ด้วยสถานการณ์โรคระบาด Covid-19 ที่เกิดขึ้นอย่างคาดไม่ถึงนั้น ทำให้หลายองค์กรต้องปรับรูปแบบวิธีการทำงานใหม่ด้วยการใช้เทคโนโลยี ซึ่งรวมไปถึงการจัดการฝึกอบรมที่เป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญในการพัฒนาทักษะและความสามารถของพนักงาน โดยหลายครั้งผู้จัดอบรมอาจจะต้องเผชิญกับปัญหาการจัดฝึกอบรมออนไลน์ที่ไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร เนื่องจากมีอุปสรรคในด้านต่าง ๆ ทั้งการขาดการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างผู้อบรมและผู้เข้าร่วม การไม่รู้ว่าผู้เข้าร่วมเข้าใจเนื้อหาที่กำลังสอนอยู่หรือไม่ รวมถึงการที่ผู้เข้าร่วมอาจจะกำลังทำสิ่งอื่นไปพร้อมกับการอบรม ซึ่งส่งผลให้การจัดฝึกอบรมนั้นไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้
วันนี้เราจึงนำเสนอเทคนิคการจัดฝึกอบรมออนไลน์แบบ Do and Don’t เพื่อให้การฝึกอบรมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถนำไปประยุกต์ใช้เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดฝึกอบรมอีกด้วย
DO
1. แจ้งกฎกติกาใน 5 นาทีแรกก่อนเริ่มการฝึกอบรม
ในการฝึกอบรมออนไลน์หลายครั้งมักพบปัญหา ไม่ได้รับความร่วมมือจากผู้เข้าร่วม เนื่องจากผู้เข้าร่วมไม่ได้จดจ่ออยู่กับการฝึกอบรมเท่าที่ควร โดยเฉพาะ การฝึกอบรมในรูปแบบ interactive ที่ผู้เข้าร่วมจะต้องมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรม ผู้จัดการอบรมควรชี้แจงและขอความร่วมมือจากผู้เข้าร่วมตั้งแต่ช่วงต้น เพื่อให้ผู้เข้าร่วมจดจ่อกับเนื้อหาและมีส่วนร่วมในกิจกรรมให้มากที่สุด
ตัวอย่างกฎและกติกาในการฝึกอบรม
- แจ้งผู้เข้าร่วมว่าในวันนี้จะมีกิจกรรมกลุ่ม การตอบคำถาม หรือการโหวต
- ขอความร่วมมือให้ผู้เข้าร่วมเปิดกล้อง ปิดไมค์ และหากมีคำถามสามารถสอบถามเพิ่มเติมได้ผ่านช่องทางแชท เพื่อไม่ให้เป็นการรบกวนผู้เข้าร่วมท่านอื่น
2. ทำสไลด์ให้น่าสนใจ
การใส่ตัวอักษรเยอะเกินไปในแต่ละสไลด์ จะทำให้ผู้เข้าร่วมต้องจดจ่อกับการอ่านตัวอักษรเหล่านั้น จนอาจละเลยการฟังเนื้อหาที่ผู้อบรมกำลังสอน และพลาดเนื้อหาที่สำคัญได้ ยิ่งไปกว่านั้น หากสไลด์ไม่มีสีสัน หรือรูปภาพประกอบที่น่าสนใจ ก็อาจทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกเบื่อได้ ดังนั้นการทำสไลด์ให้น่าสนใจ จะช่วยดึงดูดให้ผู้เข้าร่วมจดจ่อกับเนื้อหาได้อย่างครบถ้วนมากยิ่งขึ้น
ทริคเล็กๆ น้อยๆ สำหรับการทำสไลด์ให้น่าสนใจ
