญิง แต่อีกทีมเป็นทีมชายล้วน ขณะที่ทั้งทีมกำลังตื่นตระหนกและขาดความมั่นใจตอนเดินเข้าไป ณ จุดแข่งขัน คุณลุงในทีมผู้มากประสบการณ์ในการเล่นและแข่งขันชักเย่อก็บอกกับลูกทีมว่าอย่ากังวลไป ให้ทำตามแผนและทริคในการเอาชนะ สมาชิกในทีมหลายคนก็ยังไม่เชื่อมั่นในกลยุทธ์ของคุณลุง  

แต่ในที่สุดทีมตัดสินใจที่จะลองลงมือทำ เพราะไม่มีอะไรจะเสีย ด้วยประสบการณ์และกลยุทธ์ของการเล่น เช่น ยืนตั้งรับใน 10 วินาทีแรกนั้น ช่วยให้ทีมของตัวเอกได้เปรียบในช่วงแรกของการแข่งขันอย่างที่ไม่มีใครคาดคิด 

เมื่อเปรียบกับบทบาทของ PMO ที่ต้องนำ “ประสบการณ์” จริงที่ได้จากการลงสนามการบริหารจัดการโครงการต่าง ๆ ที่มีขนาดโครงการ ความซับซ้อน ข้อจำกัดด้านทรัพยากร (Resource) ที่แตกต่างและหลากหลาย ผนวกกับการนำหลักการในการบริหารจัดการโครงการชั้นนำ (Best Practices) มาปรับใช้และวางเป็น “กลุยทธ์” สำหรับการบริหารจัดการโครงการที่ดีและเหมาะสมสำหรับโครงการนั้น ๆ ย่อมทำให้เราสามารถลดความเสี่ยง และเพิ่มโอกาสที่จะสามารถขับเคลื่อนโครงการให้เป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ 

บทเรียนที่ 2 Project Organization ดี มีแต่ได้เปรียบ 

อีกสิ่งสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จของทีม คือ บทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีม โดยใน Squid Game จะเห็นได้ว่า หลายทีมไม่ได้พูดคุยกันว่าใครควรยืนตรงไหน แต่พอไปถึงจุดแข่งขันต่างคนต่างเข้าไปยืนตามใจชอบ 

ขณะที่ทีมตัวเอกเมื่อมีการอธิบายกลยุทธ์ที่จะใช้ในการแข่งขัน ก็มีการกำหนดตำแหน่งหน้าที่และวิธีการเล่นที่ชัดเจนว่า ใครควรยืนข้างหน้าสุด ใครยืนอยู่ตรงกลาง และใครควรยืนปิดท้าย ไปจนถึงการสอนคนในทีมว่าควรยืน วางเท้า แบบไหน หรือจับเชือกแบบไหน เพื่อให้ออกแรงดึงเชือกให้ได้มากที่สุด ซึ่งผลของการจัดวางตำแหน่งที่เหมาะสมและอธิบายเทคนิควิธีการเล่นของแต่ละคน ช่วยให้ทีมตัวเอกสามารถรับมือทีมคู่แข่งได้อย่างไม่น่าเชื่อ 

หากเทียบกับงาน PMO แล้ว การกำหนดโครงสร้างคณะทำงาน (Project Organization Structure) ที่เหมาะสม และอธิบายบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบ (Role and Responsibility) ให้คณะทำงานแต่ละคนมีความเข้าใจก่อนจะลงสนามไปทำโครงการจริง คนที่ยืนหน้าสุดเป็นตำแหน่งที่สำคัญมากเปรียบได้กับ Project Manager ที่ต้องเป็นผู้นำ ตัดสินใจ 

ที่สำคัญคือ การสร้างความเชื่อมั่นและกำลังใจให้ทีมงานทำตามแนวทางที่วางไว้ ซึ่งมีผลกับการแข่งขันมาก โดยมีทีมงานที่ยืนอยู่ตรงกลางเปรียบได้กับ Project Management Office ที่เข้าไปช่วยประสานงานและสื่อสารกระบวนการทำงานต่าง ๆ ทั้งภายในทีมและลูกค้า ให้เกิดความคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ รวมถึงสามารถนำคำแนะนำของ Project Advisor ที่ปรึกษาของโครงการที่ยืนประจำการอยู่ตำแหน่งหลังสุด มาปรับใช้ในการบริหารจัดการโครงการให้มีประสิทธิภาพ 

