แม้ว่าหลายองค์กรลงทุนในระบบต่าง ๆ ไปแล้วจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นระบบ ERP ระบบ HR ระบบ Finance ระบบ Document Management หรือระบบเฉพาะทางของแต่ละแผนก แต่คำถามสำคัญคือทำไมหลายกระบวนการทำงานยังใช้เวลานาน ข้อมูลยังต้องถูกส่งต่อด้วยอีเมลหรือแชท และพนักงานยังต้องคอยกรอกข้อมูลซ้ำในหลายระบบ

ในความเป็นจริง ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่องค์กร “ไม่มีระบบ” แต่อยู่ที่ระบบเหล่านั้นยังไม่ได้ถูกออกแบบให้ทำงานร่วมกันอย่างเป็นกระบวนการเดียว

นี่คือจุดที่ทำให้ Workflow กลายเป็นต้นทุนแฝงขององค์กร เพราะทุกขั้นตอนที่ต้องรอการอนุมัติ ทุกข้อมูลที่ต้องกรอกซ้ำ และทุกงานที่ต้องตามสถานะด้วยตัวเอง ล้วนสะสมเป็นเวลา ต้นทุน และความเสี่ยงที่องค์กรอาจมองไม่เห็นในแต่ละวัน

Digital Process Automation จึงไม่ใช่แค่การทำให้กระบวนการเป็นดิจิทัล แต่คือการออกแบบวิธีทำงานใหม่ให้ข้อมูล คน และระบบ สามารถเชื่อมต่อกันได้อย่างเป็นระบบตั้งแต่ต้นจนจบ

K2 Platform เป็นแพลตฟอร์ม Low-code สำหรับ Digital Process Automation ที่ช่วยให้องค์กรออกแบบฟอร์มดิจิทัล สร้าง Workflow อัตโนมัติ และเชื่อมต่อข้อมูลจากหลายระบบเข้าด้วยกัน โดยไม่จำเป็นต้องรื้อระบบเดิมทั้งหมด อีกทั้งยังรองรับการติดตั้งแบบ On-Premises สำหรับองค์กรที่ต้องการควบคุมโครงสร้างพื้นฐาน ข้อมูล และมาตรฐานด้านความปลอดภัยด้วยตนเอง

5 ช่องว่างของกระบวนการทำงาน ที่ทำให้องค์กรช้ากว่าที่ควร

1. Visibility Gap: มองไม่เห็นว่างานติดอยู่ตรงไหน

หนึ่งในปัญหาที่ทำให้งานอนุมัติล่าช้า ไม่ใช่เพราะไม่มีคนรับผิดชอบ แต่เป็นเพราะไม่มีระบบกลางที่ทำให้ทุกฝ่ายเห็นสถานะเดียวกัน

เมื่อกระบวนการอนุมัติอยู่กระจัดกระจาย ทั้งในอีเมล แชท ไฟล์เอกสาร หรือระบบเฉพาะของแต่ละทีม ผู้เกี่ยวข้องจึงต้องใช้เวลาไปกับการตามงานมากกว่าการทำงานจริง และยิ่งกระบวนการมีหลายขั้นตอน ความล่าช้าก็ยิ่งสะสมมากขึ้น

K2 ช่วยรวมกระบวนการอนุมัติไว้บนแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถติดตามสถานะงานได้แบบ Real-time เห็นได้ว่างานอยู่ที่ขั้นตอนไหน ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และต้องดำเนินการอะไรต่อ ช่วยลดเวลาการประสานงาน และทำให้องค์กรควบคุมกระบวนการได้ดีขึ้น

2. Data Gap: ข้อมูลกระจายจนเกิดความผิดพลาด

ในหลายองค์กร ข้อมูลเดียวกันอาจถูกเก็บอยู่ในหลายที่ เช่น Excel อีเมล ระบบ HR ระบบ Finance หรือระบบเอกสารภายใน ทำให้เกิดปัญหาข้อมูลไม่ตรงกัน เวอร์ชันเอกสารคลาดเคลื่อน หรือข้อมูลตกหล่นระหว่างการส่งต่อ