- ตัวอักษรไม่เยอะ ใส่เฉพาะ key point
- การใช้ vector หรือรูปภาพที่เกี่ยวข้องมาประกอบเนื้อหา
- ใช้ infographic แทนการเขียนในรูปแบบบรรยาย
3. ใช้ Breakout Room
ในทุกๆ การฝึกอบรมอาจมีผู้เข้าร่วมบางส่วนที่ไม่สะดวกใจที่จะพูดหรือเสนอความคิดเห็นในห้องใหญ่ ส่งผลให้ปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้อบรมและผู้เข้าร่วมนั้นลดลง การใช้ tools อย่าง Breakout room นั้นจะช่วยเพิ่มโอกาสให้ผู้เข้าร่วมสามารถแสดงความคิดเห็นได้มากขึ้นเมื่ออยู่ในกลุ่มย่อย
การใช้ Breakout room ให้มีประสิทธิภาพ ผู้อบรมต้องทำอะไรบ้าง
- ชี้แจงอย่างละเอียดและชัดเจนว่าผู้เข้าร่วมจะต้องทำอะไร
- แต่งตั้ง group leader เพื่อหลีกเลี่ยงความกระอักกระอ่วนที่อาจเกิดขึ้นในช่วงแรกของการทำกิจกรรม โดยอาจจะเลือกจากตำแหน่งงาน หรือการสุ่ม
- เข้าแต่ละห้องเพื่อดูความคืบหน้าของแต่ละกลุ่มย่อย ให้คำแนะนำ หรือตอบคำถาม
- ก่อนแยกกลุ่ม ให้ผู้เข้าร่วมลองคิดไอเดียคร่าวๆ ประมาณ 5 นาที ก่อนที่จะนำไปหารือกับสมาชิกภายในกลุ่ม เมื่อแต่ละคนมีไอเดียแล้วจะทำให้งานกลุ่มสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและรวดเร็วขึ้น
4. ส่งแบบสอบถาม หรือจัด post-test หลังจากจบการฝึกอบรม
หนึ่งในวิธีการวัดประสิทธิภาพของการฝึกอบรมที่ได้ผลดี คือ ความคิดเห็นจากแบบสอบถามที่ส่งให้ผู้เข้าร่วมประเมินหลังการฝึกอบรม หรือการใช้ Post-test เพื่อวัดความเข้าใจในเนื้อหา โดยข้อมูลที่ได้มานั้นจะสะท้อนให้เห็นว่าผู้เข้าร่วมนั้นมีส่วนร่วมในการฝึกอบรมมากน้อยเพียงใด อีกทั้งยังช่วยให้ผู้อบรมสามารถนำข้อมูลนั้นไปปรับปรุงการจัดฝึกอบรมในครั้งถัดๆ ไปได้อีกด้วย
ตัวอย่างคำถามในแบบสอบถาม
- การฝึกอบรมนี้สามารถตอบสนองความคาดหวังของคุณได้ในระดับใด
- เนื้อหานั้นมีความเข้าใจง่ายในระดับใด
- ประเด็นสำคัญ (key takeaway) ที่คุณได้รับมีอะไรบ้าง
- ข้อคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะเพิ่มเติม
Don’t
1. อย่าจัดการอบรมนานเกินไป
ปัญหาส่วนใหญ่ คือ สมาธิของผู้เข้าร่วมนั้นจะลดน้อยลงเมื่อฝึกอบรมไปสักระยะหนึ่ง ทำให้ไม่สามารถจดจ่อในช่วงกลางถึงท้ายของการฝึกอบรมได้ เนื่องจากระยะเวลาฝึกอบรมที่นานเกินไป
โดยระยะเวลาที่เหมาะสมในการฝึกอบรมในแต่ละครั้งควรอยู่ที่ 75-90 นาที รวมหัวข้อ Q&A หากไม่สามารถจัดการฝึกอบรมภายในเวลาดังกล่าวได้ ผู้จัดอบรมสามารถเพิ่มจำนวนวัน หรือจัดให้มีการพักเบรกประมาณ 10-15 นาที เพื่อให้ผู้อบรมผ่อนคลายก่อนที่จะเข้ามาเรียนรู้ต่อ
2. อย่าคิดว่าผู้เข้าร่วมทุกคนจะรู้วิธีการใช้งานโปรแกรมหรือแพลตฟอร์มออนไลน์
อุปสรรคด้าน technical ในการใช้โปรแกรมมักจะเกิดขึ้นบ่อยครั้ง เนื่องจากผู้เข้าร่วมหลายคนอาจจะยังไม่เคยเข้าร่วมการฝึกอบรมแบบออนไลน์มาก่อน หรืออาจจะยังไม่คุ้นชินกับการใช้เครื่องมือต่างๆ ทำให้ไม่สามารถใช้งานได้ถูกวิธี ทำให้การฝึกอบรมนั้นต้องชะงักลง หรือผู้เข้าร่วมอาจจะไม่สามารถติดตามเนื้อหาส่วนนั้นได้ทัน
การป้องกันปัญหานี้ทำได้โดยการส่งคู่มือการใช้งานของโปรแกรมให้ผู้เข้าร่วมก่อนการฝึกอบรม 1-2 วัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้เรียนรู้และทดลองใช้เครื่องมือต่างๆ ที่ใช้ในการทำกิจกรรม และอย่าลืมใส่ข้อมูลติดต่อของผู้ที่เกี่ยวข้องในคู่มือด้วย เพื่อใช้ในกรณีที่ผู้เข้าร่วมต้องการความช่วยเหลือหรือสอบถามเพิ่มเติม
3. อย่าบรรยายเนื้อหาต่อเนื่องเกิน 10 นาที
ปัญหาที่พบได้บ่อยคือการที่ผู้เข้าร่วมขาดสมาธิและไม่ได้จดจ่อกับเนื้อหาเท่าที่ควร เนื่องจากทำอย่างอื่นระหว่างการฝึกอบรมด้วย ดังนั้น ผู้อบรมควรมีการสอดแทรกกิจกรรมเล็กๆ ระหว่างการฝึกอบรม หรือทุกๆ 10 นาที เพื่อให้ผู้เข้าร่วมนั้นตื่นตัวและโฟกัสกับเนื้อหาตลอดการฝึกอบรม และไม่พลาดประเด็นสำคัญที่อาจมีประโยชน์กับผู้เข้าร่วม
ตัวอย่างกิจกรรม
- สุ่มเรียกผู้เข้าร่วมให้ตอบคำถาม หรือแบ่งปันประสบการณ์ที่เคยเกิดขึ้น
- ให้ผู้เข้าร่วมจัดอันดับความรู้ในหัวข้อที่กำลังจะบรรยายถัดไป โดยอาจใช้โพล
- ให้ผู้เข้าร่วมกด raise hand เมื่อผู้เข้าร่วมไม่เคยรู้เกี่ยวกับเรื่องนั้นๆ มาก่อน
4. อย่าบรรยายเนื้อหาที่ยากเกินพื้นฐานความรู้ของผู้เข้าร่วม
หลายครั้งผู้อบรมอาจจะเจอกับปัญหาการอบรมล่าช้า เพราะผู้เข้าร่วมถามคำถามตลอดการฝึกอบรม เนื่องจากเนื้อหาในการอบรมนั้นลึกหรือยากเกินไป ทำให้ผู้เข้าร่วมไม่เข้าใจเนื้อหา
ดังนั้นก่อนการฝึกอบรม ผู้อบรมควรศึกษาผู้เข้าร่วมก่อนโดยอาจสอบถามจากหัวหน้างาน หรือการทำ pre-test เพื่อออกแบบการฝึกอบรมให้ตอบโจทย์และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
หัวใจสำคัญของการฝึกอบรมทั้งในรูปแบบออฟไลน์หรือออนไลน์ คือการที่ผู้เข้าร่วมมีปฏิสัมพันธ์กับการฝึกอบรม ดังนั้น การสร้างสภาพแวดล้อมแบบ interactive ควบคู่ไปกับการออกแบบเนื้อหาที่เหมาะสมและน่าสนใจนั้นจะช่วยให้การฝึกอบรมแบบออนไลน์มีประสิทธิภาพเทียบเท่ากับการฝึกอบรมแบบออฟไลน์ได้
