“ความสำเร็จ” เป็นสิ่งที่ใครๆ ก็มองหาแต่หนึ่งในหนทางไปสู่ความสำเร็จนั้นจำเป็นต้องเรียนรู้ข้อผิดพลาดเพื่อป้องกันหรือเตรียมรับมือกับปัญหาที่อาจขึ้น  เพราะหนทางของการบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ล้วนมีบททดสอบที่ท้าทายรออยู่เสมอ ในโลกของการบริหารจัดการโครงการก็เช่นกัน การเรียนรู้จากข้อผิดพลาดหรือปัญหาสามารถป้องกันความเสียหายที่อาจทำให้โครงการนั้นๆ ล้มเหลวได้ ด้วยเหตุนี้ บลูบิค ได้รวบรวม 6 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยจากการบริหารจัดการโครงการที่อาจนำไปสู่ความล้มเหลว ดังนี้

1. ไม่สามารถควบคุมขอบเขตของโครงการได้

สิ่งสำคัญที่สุดในการบริหารจัดการโครงการ คือ การควบคุมต้นทุนให้อยู่ภายใต้งบประมาณวางเอาไว้ ซึ่งการควบคุมงบประมาณหรือต้นทุนได้อย่างแม่นยำนั้นจำเป็นต้องมีการกำหนดขอบเขตของงานและกรอบเวลาการส่งมองให้ชัดเจน ในการบริหารจัดการโครงการ หลายโครงการสามารถกำหนดขอบเขตงานได้อย่างชัดเจนตั้งแต่ก่อนเริ่มดำเนินการ แต่ในความเป็นจริงเเล้วนั้น หลายๆโครงการอาจมีข้อจำกัดที่ไม่สามารถทำได้ตั้งเเต่เริ่ม ดังนั้น หากโครงการเริ่มต้นไปแล้วสิ่งสำคัญเร่งด่วนที่ผู้บริหารจัดการโครงการต้องทำคือ ตกลงและกำหนดขอบเขตการทำงานกับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างชัดเจน เพื่อให้ทีมงานสามารถดำเนินการตามแนวทางที่กำหนดไว้อย่างถูกต้องและสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงเพื่อเป็นการกำหนด Baseline ให้กับโครงการ ว่าสิ่งที่ต่างไปจากขอบเขตที่กำหนดไว้จะส่งผลต่อต้นทุนเเละระยะเวลาการส่งมอบของโครงการทั้งสิ้น

สำหรับผู้บริหารจัดการโครงการที่ไม่สามารถสรุปขอบเขตที่เเน่ชัดของงานได้ อาจต้องเผชิญกับปัญหาโครงการขาดทุน เนื่องจากใช้ทรัพยากรมากกว่าที่ประเมินไว้ และอาจต้องจ่ายค่าปรับจากการส่งมอบงานล่าช้า ยิ่งไปกว่านั้นคือการสูญเสียความน่าเชื่อถือของผู้บริหารจัดการโครงการอีกด้วย

2. การสื่อสารระหว่างทีมต่างๆ ไม่ทั่วถึงและไม่ชัดเจน

“การสื่อสาร” เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่มีความสำคัญมากในการบริหารโครงการ ด้วยเหตุนี้ ความล้มเหลวของหลายโครงการจึงเกิดจากการสื่อสารกันระหว่างทีมที่ขาดความชัดเจนและไม่เพียงพอ ซึ่งโอกาสที่จะพบข้อผิดพลาดด้านการสื่อสารนั้นมักเกิดขึ้นกับโครงการขนาดใหญ่มากว่าโครงการขนาดเล็ก เนื่องจากมีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากกว่า ทำให้โอกาสที่จะเกิดช่องว่างของการสื่อสารมีมากกว่า เมื่อข้อมูลที่มีของเเต่ละบุคคลไม่เท่ากันหรือเข้าใจสารไม่ตรงกัน ย่อมทำให้เกิดความคาดหวังและความเข้าใจในสถานะต่างกัน รวมถึงความเสี่ยงของโครงการก็อาจแตกต่างกันออกไปด้วย

อันดับแรกๆ ในบริหารจัดการโครงการสิ่งที่ผู้บริหารจัดการโครงการจะต้องทำให้เกิดขึ้น คือ การกำหนดช่องทางและวิธีการสื่อสาร รวมถึงความถี่ในการสื่อสารให้เป็นกิจวัตรที่ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลต่างๆ ที่สำคัญของโครงการและความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นสามารถสื่อไปถึงผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างถูกต้องและครบถ้วน

3. ไม่มีการกำหนดผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบพร้อมแผนการส่งมอบให้ชัดเจน

ปัญหาที่พบได้บ่อยในการบริหารจัดการโครงการ คือ การที่ทุกคนรู้ว่ามีงานอยู่เเต่ไม่มีใครลงมือทำ รวมถึงตัวบุคคลที่หลายๆ คนคาดว่าจะต้องเป็นคนลงมือทำก็ไม่ลงมือ หรือในบางกรณีอาจมีผู้รับผิดชอบในงานนั้นๆ แล้วเเต่ไม่ได้ลงมือทำงานตามกรอบเวลาที่วางไว้ จึงเป็นสาเหตุให้งานต่างๆ ที่วางเเผนไว้ไม่สามารถส่งมอบได้ตามกำหนดเวลา และส่งผลกระทบต่อเเผนการส่งมอบงานในภาพรวมที่อาจจะต้องเลื่อนออกไปด้วย 

สาเหตุปัญหาลักษณะนี้ส่วนใหญ่เกิดจากการรับรู้ความคาดหวังที่ไม่ชัดเจนในงาน ว่าใครต้องเป็นผู้ลงมือทำ เเละต้องลงมือทำให้เสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาใด เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ผู้บริหารจัดการโครงการจะต้องกำหนดหน้าที่ความรับผิดและระยะเวลาการส่งมอบงานให้แก่ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดอย่างชัดเจน และมีการสื่อสารเเผนงานที่กำหนดไว้โดยละเอียดให้ผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าใจตรงกัน งานที่ไม่มีกำหนดระยะเวลาหรือผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน นับเป็นความเสี่ยงอย่างหนึ่งของโครงการที่จะทำให้โครงการล่าช้า

4. จัดลำดับความสำคัญของงานไม่ถูก

ในการบริหารจัดการโครงการนั้น การเผชิญหน้ากับปัญหาและอุปสรรคต่างๆ เป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ บ่อยครั้งที่ผู้บริหารจัดการโครงการหลายคนพบว่าตนเองจมอยู่ในกองปัญหาที่ท่วมท้นเเละไม่รู้ว่าจะเริ่มเเก้ไขจากส่วนใดก่อน จึงตัดสินใจเลือกวิธีเเก้ไขปัญหาที่ตนเองคุ้นชิน หรือมีความสะดวกใจที่จะทำก่อน ทั้งๆ ที่ปัญหานั้นอาจไม่ได้มีความจำเป็นเร่งด่วนที่จะต้องจัดการก่อน หรือสามารถส่งต่อให้ผู้อื่นดำเนินการเเทนได้ 

การจัดลำดับความสำคัญของงานให้ถูกต้องจึงเป็นสิ่งที่สำคัญในการบริหารจัดการโครงการ การจัดลำดับความสำคัญที่ผิดพลาดทำให้เกิดความเสี่ยงต่างๆ ในโครงการได้ เพราะปัญหาที่สำคัญเเละมีผลกระทบที่รุนเเรงจะไม่ได้รับการเเก้ไขอย่างทันท่วงที เเละอาจส่งผลให้การส่งมอบโครงการต้องล่าช้าออกไปในที่สุด ปัญหาต่อเนื่องที่ตามมาจากการจัดลำดับความสำคัญของปัญหาผิดพลาด คือ ผู้บริหารจัดการโครงการไม่สามารถเเก้ไขปัญหาทั้งหมดได้ทันเวลาหรือไม่สามารถเเก้ไขทั้งหมดได้เลย จึงมีความจำเป็นต้องหาเเนวทางการจัดการความเสี่ยงอื่นๆ (Mitigation plan) หรือบางครั้งหาเป็นความเสี่ยงที่ส่งผลกระทบไม่มากนักอาจใช้วิธีการยอมรับความเสี่ยงนั้น นอกจากนี้การมองหาบุคคลที่มีเป้าหมายเดียวกันหรือมีความรับผิดชอบเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเหล่านั้นก็เป็นอีกทางออกหนึ่งที่หลายคนมักมองข้ามไป

5. ไม่สามารถวิเคราะห์ถึงต้นตอของปัญหาที่เเท้จริง

การวิเคราะห์ปัญหาอย่างตื้นเขินเป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้ปัญหาเดิมๆ เกิดขึ้นซ้ำเเล้วซ้ำเล่า เมื่อวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาออกมาผิดจุด ก็จะทำให้เเนวทางการเเก้ไขปัญหานั้นผิดพลาดไปด้วย บ่อยครั้งที่ผู้บริหารจัดการโครงการพบว่า เเม้จะมีเเก้ไขปัญหาไปเเล้วครั้งหนึ่ง แต่ปัญหาเหล่านั้นยังคงวนเวียนกลับมาอีก ซ้ำร้ายปัญหาดังกล่าวอาจถูกประเมินว่าเป็นปัญหาหรือความเสี่ยงที่ไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าจะเกิดขึ้นเมื่อใด เมื่อปัญหาที่ไม่ได้ถูกคาดการณ์เอาไว้เกิดขึ้นทำให้ผู้บริหารจัดการโครงการจำเป็นต้องดึงทรัพยากรต่างๆ ออกจากงานที่ต้องดำเนินการไว้ตามเเผนงาน มาจัดการเเก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น หากปัญหานั้นไม่ต้องการทรัพยากรที่เข้าไปจัดการมากนักทีมงานก็อาจช่วยกันกอบกู้สถานการณ์ได้ เเต่หากเป็นปัญหาที่ต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมาก ก็อาจส่งผลกระทบต่อเเผนงานในภาพรวมได้ 

จากประสบการณ์ของผู้เขียนพบว่า หลายคนมองว่าปัญหาส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นนั้นมีสาเหตุมาจากความผิดพลาดของตัวบุคคลซึ่งอาจคาดการณ์ไม่ได้ แต่ในความเป็นจริงแล้วบางครั้งสาเหตุหลักของปัญหานั้นอาจเกิดจากกระบวนการทำงานมากกว่า ดังนั้นผู้บริหารจัดการโครงการจะต้องมองให้ลึกลงไปถึงกระบวนการต่างๆ ว่าโครงการได้มีการกำหนดกระบวนการทำงานที่พร้อมรับมือกับปัญหานั้นเเล้วหรือไม่ หากพบว่ายังไม่มีก็ต้องรีบดำเนินการให้เร็วที่สุดเพื่อให้พร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่ไม่อาจคาดเดาได้ หากปัญหาเดิมยังคงเกิดขึ้นซ้ำๆ ผู้บริหารจัดการโครงการอาจต้องพิจารณาถึงประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานนั้นๆ และทำการปรับปรุงให้ดีขึ้น

6. ไม่มีการกันสำรอง (Buffer) 

สิ่งหนึ่งที่คนส่วนใหญ่มักหลงลืมไป คือ การการกันสำรอง (Buffer) ไว้สำหรับความเสี่ยงเเละความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น เพราะปัญหาที่ไม่คาดคิดสามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเเม้ว่าจะมีการวางเเผนเเละเตรียมการอย่างดีแล้วก็ตาม ด้วยเหตุนี้หลายโครงการต้องส่งมอบงานล่าช้าจากปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ที่เกิดขึ้น เนื่องจากไม่มีการกันสำรองทรัพยากรที่เพียงพอเอาไว้

การกันสำรอง (Buffer) เป็นสิ่งง่ายๆ ที่ควรจะกำหนดไว้ในทุกโครงการ อย่างไรก็ดี การกันสำรองทรัพยากรนั้นก็มีต้นทุนเช่นกัน ดังนั้นการกันสำรองที่มากเกินไปก็จะเป็นการเพิ่มต้นทุนที่ไม่ก่อให้เกิดผลิตภาพ และส่งผลต่อต้นทุนโดยรวมของโครงการให้สูงขึ้นตามไปด้วย ในทางกลับกัน การกันสำรองที่น้อยเกินไปก็ทำให้ขาดความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการโครงการ ด้วยเหตุนี้ การกันสำรองทรัพยากรที่เหมาะสมถูกต้องนั้นต้องขึ้นอยู่กับความสามารถและประสบการณ์ของผู้บริหารจัดการโครงการ