ทำงานให้ง่ายขึ้นด้วย “Kanban Board”

ในช่วงที่งานท่วมท้นจนไม่รู้จะจัดการอย่างไร แม้หอบงานกลับไปทำที่บ้านหรือกระทั่งปั่นงานในช่วงวันหยุดพักร้อนแล้วก็ตาม แต่ปริมาณงานยังคงไม่หมดสิ้นลง

วันนี้ เราเลยจะมาแนะนำวิธีช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น และช่วยให้เราโฟกัสงานตรงหน้าได้ดีขึ้น ที่เรียกว่าการทำ “Kanban Board” โดย Kanban อ่านว่า คัมบัง เป็นคำภาษาญี่ปุ่น แปลตรงตัวว่ากระดานหรือกระดาษที่เขียนข้อความ แต่ในแง่การทำงานจะหมายถึง “ป้ายคำสั่ง” ที่กำหนดเอาไว้ล่วงหน้าว่าจะทำอะไร ทำตอนไหน และทำอย่างไร

โดย Kanban Board เป็นวิธีการคิดและพัฒนาขึ้นโดยวิศวกรของ Toyota เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในโรงงานผลิตรถยนต์ และใช้กันมาตั้งแต่ช่วงปี 1940

สำหรับการทำ Kanban Board เพื่อใช้งานเอง ใช้อุปกรณ์เพียง 2 อย่างคือกระดานไวท์บอร์ด และกระดาษ post-it จากนั้นตีตารางแบ่งประเภทงาน หรือถ้าเราไม่มีอุปกรณ์ที่ว่ามานี้ จะทำเป็น Digital Kanban Board ก็ยังได้

โดยเราสามารถแบ่งงานคร่าวๆ ตามลำดับความก้าวหน้าของงานเป็น 5 ช่อง

• Backlog: งานที่เข้ามาใหม่
• On Deck: งานที่วางแผนไว้ว่าจะทำ เช่น จะทำด้วยวิธีไหน ใช้เวลาเท่าไร และจะเสร็จตอนไหน
• Doing: งานที่กำลังทำอยู่
• On Hold: งานที่ต้องพักไว้ก่อน เพราะมีงานเร่งด่วนกว่าที่ต้องทำ
• Done: งานที่ทำเสร็จแล้ว
  
  

หลังจากนั้น เลือกงานที่จะใส่ลงไปในแต่ละช่อง โดยขั้นตอนนี้จะมีกฎเล็กๆ น้อยๆ เพื่อช่วยให้เราจัดการงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ด้วยการกำหนดจำนวนชิ้นงานที่เราจะใส่ลงไปใสแต่ละช่อง

• On Deck มีงานได้ไม่เกิน 6 ชิ้น
• Doing และ On Hold มีได้ไม่เกิน 3 ชิ้น
• ส่วน Backlog และ Done ไม่มีลิมิตเพราะเป็นขาเข้ากับขาออก โดยเราสามารถใส่งานที่ต้องทำทั้งหมด หรือน่าจะต้องทำไว้ที่ช่องนี้ได้เลย
  

หลายคนอาจสงสัยว่า แล้ว Kanban Board แตกต่างกับ To-do list ตรงไหน?

To-do list เป็นการ “ลิสต์” ทุกสิ่งทุกอย่างที่เราจะทำไว้ทั้งหมด โดยไม่ได้มีการจัดลำดับความสำคัญ หรือจัดหมวดหมู่งานตามความก้าวหน้า ขณะที่ Kanban Board เป็นการจัดแบ่งหมวดหมู่งานไว้แล้ว ซึ่งจะทำให้เรารู้ว่าควรโฟกัสกับงานไหนก่อน เช่น ถ้างานไม่ได้อยู่ในช่อง On Deck เราก็ไม่ต้องคิดว่าจะทำงานชิ้นนั้นอย่างไรต่อ หรือถ้างานในช่อง Doing เต็มแล้ว เราก็อย่าเพิ่งเริ่มงานใหม่ (ยกเว้นงานนั้นเป็นงานเร่งจริงๆ)

Kanban Board จึงเป็นตัวช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น ซึ่งนอกจากจะใช้ในการทำงานแล้ว เรายังสามารถปรับใช้กับเรื่องอื่นๆ ได้ด้วย เช่น การทำงานบ้าน หรือการจัดการกิจกรรมประจำวัน เพื่อให้ชีวิตเราไม่ยุ่งเหยิงวุ่นวายจนจัดการอะไรไม่ได้อีกต่อไป

ขอขอบคุณข้อมูลจาก anontawong.com และ agilesherpas.com