ผู้ประกอบการทุกคนรู้ว่า ระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร (Enterprise Resource Planning – ERP) เปรียบเสมือนมันสมองของธุรกิจ เพราะทำหน้าที่เชื่อมโยงระบบการทำงานจากทุกแผนก เช่น การบัญชี การตลาด คลังสินค้า ฯลฯ ตลอดจนรวบรวม จัดเก็บ และจัดการข้อมูลของธุรกิจ ซึ่งนอกจากจะช่วยให้ทีมงานปฏิบัติงานได้อย่างสะดวกราบรื่นในทุกวันแล้ว ระบบ ERP ยังช่วยให้ผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลสำคัญและตัดสินใจทางธุรกิจได้แม่นยำขึ้นด้วย 

เพราะมีความสำคัญระดับเป็นมันสมองของธุรกิจ การขึ้นระบบ ERP แต่ละครั้งจึงไม่ใช่เรื่องง่าย ยิ่งถ้าองค์กรมีขนาดใหญ่ ประกอบด้วยบริษัทลูกจำนวนมาก มีระบบการทำงานซับซ้อน หรือต้องการเชื่อมต่อกับระบบภายนอกที่หลากหลาย ความยากก็ยิ่งทวีคูณ 

แต่ก็เป็นเรื่องยากๆ นี่แหละที่ Bluebik ถนัดนัก 

วันนี้ “พี่เปรม–วรัทย์ ไล้ทอง” ผู้อำนวยการสายงาน ERP Advisory แห่ง Bluebik Group ตั้งใจมาเปิด 3 เคล็ดลับการขึ้นระบบ SAP S/4HANA Public Cloud ให้กับบริษัทยอดขาย 1,000 ล้าน ซึ่งมาพร้อมกับโจทย์สุดหินอย่างที่เกริ่นไปทุกประการ ได้แก่ 

ข้อแรก ต้องเชื่อมข้อมูลจาก 3 บริษัทลูกที่มีโมเดลธุรกิจแตกต่างกัน  

ข้อสอง ต้องเชื่อมข้อมูลจากหน้าร้านรวมกว่า 15 สาขา 

ข้อสาม ต้องเชื่อมโยงกับระบบต่างๆ รวมแล้วกว่า 27 Interfaces ด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็น e-Tax, e-Marketplace, ธนาคาร, คลังสินค้า ฯลฯ 

และที่สำคัญยังมีเงื่อนไขสุดโหดข้อสุดท้าย นั่นคือต้องทำทุกอย่างให้เสร็จสิ้นพร้อมใช้งานภายในเวลาเพียง 5 เดือนเท่านั้น 

แน่นอนว่าโจทย์ท้าทายแค่ไหนทีมงาน ERP Advisory ของ Bluebik ก็ไม่หวั่น เพราะพวกเราตีโจทย์แตกทุกข้อ แถมยังส่งมอบงานตรงเวลา ไม่สายแม้สักวันเดียว  

พวกเราทำได้อย่างไรน่ะเหรอ? พี่เปรมพร้อมเปิดเคล็ดลับให้ฟังแบบหมดเปลือกแล้ว 

เคล็ดลับที่ 1: เคลียร์ Requirements ให้ชัดเจน 

ในโลกของการพัฒนา Digital Solutions ทุกคนรู้ โลกรู้ การเก็บ Requirements นั้นสำคัญที่สุด  

“สาเหตุหลักที่โปรเจกต์ SAP จำนวนมากดีเลย์เกิดจากการไม่เข้าใจ Business Process อย่างแท้จริง จึงใช้เวลานานกว่าจะออกแบบกระบวนการทำงานได้อย่างถูกต้องตรงใจลูกค้า หรือหนักที่สุดที่เคยเห็นก็คือ พอถึงวันที่นำระบบที่ทำเสร็จแล้วไปทดสอบกับลูกค้า กลับพบว่าสิ่งที่ออกแบบมานั้นไม่ใช่สิ่งที่ลูกค้าต้องการและต้องกลับไปแก้ไขใหม่หลายรอบกว่าจะใช้งาน นอกจากนี้แล้วก็ยังมีกรณีเพิ่งไปเจอ Missing Requirements หรือข้อจำกัดต่างๆ ที่เกิดจากการออกแบบระบบโดยไม่เข้าใจ Business Process อย่างแท้จริง” พี่เปรมพูดจากประสบการณ์ที่ทำงานในวงการมาเกิน 20 ปี 

