ความสำเร็จในการทำดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชัน (Digital Transformation) และการเป็น Digital-First Company จะเกิดขึ้นไม่ได้เลย หากปราศจากการติดตั้งระบบ (System Implementation) ที่สมบูรณ์ เพราะการติดตั้งระบบเป็นจุดตั้งต้นสำคัญที่รวบรวมข้อมูลจากการทำกิจกรรมต่าง ๆ ทางธุรกิจ และยังเป็นจุดเชื่อมต่อกับระบบข้างเคียงอื่นที่หมายรวมถึง Digital Ecosystem ของพันธมิตรทางธุรกิจ 

การติดตั้งระบบให้สามารถรองรับกิจกรรมทางธุรกิจได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องอาศัยผู้จัดการโครงการ หรือ PMO – Project Management Office ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญทั้งในแง่การบริหารจัดการโครงการและการจัดการระบบและเทคโนโลยี ซึ่งการบริหารจัดการโครงการให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดนั้นมีความท้าทายหลากหลายรออยู่

วันนี้ บลูบิค จะพาไปรู้จักและจัดการกับ 3 ความท้าทายหลักที่ PMO ต้องเจอในกระบวนการทำ System Implementation

ความท้าทายที่ 1: การเริ่มต้นและดำเนินโครงการอย่างมีกลยุทธ์ (Strategic Project Initiation and Implementation)

การตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการสามารถเริ่มต้นได้ ไม่ใช่เรื่องยากสำหรับ PMO แต่ความท้าทายที่ทุกคนต้องเจอ คือ การทำให้โครงการดำเนินไปอย่างมีกลยุทธ์และมีประสิทธิภาพ โดย PMO ทุกคนจะต้องคำนึงถึงปัจจัยดังต่อไปนี้ 

1) Define and Manage Scope – การกำหนดขอบเขตของโครงการเพื่อระบุความต้องการที่สามารถสร้างผลลัพธ์เชิงบวกกับธุรกิจ และความคุ้มค่าในการติดตั้งฟีเจอร์ต่าง ๆ บนระบบ ผ่านการระบุ Foundation Features รวมถึงการพิจารณาพัฒนา Optional Features ว่ามีความจำเป็นหรือมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร เมื่อฟีเจอร์เหล่านั้นถูกปล่อยออกไปแล้ว ยกตัวอย่างเช่น หากฟีเจอร์ที่ต้องการต้องใช้เวลาพัฒนาถึง 6 เดือน ซึ่งเมื่อถึงเวลานั้นฟีเจอร์อาจไม่ตอบโจทย์ธุรกิจแล้ว จึงสรุปได้ว่าการลงทุนพัฒนาฟีเจอร์ดังกล่าวอาจไม่คุ้มค่า เป็นต้น  

2) Align Business & Non Functional Requirement – เป็นขั้นตอนที่ต้อง Align ว่าจากขอบเขตงานของโครงการ (Project Scope)  มี Business Requirement อะไรบ้างที่จำเป็น และมี Non-Functional Requirement อะไรบ้างที่สามารถสนับสนุน Business Requirement หลักได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการประเมินและ Align ความต้องการทางธุรกิจให้สอดรับกับขอบเขตของโครงการ เป็นขั้นตอนที่ท้าทายและสำคัญที่จะช่วยลดความเสี่ยงการปรับแก้ในช่วงท้ายของโครงการ

3) Plan Timeline and Release – เมื่อทราบถึงขอบเขตและตกลง ความต้องการทางธุรกิจเรียบร้อยแล้ว ก็จะเข้าสู่ช่วงการวางโรดแมป (Roadmap) รวมถึงแผนการพัฒนาและการปล่อยฟีเจอร์ (Release Feature) ให้ตรงตามกรอบเวลาและความต้องการของธุรกิจ ซึ่ง PMO จะต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วนในการกำหนดระยะเวลาของกิจกรรมในแต่เฟส (Phase) ของการพัฒนา รวมถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นโดยเฉพาะในโครงการที่ End Users มี Interaction เพื่อให้สามารถส่งมอบฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้ตรงตามความต้องการของธุรกิจอย่างครบถ้วน ตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้

ความท้าทายที่ 2: การเชื่อมต่ออย่างมีประสิทธิภาพ (The efficacy of integration) 

นับวันระบบนิเวศของธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้น โดยเฉพาะธุรกิจบนแพลตฟอร์มขนาดใหญ่ที่ต้องเชื่อมโยงกับพันธมิตรและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องมากมาย ดังนั้นการเชื่อมต่อกับระบบต่าง ๆ ถือเป็นหัวใจสำคัญไม่น้อยไปกว่าการพัฒนาระบบของตนเองเลย ดังนั้น บลูบิค จึงขอนำเสนอ 2 Checklist เพื่อลดความเสี่ยงและจบทุกความท้าทายในกระบวนการเชื่อมต่อระบบ ดังต่อไปนี้

1) Define Integration Requirement – ก่อนพัฒนาการเชื่อมต่อจะต้องมีการยืนยันความต้องการ การเชื่อมโยงกับระบบของพันธมิตรทางธุรกิจ ซึ่งในกระบวนการนี้ฝั่งธุรกิจและเทคโนโลยีจะต้องเข้ามามีส่วนร่วมในการหารือและตัดสินใจว่า กลยุทธ์และผลลัพธ์จากกิจกรรมทางธุรกิจใด ที่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นความต้องการ (Requirement) ที่มีประโยชน์กับธุรกิจและทุกฝ่าย ในขณะที่ส่วนของเทคโนโลยีนั้น จะให้ความสำคัญกับวิธีการเชื่อมต่อและการพัฒนาระบบให้สามารถส่งข้อมูลระหว่างกันได้ ซึ่งในปัจจุบัน Partner API ถือเป็นทางเลือกหนึ่งที่กำลังได้รับความนิยมจากหลากหลายธุรกิจ เนื่องจากมีความยืดหยุ่นในการเชื่อมต่อเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูล

2) Communicate with Partner – การสื่อสารและร่วมวางแผนพัฒนากับพันธมิตรทางธุรกิจก็เป็นอีกหนึ่งความท้าทายเช่นกัน โดยหลังจากสรุป High-Level Requirement และผลประโยชน์แล้ว ลำดับถัดไปคือ การจัดทำแผนกับพันธมิตร โดยเริ่มตั้งแต่การสรุปรายละเอียดความต้องการต่าง ๆ แผนงานและวิธีการในการพัฒนาและทดสอบ ตลอดจนแผนงานและวิธีการเชื่อมต่อระหว่างระบบก่อนทำการเชื่อมต่อจริง ซึ่งโดยมากแล้วการสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพ จะก่อให้เกิดข้อผิดพลาดทั้งในเรื่องกรอบเวลา (Timeline) และขอบเขตของความต้องการจนส่งผลกระทบต่อโครงการได้

ความท้าทายที่ 3: การเปลี่ยนจากระบบเก่าไปใหม่อย่างราบรื่น (The Smooth System Transition)

ไม่ว่าจะเป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นมาใหม่ หรือระบบที่ถูกติดตั้งเพื่อทดแทนระบบเดิม ล้วนต้องเตรียมตัวสำหรับการเปลี่ยนผ่านทั้งในเชิงธุรกิจ-เทคโนโลยี และเป็นอีกหนึ่งความท้าทายที่ PMO ต้องจัดการ โดยทั่วไปแล้วการเปลี่ยนผ่านระบบจะประกอบด้วย 3 กิจกรรมหลัก คือ Operational Continuity, Data Migration และ Cutover 

1) Ensure Operational Continuity – PMO ต้องทำให้ภาคธุรกิจมั่นใจว่าการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ บนระบบใหม่ ตั้งแต่ช่วงระหว่างการเปลี่ยนระบบจนถึงหลังระบบใหม่เริ่มดำเนินการ จะเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ โดยจะต้องมีการกำหนดกระบวนการต่าง ๆ ทางธุรกิจบนระบบใหม่อย่างเป็นรูปธรรมและมีการสรุปกับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องให้เรียบร้อยก่อนเข้าสู่การเปลี่ยนผ่านระบบ นอกจากนี้ PMO ต้องแน่ใจว่าได้มีการสื่อสารกับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในองค์กรและพันธมิตรทางธุรกิจถึงความเปลี่ยนแปลงและกระบวนการทำงานใหม่ที่จะเกิดขึ้น เพื่อให้ทุกฝ่ายเตรียมความพร้อม

2) Migrate Data Efficiently – การทำ Data Migration นั้นเริ่มต้นจากการวางกลยุทธ์ และลำดับถัดไปจะเป็นการระบุข้อมูลที่เชื่อมกับฐานข้อมูลในระบบใหม่ว่ามีความเชื่อมโยงกับข้อมูลชุดเดิมอย่างไร เพื่อกำหนดว่าข้อมูลใดจำเป็นต้องย้ายไปหรือสร้างขึ้นที่ระบบใหม่ และต้องเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเดิมหรือไม่ นอกจากนี้การเลือกวิธีในการทำ Data Migration เป็นสิ่งสำคัญและควรเลือกวิธีที่มีความแม่นยำสูง เพื่อลดปัญหาการแก้ไขข้อมูลหลังโอนย้ายหรือสร้างข้อมูล

 3) Ensure Cutover Activity – การ Cutover เป็นกระบวนหลักก่อนเริ่มใช้งานระบบใหม่ ซึ่งจะเริ่มต้นด้วยการตัดการเชื่อมต่อกับระบบเดิมและทำการเชื่อมโยงกับระบบใหม่ โดยกระบวนการนี้ต้องอาศัยการวางแผนที่ครอบคลุมและแข่งกับเวลา เนื่องจากช่วงเวลาระหว่างการตัดการเชื่อมต่อจากระบบเดิมจนถึงก่อนการต่อเข้ากับระบบใหม่ จะเป็นช่วงเวลาที่ทั้งระบบเดิมและระบบใหม่สามารถใช้งานได้อย่างจำกัดจนถึงไม่สามารถใช้งานได้เลย ส่งผลกระทบต่อผู้ใช้งาน ดังนั้นการสื่อสารไปยังพันธมิตรทางธุรกิจ วางแผนการซ้อม และทำการซ้อมใหญ่กับทุกฝ่ายที่มีส่วนเกี่ยวข้องก่อนวัน Cutover จึงสำคัญอย่างยิ่ง ทั้งนี้การทำ Cutover ควรหลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่มีการเข้าใช้งานจำนวนมาก และต้องทำแผนสื่อสารกับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทุกฝ่ายให้ทราบถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นด้วย 

แน่นอนว่าความท้าทายของ PMO นั้นมีมากกว่าที่กล่าวข้างต้น แต่การเผชิญหน้าและรับมือกับความท้าทายหลักทั้ง 3 ข้อนี้ ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้ PMO สามารถบริหารจัดการโครงการได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพได้