ในยุคที่ดิจิทัลเข้ามามีบทบาทในโลกธุรกิจ พฤติกรรมของผู้บริโภคมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ความเร็วและการปรับตัวจึงกลายเป็นปัจจัยสำคัญ การทำงานโดยแนวคิดเดิมที่ มีการวางแผน กำหนดเป้าหมาย และกระจายงาน อย่างเป็นขั้นเป็นตอนอย่าง ‘Waterfall’ อาจไม่ตอบโจทย์อีกต่อไป จึงมีแนวคิดการทำงานแบบใหม่เกิดขึ้น นั้นก็คือ ‘Agile’ ที่เน้นการปรับตัวอย่างรวดเร็ว เพื่อสร้างองค์กรให้สามารถเติบโตในยุคนี้ได้อย่างยั่งยืน 

ทำไมการทำงานรูปแบบเก่าถึงไม่ตอบโจทย์ 

แน่นอนว่าทุกองค์กรต่างรู้ดีว่าต้องปรับตัวให้ทันกับยุคดิจิทัล แต่มักจะประสบปัญหากับความล่าช้า ไม่ทันกับความต้องการของผู้บริโภคในยุคนี้ที่มีความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว จนไม่ทันบริษัทเล็กๆ อย่าง Startup ที่แม้จะมีประสบการณ์ที่น้อยกว่า แต่มีความคล่องตัวสูงกว่า แย่งออกผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่ๆ สู่ตลาดก่อนองค์กรใหญ่ๆ มีประสบการณ์ ความชำนวญที่มากกว่า มีการวางแผนการทำงานอย่างดีและเป็นขั้นเป็นตอน (Waterfall) แต่ก็เพราะจุดนี้แหละที่เป็นผลให้การดำเนินงาน การตัดสินใจต่างๆ เป็นไปอย่างล่าช้า เพราะเสียเวลาวางแผนมากมาย ต้องรอการอนุมัติ กระจายงานทุกแผนกทุกฝ่ายทำงานในหน้าที่ขอบเขตของตัวเองอย่างชัดเจนจนทำให้การประสานงานระหว่างแผนกเป็นเรื่องยากและเสียเวลา สุดท้ายไม่ได้มุ่งเน้นประสิทธิภาพและผลลัพธ์ร่วมกัน  

ขณะที่พฤติกรรมของผู้บริโภคยุคดิจิทัลในปัจจุบันมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ความท้าท้ายใหม่ๆ จึงเกิดขึ้นอยู่เสมอ แม้หลายต่อหลายครั้งที่บริษัทสามารถสร้างสรรค์ผลิตภัณฑ์หรือบริการได้ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ในเวลานั้น ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถตรงกับความต้องการในระยะเวลาต่อมา จึงจำเป็นต้องเรียนรู้และปรับตัวอยู่ตลอดเวลา  

ผู้ประกอบการและผู้บริหารในยุคนี้จำเป็นต้องเรียนรู้คำว่า 

“Fail fast, Fail often”

คือการยอมรับความผิดพลาด แต่ต้องผิดพลาดให้เร็วและแก้ไขปรับตัวให้เร็วตาม เพื่อเรียนรู้ในสิ่งที่ผิดพลาดจากครั้งก่อนจนสามารถสร้างสินค้าและบริการที่ตอบโจทย์ให้กับผู้บริโภคได้อย่างทันท่วงที  

ฉีกกฎการทำงานแบบเก่าๆด้วย ‘Agile’  

แนวคิดการทำงานรูปแบบ Agile เป็นที่นิยมในฝั่งของ IT มาอยู่ก่อนแล้ว เนื่องจากก่อนหน้านี้มีการใช้แนวคิดการทำงานแบบ Waterfallคือมีการวางแผนการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบโครงการในรอบเดียว ตั้งแต่การตั้งเป้าหมาย วางแผน และกระจายงาน ซึ่งปัญหาที่พบเจอบ่อยก็คือ ‘กว่าจะเจอความผิดพลาดก็สายไปเสียแล้ว’  ซึ่งมากจะเป็นตอนที่ Project ได้เริ่มดำเนินไปจนเสร็จสิ้นแล้ว Agile จึงเป็นแนวคิดที่เข้ามาช่วยให้ทีมมีความคล่องตัวมากขึ้น โดยการเปลี่ยนวิธีการทำงานจากเดิม กำหนดเป้าหมายแบบมุ่งไปครั้งเดียว เป็นการวางแผนและส่งมอบงานทีละชิ้นๆ เพื่อให้สามารถรับมือกับปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในแต่ส่วนก่อน และสามารถแก้ไขได้ทันท่วงที โดยการทำงานแบบ Agile จะประกอบด้วยบุคลากรจากหลายสายงานมาอยู่ในทีมเดียวกัน (Cross-functional team) ที่เรียกว่า  Agile squad  

