ในการวางกลยุทธ์ข้อมูลและแนวทางบริหารจัดการ ให้สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น การธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance) ถือเป็นรากฐานสำคัญ อย่างไรก็ตาม องค์กรจำนวนไม่น้อยยังคงเผชิญความท้าทายบางประการ ที่ทำให้การทำ Data Governance ยังไม่ราบรื่นเท่าที่ควร ซึ่งส่งผลให้ยังคงไม่สามารถนำข้อมูลมาสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจได้จริง 

วันนี้ บลูบิค (Bluebik) จึงอยากชวนมาดู 4 เหตุผลสำคัญที่ทำให้ Data Governance ยังไปไม่ถึงฝั่ง พร้อมแนวทางเบื้องต้นในการผลักดันให้การกำกับดูแลข้อมูลภายในองค์กรดำเนินการได้จริง  

4 เหตุผลสำคัญที่ทำให้ Data Governance ไม่สำเร็จ 

1. ขาดการสื่อสารที่ชัดเจนและการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง  

การริเริ่มการทำ Data Governance ควรมีกระบวนการบริหารจัดการความเปลี่ยนแปลง (Change Management) ครอบคลุมทั้งเรื่องกลยุทธ์การสื่อสาร เพื่อสร้างความเข้าใจกับทุกฝ่าย เพราะ Data Governance ไม่ได้เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็วภายในข้ามคืน แต่ต้องใช้ระยะเวลาดำเนินการอย่างต่อเนื่องในระยะยาว และต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่าย ไม่ใช่แค่เฉพาะฝ่ายไอทีเท่านั้น แต่รวมถึงฝ่ายธุรกิจ และทีมข้อมูล หากทุกฝ่ายไม่ได้เข้าใจและมองเห็นภาพเดียวกัน จะเป็นเรื่องยากในการร่วมมือทำงานและการทำงานอย่างสอดคล้องกัน  

การมีกระบวนการเรื่อง Change Management ที่ดี จะช่วยลดแรงต้านจากความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เช่น จากการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการจัดการข้อมูล และที่สำคัญ คือ แนวทางทำงานกับข้อมูลที่อาจต่างไปจากในอดีต อย่างการเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บข้อมูล กระบวนการเข้าถึงและนำข้อมูลไปใช้ เป็นต้น  

2. ขาดเป้าหมายและตัววัดผลที่ชัดเจน  

Data Governance ยากที่จะเกิดผลลัพธ์จริงในองค์กร หากปราศจากเป้าหมายในการดำเนินงานและตัววัดผลที่ชัดเจน โดยการวัดผลอาจแบ่งออกเป็นในหลายแง่มุม ไม่ว่าจะเป็น  

• การวัดผลเรื่องคุณภาพข้อมูล เช่น อัตราความแม่นยำและความถูกต้องของข้อมูล ความเป็นปัจจุบันของข้อมูล  

• การวัดผลเรื่องแนวทางปฏิบัติ เช่น เปอร์เซ็นต์การปฏิบัติตามแนวทางบริหารจัดการข้อมูล จำนวนเหตสุ่มเสี่ยง กรณีการนำข้อมูลไปใช้อย่างไม่เหมาะสม เป็นต้น  

• ผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) เช่น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน หรือการตัดสินใจทางธุรกิจได้มากน้อยแค่ไหน  

3. ขาดแนวทางปฏิบัติที่ยืดหยุ่น ไม่ได้ปรับให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของพนักงานในองค์กรจริง ๆ  

อีกปัจจัยสำคัญที่มีผลสำเร็จต่อการผลักดัน Data Governance คือ แนวทางการกำกับดูแลที่ยืดหยุ่น สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของพนักงาน และครอบคลุมกลุ่มพนักงานทั้งหมดในองค์กร เช่น ภาษาเกี่ยวกับแนวทางการดำเนินงานที่เข้าใจยาก มองไม่เห็นภาพ หรือนิยามต่าง ๆ เกี่ยวกับข้อมูลที่ซับซ้อน ศัพท์เทคนิคเฉพาะ ซึ่งอาจไม่ได้เกี่ยวข้องกับการทำงานของพนักงานบางฝ่าย เป็นต้น  

เมื่อแนวทางปฏิบัติไมได้นำไปใช้จริง จึงเป็นเรื่องยากที่จะทำให้กระบวนการกำกับดูแลข้อมูลมีประสิทธิภาพ และต่อยอดไปสู่การสร้างผลลัพธ์ ดังนั้นกรอบด้าน Data Governance จึงควรมีความยืดหยุ่น สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรและกระบวนการทำงานจริง เพื่อให้สามารถนำไปปรับใช้ได้อย่างครอบคลุม และเมื่อองค์กรเติบโตขึ้น กรอบ Data Governance ต้องปรับให้รองรับทั้งแหล่งข้อมูล ผู้ใช้ข้อมูล และเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่เพิ่มขึ้นด้วยเช่นกัน 