ปัญหานี้ไม่ได้กระทบแค่ความสะดวกในการทำงาน แต่ยังส่งผลต่อคุณภาพของการตัดสินใจ เพราะเมื่อข้อมูลไม่เป็นชุดเดียวกัน แต่ละทีมอาจอ้างอิงข้อมูลคนละเวอร์ชัน และนำไปสู่การทำงานที่ผิดพลาดได้

K2 ช่วยให้กระบวนการทำงานถูกออกแบบบนฐานข้อมูลและขั้นตอนที่ชัดเจน ข้อมูลสามารถถูกบันทึกและส่งต่อภายใน Workflow เดียว ลดการกระจัดกระจายของข้อมูล และทำให้ทีมทำงานจากข้อมูลชุดเดียวกันมากขึ้น

3. Manual Gap: งานซ้ำที่ใช้เวลานานและเสี่ยงเกิดความผิดพลาด

การ Copy-Paste ข้อมูลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งอาจดูเป็นเรื่องเล็ก แต่เมื่อเกิดขึ้นซ้ำทุกวันในหลายแผนก งานเหล่านี้จะกลายเป็นต้นทุนด้านเวลาและความเสี่ยงในการทำงาน

ตัวอย่างเช่น งาน PR-PO, Expense Request, HR Workflow หรือการอนุมัติเอกสารภายใน หากพนักงานต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำหลายครั้ง ความผิดพลาดย่อมเกิดขึ้นได้ง่าย ทั้งการกรอกตัวเลขผิด เลือกข้อมูลผิด หรือส่งเอกสารผิดเวอร์ชัน

K2 ช่วยลดงาน manual เหล่านี้ด้วยการออกแบบให้ข้อมูลถูกบันทึกเพียงครั้งเดียว และไหลต่อไปยังขั้นตอนถัดไปโดยอัตโนมัติ ทำให้กระบวนการมีความแม่นยำมากขึ้น ลดภาระงานซ้ำของพนักงาน และช่วยให้องค์กรใช้เวลาของคนไปกับงานที่สร้างมูลค่ามากกว่า

4. Integration Gap: ระบบมีหลายตัว แต่ยังไม่ทำงานเป็นเครือข่ายเดียวกัน

องค์กรจำนวนมากไม่ได้ขาดเทคโนโลยี แต่มีเทคโนโลยีหลายตัวที่ยังเชื่อมต่อกันไม่ดีพอ เมื่อแต่ละแผนกใช้ระบบของตัวเอง การส่งต่องานข้ามทีมจึงมักติดขัด เพราะข้อมูลไม่ไหลจากระบบหนึ่งไปยังอีกระบบหนึ่งโดยอัตโนมัติ

ผลลัพธ์คือพนักงานต้องทำหน้าที่เป็น “ตัวกลาง” ในการย้ายข้อมูล ตรวจสอบเอกสาร และประสานงานระหว่างระบบ ซึ่งทำให้กระบวนการข้ามทีมช้าลงโดยไม่จำเป็น

K2 รองรับการเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ เช่น HR, ERP, Finance, Document Management System และ Database ทำให้องค์กรสามารถเชื่อมข้อมูลจากหลายแหล่งเข้ากับ Workflow ได้ ลดการทำงานแบบแยกส่วน และช่วยให้กระบวนการข้ามทีมมีความต่อเนื่องมากขึ้น

5. Governance Gap: ตรวจสอบย้อนหลังยาก และควบคุมความเสี่ยงได้ไม่เต็มที่

สำหรับองค์กรที่ต้องให้ความสำคัญกับ Internal Control หรือ Compliance รวมถึงการตรวจสอบจากหน่วยงานกำกับดูแล การมี Workflow ที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ถือเป็นเรื่องสำคัญมาก

หากกระบวนการอนุมัติยังอยู่ในอีเมล แชท หรือเอกสารที่กระจัดกระจาย การตรวจสอบว่าใครทำอะไร เมื่อไร และภายใต้เงื่อนไขใด อาจต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง และยังมีโอกาสที่ข้อมูลจะไม่ครบถ้วน