หลักการทำงานแบบ Agile ไม่ยุ่งยากและมีประสิทธิภาพ โดยหลักการทำงานประกอบด้วย

• การทำงานแบบ Cross-functional team –  การนำบุคคลที่มาจากสายงานแตกต่างกัน มานั่งทำงานร่วมกันโดยไม่มีการแบ่งแยกแผนก เพื่อให้ง่ายต่อการประสานงานและสามารถรับรู้และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว 
• ทีมมีอำนาจในการในการตัดสินใจและสามารถกำหนดทิศทางของงาน –  บุคคลที่ถูกมอบหมายให้ปฏิบัติงานใน Agile squad จะได้รับอำนาจในการตัดสินใจ สามารถกำหนดทิศทางของสินค้าหรือบริการ หรือ Product Owner เพื่อช่วยให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยไม่ต้องรอผ่านการอนุมัติจากบุคคลอื่น 
• ใช้บุคลากรที่ทำงานเพื่อโครงการนี้โดยเฉพาะ –  (Dedicated resources) แต่งตั้งคนที่รับผิดชอบงานแต่ละส่วนเพื่อโฟกัสใน Scope ของงานโครงการที่ได้รับมอบหมาย 
• ทำงานเป็นชิ้นเล็กๆ –  เนื่องจากการทำงานแบบ Agile กำหนดเป้าหมายในระยะสั้น มักจะส่งมอบชิ้นงานเป็นชิ้นเล็กๆ ค่อยๆทำเพิ่มไปเรื่อยๆ หากพบข้อผิดพลาดหรือมีการเปลี่ยนแปลงก็ค่อยปรับเปลี่ยนการทำงานไปเรื่อยๆ การทำงานในแต่ละรอบสั้นๆ เรียกว่า Sprint  
• รับรู้สถานะของโครงการได้อย่างชัดเจน – เพราะทุกคนในทีมจะต้องสื่อสารและรับรู้ปัญหาที่เกิดขึ้นในโครงการ รวมทั้งทราบถึงความคืบหน้าของโครงการพร้อมกัน เพื่อให้การทำงานเกิดความชัดเจนและมีการวัดผลที่สามารถจับต้องได้  
• เรียนรู้ข้อผิดพลาดและข้อดีได้อย่างรวดเร็ว –  การทำงานเป็นรอบเล็กๆ ทำให้เราสามารถเกิดการเรียนรู้จากข้อผิดพลาดครั้งก่อนๆ รวมถึงหาข้อบกพร่องและข้อดีในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว 

แล้วควรใช้ Agile ในบางโครงการ หรือ ปฏิรูปทั้งองค์กร (Agile at scale) ? 

วิธีการบริหารงานในรูปแบบของ Agile ไม่ใช่จำเป็นจะต้องใช้ทุกโครงการ แต่ทุกองค์กรควรเรียนรู้วิธีการบริหารงานลักษณะนี้ เพื่อให้สามารถเลือกได้ว่า โครงการหรือส่วนงานแบบไหนที่เหมาะสม ส่วนองค์กรที่ต้องการความรวดเร็วและความคล่องตัวที่สูงมากและพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงขนานใหญ่ อาจจะปฏิรูปองค์กร โดยใช้ Agile ทั้งองค์กร เรียกว่า Agile at scale ซึ่งจำเป็นจะต้องใช้ความพยายามอย่างมาก และต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลงนานหลายปี 

Agile ไม่ใช่แค่รูปแบบในการทำงานแต่รวมถึงวัฒนธรรมและทัศนคติในการทำงาน 

การทำงานแบบ Agile จะไม่สามารถสำเร็จได้ หากไม่มีการปรับวัฒนธรรมการทำงานและทัศนคติของคนในองค์กรให้มุ่งเน้นประสิทธิภาพ ผลลัพธ์ กล้าตัดสินใจ เรียนรู้ที่จะทำงานร่วมกันกับคนในทีม และเปิดกว้างรับความคิดของผู้อื่น ซึ่งต้องถูกแสดงให้เห็นตั้งแต่ระดับผู้บริหารลงมาสู่ทีม  เพื่อเป็นตัวอย่างที่ดี และเกิดการปฏิบัติตาม ผลจากการเปลี่ยนแปลงโดยรวมทั้งหมดนี้เองจะเป็นตัวช่วยสำคัญในการผลักดันธุรกิจให้ขับเคลื่อนไปอย่างรวดเร็วในโลกปัจจุบันที่ต้องแข่งขันสูง