“ดังนั้นเราเลยให้ความสำคัญและให้เวลาในการคุย Requirements กับลูกค้าเป็นอย่างมาก โดยเราใช้ประสบการณ์ของทุกคนในทีมที่มีความเชี่ยวชาญแต่ละด้านแตกต่างกันมาถามกับลูกค้าเลยว่า Requirements เหล่านี้ มีที่มาที่ไปอย่างไร ควรทำจริงไหม ทำแล้วมีผลอย่างไร จนเราสามารถออกแบบ Business Process และฟังก์ชันการใช้งานที่ครอบคลุมแทบ 90% ตั้งแต่ในเฟสการออกแบบ ตอนที่เรา Implement ระบบจริง เราเลยแทบไม่ต้องแก้งานเลย ทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่เราวางไว้ทั้งหมด” 

นักธุรกิจต้องรบให้จบบนกระดาษฉันใด นักพัฒนาระบบก็ต้องรบให้จบที่ขั้นตอนการออกแบบระบบ (System Design) ฉันนั้น 

เคล็ดลับที่ 2: ทำงานใกล้ชิดกับผู้บริหารระดับสูง 

ทีมงาน Bluebik พร้อมลุยอย่างเดียวไม่พอ ผู้บริหารระดับสูงของลูกค้าก็ต้องยินดีลงเรือลำเดียวกันกับพวกเราด้วย  

สำหรับโปรเจกต์นี้ พี่เปรมเปิดใจคุยกับลูกค้าตรงๆ เลยว่า เนื่องจากเรามีเวลาจำกัดมาก เมื่อถึงเวลาที่ต้องตัดสินใจหรือกำหนดทิศทางใดๆ ทางลูกค้าต้องช่วยสนับสนุนเราด้วยการตัดสินใจอย่างรวดเร็วฉับไว เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องแบบไม่เหยียบเบรก 

“ทางลูกค้าก็เลยส่งผู้บริหารระดับ C-level มาเข้าร่วมใน Session เก็บ Requirements และ System Design กับเรา แล้วตัดสินใจประเด็นสำคัญต่างๆ ให้เราในเวลานั้นเลย บาง Session ทาง CEO ถึงกับมาเข้าร่วมด้วยตัวเองด้วยซ้ำ ทำให้เราสามารถทำงานได้เร็ว เรื่องนี้เป็นส่วนสำคัญที่ทำให้โปรเจกต์สำเร็จได้ตามกำหนด เพราะเราไม่ได้ทำอยู่ฝั่งเดียว เราต้องอาศัยความร่วมมือกับลูกค้าด้วย ซึ่งในเคสนี้ทางลูกค้าก็ให้ความร่วมมือกับเราอย่างดีจริงๆ” 

เพราะร่วมหัวจมท้ายกันแบบนี้ โปรเจกต์นี้จึงสำเร็จลุล่วงได้ภายในเวลาที่กำหนดนั่นเอง 

เคล็ดลับที่ 3: ทำ Customization ให้ตรงจุดเป๊ะๆ 

ต้องปูพื้นฐานก่อนว่า ปกติแล้วทีม ERP Advisory ของเราจะพยายาม Implement ระบบโดยใช้ฟังก์ชั่นมาตรฐานของตัวซอฟต์แวร์ให้มากที่สุด เพื่อให้ลูกค้าได้ใช้ซอฟต์แวร์อย่างเต็มประสิทธิภาพและคุ้มค่าที่สุด ลดปริมาณการทำ Customization ให้เหลือน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่ในความเป็นจริง ไม่ว่าเราจะพยายามขนาดไหน ก็คงหนีไม่พ้นที่จะต้องมีการทำ Customization บ้าง เนื่องจากทุกธุรกิจย่อมมีความต้องการพิเศษบางอย่างที่ Software ปกติใดๆ ก็ไม่สามารถรองรับได้ เราจึงไม่ได้ Implement แค่ตัวซอฟต์แวร์พื้นฐานให้กับลูกค้าเท่านั้น แต่จะ Customize  จุดที่มีความจำเป็นและมีความสำคัญกับธุรกิจของลูกค้า ให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจโดยเฉพาะ ดังนั้นทีมจึงต้องเขียนโปรแกรมเสริมให้กับลูกค้าในทุกๆ โปรเจกต์อยู่แล้ว 

