คงต้องบอกว่าสูตรลับสู่ความสำเร็จในการทำ Digital Transformation ขององค์กรแต่ละแห่งนั้นมีความแตกต่างกัน แต่สิ่งหนึ่งที่เหมือนกันคือการมีหน่วยงานที่ถูกตั้งขึ้นเพื่อทำงานเรื่องการทรานส์ฟอร์มองค์กรโดยเฉพาะ

“PMO” (Program Management Office) เป็นทางเลือกหนึ่งที่หลายองค์กรใช้เป็นเครื่องมือสำหรับทำ Transformation โดย PMO คือหน่วยงานเฉพาะกิจที่ถูกจัดตั้งขึ้น เพื่อบริหารจัดการโปรเจคหรือโครงการต่างๆ ในองค์กรให้บรรลุตามเป้าหมายที่วางแผนไว้ ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญในการบริหารโครงการและเข้าใจกลยุทธ์ขององค์กรเป็นอย่างดี ซึ่ง PMO นี้จะทำหน้าที่ทั้งประสานให้หน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรทำงานสอดรับกัน และผลักดันแรงต้านต่างๆ ในการทำงานให้ลดน้อยลงไป

โดยทั่วไป PMO จะแบ่งออกเป็น 3 ระดับด้วยกัน

• Passive PMO คือการบริหารโครงการแบบกว้างๆ และสนใจแค่คุณภาพของกระบวนการในการบริหาร เช่น เอกสารต่างๆ สถานะของโครงการ
• Activist PMO คือการบริหารจัดการโครงการร่วมกับผู้จัดการโครงการและผู้ทำงานอย่างใกล้ชิด ซึ่งต้องทำงานเชิงรุกและวางแผนล่วงหน้าเพื่อกำจัดความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นอย่างทันท่วงที
• Accountable PMO คือการบริหารจัดการโครงการตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำด้วยตัวเองตลอดทั้งกระบวนการ

องค์กรส่วนใหญ่คุ้นชินกับการใช้ Passive PMO ที่มุ่งเน้นแค่การบริหารจัดการในภาพรวมเป็นหลัก แต่ในความเป็นจริงแล้ว องค์กรที่ทำ Transformation ได้สำเร็จนั้น จำเป็นต้องมีทีม PMO ที่มีความคล่องแคล่ว ยืดหยุ่น และกระตือรือร้นสูงกว่าแบบ Passive นั่นคือ PMO ในระดับ Activist และ Accountable

ควรเลือก PMO อย่างไรให้เหมาะสม?

การเลือกใช้คนภายในองค์กรหรือว่าจ้างบุคคลภายนอกเพื่อทำหน้าที่ PMO มีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกันไป จึงจำเป็นต้องเลือกบุคลากรที่เหมาะสมกับงานแต่ละรูปแบบ

• บุคคลในองค์กร (In house)
  มีความได้เปรียบในเรื่องความเข้าใจองค์กร เข้าใจเนื้องาน เข้าใจกระบวนการทำงานปัจจุบันมากกว่าคนนอก ทำให้เหมาะกับงานที่เป็น Passive PMO ซึ่งเป็นงานที่มีการวางรากฐานมาเป็นอย่างดีแล้ว และมุ่งเน้นเรื่องความถูกต้องของกระบวนการบริหารจัดการ

• บุคคลนอกองค์กร (Outsource)
  เหมาะสมกับการทำหน้าที่ PMO แบบ Activist และ Accountable ซึ่งต้องการความรวดเร็วและดุดัน เช่น การพลิกโฉมองค์กร เนื่องจากเป็นกลุ่มคนที่ต้องเจองานที่หลากหลาย และต้องเรียนรู้เรื่องใหม่ตลอดเวลา จึงมีความเชี่ยวชาญในการจัดการโครงการโดยตรง และรับมือกับการบริหารโครงการต่างๆ ที่ต้องการผลลัพธ์ในระยะสั้นได้ดี

แม้ PMO นับเป็นหนึ่งในสูตรเร่งความสำเร็จของการทำ Digital Transformation แต่กุญแจสำคัญจะต้องมาจากความร่วมมือของคนในองค์กรด้วย ไม่ว่าจะเป็นการปรับ Mindset การพัฒนาศักยภาพของตนเอง การมีความคิดริเริ่มที่จะลงมือทำ ดังนั้นทุกคนจึงถือเป็นจิ๊กซอว์ชิ้นสำคัญในการทำให้องค์กรก้าวข้ามกรอบเดิม และเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ ในโลกยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว