ปัญหาหลักของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในยุคก่อน คือ การต้องมานั่งทำงานซ้ำๆ เช่นการรวบรวมข้อมูลการลงเวลา การทำงานล่วงเวลาของพนักงานเพื่อนำมาทำเงินเดือน เมื่อมีพนักงานมากขึ้น ทำให้ต้องเสียเวลาทำงานมากขึ้นไปด้วย
การที่ปัจจุบันพวกเราคุ้นเคยกับโลกดิจิทัลมากขึ้น มีสมาร์ทโฟนใช้ มีอินเทอร์เน็ตความเร็วสูง และผ่านวิกฤติโควิด-19 ทำให้เรียนรู้การทำงานจากที่ไหนก็ได้ (Work From Anywhere) หลายองค์กรจึงเริ่มมองหาตัวช่วยการทำงานอย่าง HR Solution เพื่อมาทรานส์ฟอร์มระบบการจัดการภายในองค์กร กันมากขึ้น ขณะเดียวกันพนักงานฝ่ายบุลคลก็เริ่มเปิดใจกับเทคโนโลยีใหม่ๆ เช่นกัน
ในบทความนี้จะมาดูกันว่า HR Solution ช่วยทรานส์ฟอร์มองค์กรในด้านใด และแต่ละฝ่ายจะได้ประโยชน์อะไรบ้าง
- ลดเวลาทำงานของทุกฝ่าย
HR Solution นั้นถูกออกแบบให้เป็นระบบ Self-Service จะช่วยลดขั้นตอนการเดินเอกสารภายในองค์กร ซึ่งระบบสามารถคำนวนเงินเดือน คำนวณค่าล่วงเวลา (OT) ได้โดยอัตโนมัติ และยังรองรับการอนุมัติคำขอต่างๆ ได้ผ่านแอปพลิเคชัน ขณะที่พนักงานสามารถ ลงเวลาเข้า-ออกงาน ลางาน ตรวจสอบวันหยุดพักร้อน หรือดูประกาศต่างๆ จากทางบริษัท ได้ผ่านสมาร์ทโฟน
- ลดต้นทุนมหาศาล
บริษัทไม่จำเป็นต้องลงทุนเงินมหาศาลกับการติดตั้งฮาร์ดแวร์ หรือ ซอฟต์แวร์ ที่เกินความจำเป็น ซึ่งระบบ HR Solution นั้นเป็น Software as a Service (SaaS) เพียงแค่สมัครบริการและจ่ายรายเดือนก็สามารถใช้ได้เลย
ด้านการจ้างบุคลากรบริษัทขนาดใหญ่ไม่จำเป็นต้องจ้างฝ่ายทรัพยากรบุคคลมานั่งทำงานซ้ำๆ ขณะที่บริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงานไม่เกิน 10 คน เจ้าของ หรือ CEO บริษัทก็สามารถตั้งค่าระบบได้เอง และให้ระบบทำงานอัตโนมัติ ช่วยลดค่าใช้จ่ายจากการจ้างพนักงานประจำได้ นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนการใช้กระดาษภายในองค์กรอีกด้วย
- ลดความผิดพลาด
การเดินเอกสารภายในบริษัทหลายครั้งทำให้เกิดความผิดพลาด จนเกิดการโต้แย้งระหว่างพนักงานกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล ซึ่งการใช้ HR Solution ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกอยู่บนระบบออนไลน์ที่ทุกฝ่ายสามารถตรวจสอบได้อย่างโปร่งใส
- ตรวจสอบข้อมูลได้ Real Time
การที่ข้อมูลทั้งหมดอยู่บนคลาวด์ ทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ของพนักงาน ได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ตอบโจทย์การทำงานยุค Work from Anywhere และสามารถ Export ออกมาเป็นรายงานส่งให้ผู้บริหารได้ทันที ขณะที่พนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลการทำงานของตัวเอง ตารางการนัดหมาย ประกาศจากทางบริษัท ได้แบบเรียลไทม์เช่นกัน
ทั้งนี้ การนำ HR Solution เข้ามาใช้กับองค์กร นอกจากจะช่วยให้ HR หลุดจากกรอบการทำงานซ้ำๆ และมีเวลาไปพัฒนาบุคลากร ฝึกอบรมคนให้มีสกิลใหม่ๆ ที่เป็นประโยชน์กับบริษัท และอยากทำงานกับบรัทไปนานๆ แล้ว ยังเป็นยกระดับภาพลักษณ์ขององค์กรให้ดีขึ้น สะท้อนถึงการเป็นองค์กรที่ทันสมัยมากขึ้นอีกด้วยสำหรับผู้ที่สนใจ (ไม่เกิน 10 ราย) ระบบ HR ที่สามารถตอบโจทย์การใช้งานในทุกมิติความต้องการและสอดรับกับเทรนด์การทำธุรกิจที่ยุคดิจิทัล สามารถทดลองใช้งานระบบ HumanOS ได้ฟรี โดยติดต่อได้ที่ 082 221 5464 หรือ Line ID: @humanos.biz (ต้องมี @ นำหน้า) หรือลงทะเบียนเพื่อใช้งานได้ที่ https://backend.humanos.biz/RegisterUI.aspx และสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ https://humanos.biz/