K2 มี Audit Trail ที่ช่วยบันทึกประวัติการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอนอย่างเป็นระบบ ทำให้องค์กรสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น เพิ่มความโปร่งใสในการกำกับดูแล และลดความเสี่ยงจากกระบวนการที่ไม่มีหลักฐานรองรับอย่างเพียงพอ

K2 ช่วยเปลี่ยน Workflow ให้เป็น Business Capability ได้อย่างไร

การทำ Digital Process Automation ไม่ได้หมายถึงการเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นฟอร์มออนไลน์เท่านั้น แต่คือการสร้างความสามารถใหม่ให้องค์กรทำงานได้เร็วขึ้น ควบคุมได้ดีขึ้น และปรับตัวได้ง่ายขึ้นเมื่อธุรกิจเปลี่ยน

K2 มี 3 ความสามารถหลักที่ช่วยให้องค์กรออกแบบกระบวนการทำงานได้อย่างยืดหยุ่นและเป็นระบบ

1. SmartForms: เปลี่ยนจุดเริ่มต้นของกระบวนการให้เป็นดิจิทัล

ทุก Workflow เริ่มต้นจากการรับข้อมูล หากข้อมูลเริ่มต้นไม่ครบ ไม่ถูกต้อง หรือกระจัดกระจาย กระบวนการทั้งหมดก็มีโอกาสสะดุดตั้งแต่แรก

SmartForms ช่วยให้องค์กรสร้างฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบได้ตามความต้องการ โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มจากการเขียนโค้ดทั้งหมด ฟอร์มสามารถเชื่อมกับ Workflow และระบบธุรกิจอื่น ๆ ได้ ทำให้ข้อมูลที่กรอกเข้ามาสามารถถูกส่งต่อไปยังขั้นตอนถัดไปได้ทันที

ประโยชน์สำคัญของ SmartForms คือช่วยลดการรับข้อมูลแบบไม่เป็นระบบ ทำให้ข้อมูลเริ่มต้นมีความครบถ้วนมากขึ้น และทำให้ผู้ใช้งานสามารถกรอกข้อมูลได้สะดวกจากหลายอุปกรณ์

2. Workflow: เปลี่ยนขั้นตอนที่ซับซ้อนให้จัดการได้ง่ายขึ้น

กระบวนการทำงานขององค์กรไม่ได้มีแค่การอนุมัติหนึ่งขั้นตอน แต่หลายครั้งเกี่ยวข้องกับหลายฝ่าย หลายเงื่อนไข และหลายระบบ ตัวอย่างเช่น การอนุมัติงบประมาณ การจัดซื้อ การเบิกค่าใช้จ่าย หรือกระบวนการ Quote-to-Cash

K2 Workflow ช่วยให้องค์กรออกแบบขั้นตอนการทำงานแบบ End-to-End ได้ด้วยเครื่องมือแบบ Low-code และ Drag-and-Drop ทำให้สามารถกำหนดลำดับงาน ผู้อนุมัติ เงื่อนไข และการแจ้งเตือนต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระบบ

จุดเด่นคือองค์กรสามารถปรับ Workflow ให้สอดคล้องกับกระบวนการจริงได้รวดเร็วขึ้น โดย Business Team สามารถมีส่วนร่วมในการออกแบบหรือปรับขั้นตอน ขณะที่ทีม IT ยังคงกำกับดูแลมาตรฐานด้านความปลอดภัยและสถาปัตยกรรมระบบโดยรวมได้

3. SmartObjects: เชื่อมข้อมูลจากหลายระบบโดยไม่ต้องพัฒนาซ้ำทุกครั้ง

ในองค์กรที่มีระบบจำนวนมาก การเชื่อมต่อข้อมูลมักเป็นหนึ่งในต้นทุนที่สูงและใช้เวลานานที่สุด เพราะทุกครั้งที่ต้องเชื่อมข้อมูลระหว่างระบบ ทีมพัฒนาอาจต้องสร้างการเชื่อมต่อใหม่ซ้ำ ๆ