4. ขาดทีมผู้ดูแลรับผิดชอบโดยเฉพาะ 

การทำ Data Governance เป็นกระบวนการที่ใช้เวลา มีความซับซ้อน และต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกฝ่าย ดังนั้นองค์กรควรมีการตั้งทีมงาน เพื่อมาดูแลด้านนี้โดยเฉพาะ ซึ่งก็เปรียบเสมือนผู้จัดการโครงการ ที่จะผลักดันให้การดำเนินงานไปสู่ความสำเร็จนั่นเอง  

โดยเมื่อมีการจัดตั้งทีมงานแล้ว ควรกำหนดความชัดเจนเรื่องบทบาทหน้าที่ ความรับผิดชอบและสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสม ซึ่งกระบวนการนี้อาจใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่ เนื่องจากครอบคลุมขั้นตอนหลายส่วน ทั้งการสร้างและกำหนดบทบาทหน้าที่ด้านการบริหารข้อมูลของบุคลากร การบันทึกสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล และการสร้างความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล ภายในกรอบการบริหารข้อมูล 

4 แนวทางการทำ Data Governance ฉบับรวบรัด 

1. วางกลยุทธ์และกำหนดเป้าหมายในการนำข้อมูลไปใช้งาน  

การขาดเป้าหมายที่ชัดเจนในการนำข้อมูลไปใช้งาน ทำให้ขาดทิศทางในการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล โดยส่งผลตั้งแต่ทำให้องค์กรเก็บรวบรวมข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ซึ่งไม่ช่วยสนับสนุนเป้าหมายของธุรกิจในภาพรวม  

2. กำหนดนโยบาย บทบาท และหน้าที่ความรับผิดชอบ  

การวางแนวทางด้าน Data Governance มีเป้าหมายเพื่อกำหนดสิทธิ หน้าที่ และบทบาทความรับผิดชอบของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกับข้อมูลภายในองค์กรให้ชัดเจน โดยสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามประเภทธุรกิจ เนื่องจากแต่ละองค์กรมีแหล่งที่มาของข้อมูลไม่เหมือนกัน รวมถึงประเภทของข้อมูลที่จัดเก็บ และหน่วยงานที่รับผิดชอบด้านข้อมูลก็มีความแตกต่างกัน สำหรับการแนวทางด้าน Data Governance สามารถแบ่งออกเป็น 3 ส่วนหลัก ได้แก่ 

• นโยบายการดูแลข้อมูล (Data Policy) 

• กลุ่มบุคคลที่รับผิดชอบดูแลจัดการข้อมูล (Data Governance Team) 

• กระบวนการจัดการข้อมูล (Process) 

3. สร้างแพลตฟอร์มรวมศูนย์ข้อมูล  

เพื่อให้มี ‘Single Source of Truth’ ที่รวมศูนย์ข้อมูลในองค์กรไว้ที่เดียวกัน จะทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้สะดวก นำข้อมูลไปใช้ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ส่งผลให้ผู้บริหารและผู้ตัดสินใจ มองเห็นภาพรวมและมีข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับธุรกิจ ทำให้สามารถทำความเข้าใจเทรนด์ต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น 

[H3] 4. สร้าง Data-Driven Culture 

การสร้าง Data-Driven Culture ต้องทำให้ทุกคนมองว่า ข้อมูลคือทรัพย์สินเชิงกลยุทธ์ (Strategic asset) ซึ่งสามารถช่วยสร้างจุดแข็งให้ธุรกิจ เพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินงาน เพิ่มความสามารถในการแข่งขัน และเปิดทางสู่การสร้างแหล่งรายได้ใหม่ ๆ โดยสิ่งแรกต้องเริ่มที่ Mindset ด้วยการทำให้ทุกฝ่ายเห็นความสำคัญของการนำข้อมูลมาใช้ในกระบวนการทำงานและการตัดสินใจ ควบคู่ไปกับการพัฒนา Skillset ของคนในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นทักษะการทำความเข้าใจข้อมูลเบื้องต้น หรือวิธีการใช้เครื่องมือต่าง ๆ ในการนำข้อมูลมาใช้งาน เช่น Data Visualization Tools 

Data Governance ต้องเริ่มอย่างไร 

แน่นอนว่า การผลักดันให้ Data Governance เกิดขึ้นและประสบความสำเร็จในระยะยาวย่อมเต็มไปด้วยความท้าทาย แต่หากมีเป้าหมายและแนวทางที่เหมาะสม การสร้างองค์กรที่เป็น Data-Driven ย่อมเกิดขึ้นได้จริง  

สำหรับธุรกิจที่ต้องการวางกลยุทธ์ด้าน Data Governance เพื่อเพิ่มศักยภาพการแข่งขันและสร้างการเติบโตให้องค์กร บลูบิค (Bluebik) ในฐานะที่ปรึกษาชั้นนำผู้ให้บริการดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันครบวงจร มีทีมงานผู้เชี่ยวชาญด้าน Big Data & Advanced Analytics ที่สามารถให้บริการโซลูชันครบวงจร และการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง ตั้งแต่ระดับกลยุทธ์ไปจนถึงการนำไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับองค์กร ผู้สนใจสามารถติดต่อสอบถามหรือปรึกษาได้ที่ [email protected] หรือโทรศัพท์ 02-636-7011 

ขอบคุณข้อมูลจาก atlan, montecarlodata, diginomica, informationweek, stibosystems