ในยุคดิจิทัลที่ทุกองค์กรต่างมุ่งสู่การเปลี่ยนแปลง การนำระบบ Microsoft ERP (Enterprise Resource Planning) เข้ามาใช้งานถือเป็นก้าวสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ ของธุรกิจ ตั้งแต่การเงิน การผลิต การจัดซื้อ ไปจนถึงการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ อย่างไรก็ตาม การวาง ระบบ ERP ไม่ใช่เรื่องง่าย หากไม่มีการวางแผนและดำเนินการอย่างเป็นขั้นตอน อาจทำให้โครงการล้มเหลวและสิ้นเปลืองทรัพยากรโดยเปล่าประโยชน์ บทความนี้จะนำเสนอขั้นตอนการวางระบบ Microsoft ERP อย่างละเอียด เพื่อให้ผู้บริหารและทีมงานสามารถนำไปปรับใช้เพื่อให้โครงการสำเร็จตามเป้าหมาย

 

ทำไม Microsoft ERP ถึงเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับธุรกิจยุคใหม่?

Microsoft Dynamics 365 ซึ่งเป็นโซลูชั่น ERP ของ Microsoft ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางด้วยคุณสมบัติที่โดดเด่นหลายประการ:

• บูรณาการครบวงจร: เป็นแพลตฟอร์มที่รวมทุกฟังก์ชันการทำงานที่จำเป็นสำหรับธุรกิจเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้ข้อมูลไหลเวียนอย่างราบรื่นระหว่างแผนกต่างๆ
• ความยืดหยุ่นสูง: สามารถปรับแต่งและขยายขีดความสามารถให้สอดคล้องกับความต้องการเฉพาะของแต่ละธุรกิจได้
• การทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มอื่น: ทำงานร่วมกับ Microsoft Office 365 และ Power BI ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลและการทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
• การรองรับการเติบโต: สามารถรองรับการขยายตัวของธุรกิจได้ในอนาคต ทำให้เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว

 

5 ขั้นตอนสำคัญในการวางระบบ Microsoft ERP ให้สำเร็จ

การวางระบบ Microsoft ERP ต้องอาศัยการวางแผนและดำเนินการอย่างเป็นระบบ ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลักๆ ดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: การวางแผนและวิเคราะห์ความต้องการ (Project Planning & Requirement Analysis)

นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุดและเป็นรากฐานของโครงการทั้งหมด หากเริ่มต้นไม่ดี โอกาสที่โครงการจะสำเร็จก็มีน้อยลง ในขั้นตอนนี้ควร:

• ตั้งทีมงานโครงการ: แต่งตั้งทีมงานจากแต่ละแผนกที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มั่นใจว่าทุกฝ่ายมีส่วนร่วมและเข้าใจเป้าหมายของโครงการ
• กำหนดเป้าหมายและขอบเขต: ระบุให้ชัดเจนว่าต้องการให้ระบบ ERP แก้ไขปัญหาอะไรบ้าง และมีฟังก์ชันใดที่จำเป็น
• วิเคราะห์กระบวนการทำงาน (As-Is & To-Be): ศึกษาและทำความเข้าใจกระบวนการทำงานในปัจจุบัน (As-Is) และออกแบบกระบวนการทำงานใหม่ที่ต้องการ (To-Be) เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพ
• จัดทำเอกสารความต้องการ (Requirement Specification): สรุปความต้องการของทุกแผนกเป็นเอกสารที่ชัดเจนและเป็นทางการ

ขั้นตอนที่ 2: การออกแบบและการปรับแต่งระบบ (System Design & Customization)

หลังจากได้ข้อมูลความต้องการที่ชัดเจนแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการนำข้อมูลเหล่านั้นมาออกแบบระบบให้เป็นรูปธรรม ในขั้นตอนนี้จะมีการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดระหว่างทีมงานขององค์กรและที่ปรึกษาจากบริษัทผู้ให้บริการ:

• ออกแบบระบบ (System Design): วางแผนโครงสร้างของระบบ, การไหลของข้อมูล, และการเชื่อมโยงระหว่างโมดูลต่างๆ
• ปรับแต่งระบบ (Customization): ปรับแต่งฟังก์ชันต่างๆ ของ Microsoft ERP ให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานใหม่ที่ออกแบบไว้
• การเชื่อมต่อกับระบบเดิม (Integration): วางแผนการเชื่อมต่อระบบ ERP เข้ากับซอฟต์แวร์หรือฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 3: การพัฒนาและทดสอบระบบ (Development & Testing)