บทเรียนที่ 3 พร้อมรับทุกปัญหาและกล้าตัดสินใจ 

เมื่อเกมชักเย่อดำเนินไปถึงช่วงกลางการแข่งขัน กลับเกิดเหตุไม่คาดคิดขึ้น เมื่อทีมคู่แข่งฮึดสู้จนเกือบดึงธงไปฝั่งตัวเองสำเร็จ ทำให้ทีมตัวเอกต้องหาทางพลิกสถานการณ์อย่างเร่งด่วน ให้สามารถกลับมาได้เปรียบอีกครั้ง ด้วยการตัดสินใจทำนอกแนวทางที่วางไว้ เพื่อสร้างความปั่นป่วนให้คู่แข่ง ซึ่งแม้ว่าตอนแรกมีสมาชิกในทีมบางคนไม่เห็นด้วยและไม่ยอมทำตาม แต่สุดท้ายเมื่อสถานการณ์คับขัน ทั้งทีมจึงตัดสินใจลองที่จะทำตามแนวทางใหม่จนสามารถชนะไปได้ในที่สุด 

เหตุไม่คาดฝันที่เกิดขึ้นกับทีมตัวเอกใน Squid Game สะท้อนสถานการณ์การทำงานจริงของ PMO ออกมาได้เป็นอย่างดี เพราะบทบาทหลักของ PMO คือ การตั้งรับและพร้อมแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ ถึงแม้ว่าทีมงานจะมีการเตรียมตัวมาอย่างดี ทั้งการวางกลยุทธ์ แนวทาง การจัดสรรทีมงานให้เหมาะสมกับหน้าที่ความรับผิดชอบแล้วก็ตามแต่สถานการณ์เหนือความคาดหมายสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ  

PMO จึงต้องเตรียมพร้อมรับมือกับปัญหาอยู่ตลอดเวลา ต้องคิดว่าถ้าเจอโจทย์และความท้าทายใหม่อย่างไม่คาดคิดจะหาทางแก้ปัญหาอย่างไร ด้วย Growth Mindset และกล้าตัดสินใจลองที่จะใช้แนวทางใหม่ที่มีการนำเสนอ แม้จะแก้ปัญหานั้นได้หรือไม่ PMO ก็ยังคงมีบทบาทสำคัญในการคิดและแก้ไขปัญหาให้เร็ว รวมถึงลดผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับโครงการให้ได้มากที่สุด 

อย่างไรก็ตาม การบริหารโครงการให้ราบรื่นและประสบความสำเร็จในท้ายที่สุด จะเกิดขึ้นไม่ได้หากปราศจากทีมงานที่มีความเหมาะสม และความมุ่งมั่น โดยทีม Strategic Project Management Office นับว่ามีบทบาทสำคัญทั้งในแง่การดูแลภาพรวมการดำเนินงานของทั้งโครงการ  

โดยต้องเข้าใจความคาดหวังของลูกค้า กำหนดกลยุทธ์และแนวทางการบริหารจัดการโครงการเหมาะสม จัดสรรคนให้เหมาะกับงาน แบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน ใช้ความรู้ความเชี่ยวชาญในการวางแผนและการสื่อสาร รวมถึงการจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ และที่มากไปกว่านั้นคือต้องบริหารจัดการทีมได้ สร้างความเชื่อมั่นให้เกิดขึ้น การทำงานเป็นทีมเวิร์กตลอดระยะเวลาที่ลงสนามจริงในโครงการ 

สำหรับธุรกิจที่ต้องการวางกลยุทธ์ด้าน PMO เพื่อเพิ่มศักยภาพการแข่งขันและสร้างการเติบโตให้องค์กร บลูบิค (Bluebik) ในฐานะที่ปรึกษาชั้นนำผู้ให้บริการดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันครบวงจร มีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน Strategic PMO ที่สามารถให้บริการโซลูชันครบวงจร และการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง ตั้งแต่ระดับกลยุทธ์ไปจนถึงการนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับองค์กร ผู้สนใจสามารถติดต่อสอบถามหรือปรึกษาได้ที่ [email protected] หรือโทรศัพท์ 02-636-7011