SmartObjects ช่วยให้ K2 สามารถเชื่อมต่อกับระบบ Line-of-Business และนำการเชื่อมต่อนั้นกลับมาใช้ซ้ำในกระบวนการอื่นได้ ทำให้ฟอร์มและ Workflow สามารถดึงข้อมูลจากหลายระบบมาแสดงในจุดเดียว โดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้ใช้งานสลับหน้าจอไปมาระหว่างหลายระบบ

สิ่งนี้ช่วยลดทั้งเวลาและต้นทุนในการพัฒนาระบบเชื่อมต่อใหม่ เพิ่มความคล่องตัวให้กับองค์กร และทำให้การขยาย Digital Process Automation ไปยัง use case อื่น ๆ ทำได้ง่ายขึ้น

จาก Workflow Automation สู่ Enterprise Operating Backbone

เมื่อองค์กรเริ่มจัดการ Workflow ได้ดีขึ้น ขั้นต่อไปคือการยกระดับระบบหลังบ้านให้เชื่อมโยงกับการบริหารธุรกิจในภาพรวมมากขึ้น

สำหรับองค์กรที่ต้องการสร้างโครงสร้างการทำงานที่เชื่อมตั้งแต่กระบวนการปฏิบัติงานไปจนถึงการบริหารข้อมูล การเงิน ซัพพลายเชน และการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ระบบ ERP อย่าง Microsoft Dynamics 365 for Finance and Supply Chain สามารถเข้ามาเป็นแกนหลักในการบริหารจัดการธุรกิจได้อย่างครบวงจร

Innoviz Solutions บริษัทในเครือของ Bluebik ให้บริการด้าน ERP Consulting และ Implementation แบบครบวงจร เพื่อช่วยให้องค์กรนำ Microsoft Dynamics 365 ไปใช้งานได้จริงและตอบโจทย์โครงสร้างธุรกิจของแต่ละอุตสาหกรรม ครอบคลุมทั้ง

Implementation
ให้คำปรึกษา ออกแบบ และติดตั้งระบบ ERP ให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงาน โครงสร้างองค์กร และเป้าหมายทางธุรกิจ

Support
ดูแลการใช้งานหลัง Go-live ผ่าน Support Portal ที่ช่วยให้ลูกค้าแจ้งปัญหาและติดตามการแก้ไขได้อย่างเป็นระบบ โดยทีมผู้เชี่ยวชาญด้าน Microsoft ERP

Training
ออกแบบการฝึกอบรมให้เหมาะกับการใช้งานจริงของแต่ละองค์กร ตั้งแต่การใช้งานพื้นฐานไปจนถึงกระบวนการที่ซับซ้อน เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถใช้ระบบได้อย่างมั่นใจ

เพิ่มประสิทธิภาพด้วย Microsoft Dynamics 365

ในวันที่องค์กรมีระบบมากขึ้น ความท้าทายไม่ได้อยู่ที่การเพิ่มเทคโนโลยีอีกหนึ่งตัว แต่อยู่ที่การทำให้ระบบ คน และข้อมูล สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างลื่นไหล

K2 Platform ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่กระจัดกระจายและพึ่งพางาน manual ให้กลายเป็น Workflow ดิจิทัลที่ติดตามได้ เชื่อมต่อได้ ตรวจสอบได้ และปรับเปลี่ยนได้เร็วขึ้น

สำหรับองค์กรที่ต้องการยกระดับการทำงานจากการจัดการ Workflow ไปสู่การบริหารธุรกิจแบบครบวงจร การต่อยอดด้วย Microsoft Dynamics 365 for Finance and Supply Chain ร่วมกับผู้เชี่ยวชาญอย่าง Innoviz Solutions จะช่วยวางรากฐานให้ธุรกิจทำงานได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรองรับการเติบโตและการเปลี่ยนแปลงในระยะยาว