ขั้นตอนนี้คือการแปลงการออกแบบให้เป็นระบบที่ใช้งานได้จริง และต้องมีการทดสอบอย่างเข้มข้นเพื่อให้มั่นใจว่าระบบทำงานได้อย่างถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาด:

• การพัฒนา (Development): สร้างและเขียนโปรแกรมส่วนที่ต้องปรับแต่งเพิ่มเติมตามที่ออกแบบไว้
• การทดสอบหน่วย (Unit Testing): ทดสอบฟังก์ชันแต่ละส่วนของระบบว่าทำงานถูกต้องตามที่คาดหวังหรือไม่
• การทดสอบการรวมระบบ (Integration Testing): ทดสอบการทำงานร่วมกันระหว่างโมดูลต่างๆ และการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก
• การทดสอบโดยผู้ใช้งาน (User Acceptance Testing – UAT): ให้ผู้ใช้งานจริงได้ทดลองใช้ระบบ เพื่อตรวจสอบว่าระบบตรงตามความต้องการและพร้อมใช้งานจริงหรือไม่

ขั้นตอนที่ 4: การนำระบบไปใช้จริง (Go-Live)

หลังจากผ่านการทดสอบอย่างสมบูรณ์แล้ว ก็ถึงเวลาที่จะนำระบบไปใช้จริง ซึ่งขั้นตอนนี้ต้องมีการวางแผนอย่างรัดกุมเพื่อลดผลกระทบต่อการทำงานประจำวันให้น้อยที่สุด:

• การย้ายข้อมูล (Data Migration): โอนย้ายข้อมูลจากระบบเดิมเข้าสู่ระบบ ERP ใหม่
• การฝึกอบรมผู้ใช้งาน (User Training): จัดการฝึกอบรมให้ผู้ใช้งานทุกคนเข้าใจวิธีการใช้งานระบบใหม่
• การเปลี่ยนผ่านสู่การใช้งานจริง (Cut-over): กำหนดวันที่และเวลาที่จะเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่ทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 5: การดูแลและบำรุงรักษา (Maintenance & Support)

เมื่อระบบเริ่มใช้งานแล้ว งานยังไม่สิ้นสุด เพราะต้องมีการดูแลและบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ระบบทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในระยะยาว:

• การสนับสนุนหลังการขาย (Post-Implementation Support): ให้การสนับสนุนผู้ใช้งานเมื่อมีปัญหาในการใช้งาน
• การอัปเดตระบบ (System Update): อัปเดตระบบให้เป็นเวอร์ชันล่าสุดและแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบ
• การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง (Continuous Improvement): ประเมินผลการใช้งานและปรับปรุงระบบให้ดียิ่งขึ้นในอนาคต

 

สรุป: ก้าวสู่การเป็นองค์กรดิจิทัลด้วย Microsoft ERP

การวางระบบ Microsoft ERP ที่ประสบความสำเร็จไม่ใช่แค่การติดตั้งซอฟต์แวร์ แต่คือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานและวัฒนธรรมองค์กร การทำตามขั้นตอนที่กล่าวมาข้างต้นอย่างเคร่งครัด จะช่วยลดความเสี่ยงและเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้อย่างยั่งยืน

 

Bluebik Group พันธมิตรผู้เชี่ยวชาญด้านดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชัน

หากคุณกำลังวางแผนที่จะนำระบบ Microsoft ERP เข้ามาใช้ในองค์กร แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร หรือกำลังมองหาพันธมิตรที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อนำทางให้โครงการสำเร็จตามเป้าหมาย Bluebik Group คือคำตอบที่ใช่ เราคือบริษัทที่ปรึกษาด้าน Digital Transformation ชั้นนำที่มีความเชี่ยวชาญในการออกแบบระบบ ERP, การจัดการเปลี่ยนแปลงองค์กร (Change Management) และการบูรณาการกระบวนการธุรกิจเข้ากับเทคโนโลยีใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน Bluebik พร้อมเป็นพาร์ตเนอร์ที่ช่วยให้องค์กรของคุณเปลี่ยนผ่านสู่ยุคดิจิทัลได้อย่างมั่นคงและยั่งยืน สนใจดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ https://bluebik.com/th/

 

ติดตามทุกเทรนด์ธุรกิจและนวัตกรรมเทคโนโลยีไปกับเรา

 

Source:

• Microsoft. (n.d.). Dynamics 365 ERP overview.
• TechTarget. (n.d.). ERP implementation: 10 steps for success
• CIO.com. (n.d.). 11 tips for selecting and implementing an ERP system