แต่ความพิเศษของโปรเจกต์นี้อยู่ที่ว่า มี Interface ตัวหนึ่ง ที่ลูกค้าจำเป็นต้องใช้งานเป็นอย่างมาก แต่ Interface ตัวที่ว่านี้ ไม่มีอยู่แม้กระทั่งในตัวซอฟต์แวร์พื้นฐานด้วยซ้ำ ดังนั้นทีมจึงเขียนโปรแกรมสำหรับการ  Interface นี้ ขึ้นมาใหม่ทั้งหมดตั้งแต่บรรทัดแรกเลยทีเดียว 

“ในฐานะนักพัฒนา เรารับปากลูกค้าไปแล้ว เราก็ต้องหาทางทำให้มันสำเร็จจนได้” พี่เปรมเผยความมุ่งมั่น 

ความทุ่มเทของทีมไม่เพียงทำให้ลูกค้าประทับใจ แต่ยังสามารถนำไปต่อยอดได้ในโปรเจกต์อื่นๆ ในอนาคตที่ต้องการใช้ Interface ลักษณะเดียวกันอีกด้วย  

เรียกได้ว่า ใส่ให้สุดในทุกๆ งาน แล้วผลลัพธ์จะดีเอง ไม่ว่าจะระยะสั้นหรือระยะยาว 

ส่งท้าย: ไม่ใช่แค่ส่งมอบงานสำเร็จ แต่เราใส่ใจให้ระบบสร้างอิมแพกต์ได้จริง 

สิ่งที่สำคัญมากกว่าการตีโจทย์ให้แตกหรือการส่งมอบระบบได้ภายในระยะเวลากระชั้นชิด คือการได้เห็นว่าระบบที่ทีมงานเรา Implement ให้กับลูกค้านั้น สามารถใช้งานได้จริงและสร้างอิมแพกต์ให้กับธุรกิจได้อย่างเห็นได้ชัด 

โดยหลังจากระบบ SAP ใหม่ของลูกค้ารายนี้ Go Live ได้เพียงไม่นาน Operations ต่างๆ ขององค์กรก็พัฒนาขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ยกตัวอย่างเช่น 

• จากเดิมที่ใช้เวลาปิดบัญชีรายเดือนประมาณหลายสิบวัน ลดลงเหลือเพียงไม่กี่วัน 

• จากเดิมที่ใช้เวลาดาวน์โหลดและรวบรวมข้อมูลยอดขายจาก e-Marketplace ทุกแห่งประมาณ 2-3 วัน ปัจจุบันคลิกดูบน Dashboard ได้เลยแบบ Real-time (สรุปยอดรายวัน) 

• จากเดิมที่ต้องแยกดูข้อมูลทีละบริษัท ตอนนี้สามารถคลิกดูบน Dashboard เดียวได้เลย เพิ่ม Overall Visibility ของทุกบริษัทในเครือ 

• จากเดิมที่ใช้เวลานับสต็อกสินค้าคงคลังด้วยมือราวร่วมสัปดาห์ ตอนนี้สามารถคลิกดูบน Dashboard ได้เลย 

• จากความสำเร็จนี้ พี่เปรมในฐานะ Project Director บอกว่าภูมิใจกับทีมงาน ERP Advisory ทุกคนเป็นอย่างมาก 

“ทีมของเราสามารถ Implement ระบบที่ซับซ้อนขนาดนี้ได้ในเวลาที่จำกัดมากๆ แบบไม่ดีเลย์ อีกทั้งยังไม่ใช่แค่ SAP แบบแสตนดาร์ดเฉยๆ แต่เรามีการทำ Customization ระบบการเชื่อมต่อที่มีความซับซ้อนสูงมาก อีกถึง 27 เส้น พี่เชื่อว่าถ้าไม่ใช่ทีมพวกเรา ก็คงไม่มีใครทำได้อีกแล้ว นี่คือความภูมิใจของพี่ครับ” 

อ่านมาถึงตรงนี้ ใครสนใจงานที่ท้าทายความสามารถในสาย SAP ห้ามพลาด เพราะ Bluebik Group กำลังมองหาทีมมาร่วมงานในหลายตำแหน่ง กดดูตำแหน่งที่เปิดรับและสมัครกันเข้ามาได้เลยที่ https://bluebik.com/th/job/  

สำหรับองค์กรที่สนใจบริการด้าน ERP ของ Bluebik สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการของเราได้ที่ SAP ERP Advisory & Implementation service หรือติดต่อมาที่ [email protected] เพื่อปรึกษาโซลูชัน ERP ที่จะช่วยยกระดับการดำเนินงานและสนับสนุนการเติบโตของธุรกิจคุณ