การผัดวันประกันพรุ่งเป็นนิสัยที่ใครหลายคนรู้ว่าไม่ควรทำ แต่ก็เผลอตัวทำลงไปไม่ว่าจะตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม ซึ่งพฤติกรรมแบบนี้อาจเกิดจากการที่เราพยายามหลีกเลี่ยงงานยากๆ หรืองานที่ไม่น่าสนใจออกไปก่อน โดยคิดว่าค่อยมาทำทีหลัง แต่สุดท้ายก็มักจะลืมหรือเลื่อนออกไปเรื่อยๆ จนงานทับถมกลายเป็นปัญหาใหญ่ในที่สุด
กฎ 2 นาทีเป็นวิธีง่ายๆ ที่ช่วยให้เราบอกลานิสัยการผัดวันประกันพรุ่งได้ โดยหลักการคือ “หากคุณมีงานใดๆ ก็ตามที่สามารถทำเสร็จได้ภายใน 2 นาที ให้รีบลงมือทำงานนั้นทันที” เช่น ตอบอีเมล ตอบข้อความ เก็บขยะ ล้างจาน ทำความสะอาดโต๊ะทำงาน ฯลฯ โดยเริ่มต้นจากการจัดการงานเล็กๆ ที่ทำเสร็จเร็ว จะช่วยลดความเครียดเรื่องปริมาณงานที่ต้องทำและสร้างแรงผลักดันให้คุณสามารถจัดการงานอื่นๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
และเพื่อให้เห็นภาพมากขึ้น เราจะพามาดูการประยุกต์ใช้ กฎ 2 นาที ในชีวิตประจำวันกัน
1. แบ่งงานชิ้นใหญ่ ออกเป็นงานเล็กๆ ที่ทำเสร็จได้ภายใน 2 นาที
งานบางชิ้นที่มีรายละเอียดซับซ้อนและใช้ระยะเวลานาน อาจทำให้เราเกิดความรู้สึกไม่อยากทำงานยากๆ นั้นขึ้นมา จนผัดวันประกันพรุ่งไม่ยอมทำ ดังนั้น การแบ่งชิ้นงานใหญ่ให้กลายเป็นชิ้นงานย่อยๆ อาจจัดเป็นลำดับของชิ้นงานและเลือกหยิบรายละเอียดบางอย่างของงานมาทำก่อนโดยกำหนดเวลาไว้ 2 นาที จะทำให้เราสามารถทำงานได้เร็วขึ้น แทนที่จะรอให้ตัวเองพร้อมแล้วค่อยทำงานชิ้นใหญ่ทีเดียว ซึ่งการแบ่งงานเป็นชิ้นเล็กๆ ยังช่วยให้เราติดตามความคืบหน้าของงานได้ง่ายขึ้นด้วย
2. กำหนดเวลาในการทำงานในแต่ละวัน
การกำหนดช่วงเวลาในการทำงานแต่ละชิ้นก็มีความสำคัญไม่น้อย เพื่อให้จังหวะการทำงานเป็นไปอย่างไหลลื่น เช่น งานที่ต้องใช้ความคิดเยอะหน่อย อาจวางตารางงานไว้ทำช่วงที่ร่างกายตื่นตัวมากที่สุด เพื่อให้ใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาจเลือกใช้ Priority Matrix โดยแยกออกเป็น 4 ส่วน เพื่อการจัดแผนงานในแต่ละวัน ดังนี้
>>> ส่วนที่ 2 สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน เป็นงานสำคัญที่ยังพอมีเวลาทำ ดังนั้นงานส่วนนี้จำเป็นต้องวางแผนการทำงานให้ดี มิฉะนั้นจะกลายไปเป็นงานส่วนที่ 1 ที่ทั้งสำคัญและเร่งด่วน
>>> ส่วนที่ 3 ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน เช่น งานประชุมต่าง ๆ หรืองานที่ทำให้เรารู้สึกยุ่งตลอดเวลาแต่อาจจะไม่ได้สำคัญมากนัก ดังนั้นทางที่ดีคือการพิจารณาความสำคัญให้ดีว่ามีงานใดที่สำคัญกว่าหรือจำเป็นมากกว่าที่เราจะสามารถตัดงานเหล่านี้และไปทำอย่างอื่นให้ Productive มากกว่า
>>> ส่วนที่ 4 ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน งานส่วนนี้คือควรลดให้น้อยที่สุด หรือจัดไว้ที่ลำดับท้าย ๆ ของวัน เนื่องจากเป็นงานที่เรียกได้ว่าเสียเวลา หากใช้เวลาไปกับส่วนนี้จริง ๆ
3. หาสถานที่เงียบสงบในการทำงานในช่วง 2 นาทีนี้
ช่วงเวลา 2 นาทีนับเป็นช่วงเวลาสั้นๆ ถ้าอยากใช้ 2 นาทีนี้ให้คุ้มค่าที่สุด ให้ลองหาสถานที่เงียบๆ นั่งทำงานเพื่อไม่ให้มีสิ่งวอกแวกกวนใจ จะช่วยให้เราสามารถมีสมาธิและจดจ่อกับช่วงเวลาได้ดีขึ้น ซึ่งจำช่วยให้เราสามารถใช้เวลา 2 นาทีนั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรับรู้ได้ว่าแค่ 2 นาที ก็งานเสร็จได้
4. หารางวัลให้ตัวเองเมื่อทำงานเสร็จสิ้น
ทริคสุดท้ายที่จะทำให้การทำงานของคุณมีเป้าหมายและไม่น่าเบื่อ การให้รางวัลตัวเองเมื่อเราทำงานในช่วงเวลา 2 นาทีเสร็จ จะช่วยกระตุ้นให้เราอยากทำงานอื่นๆ ต่อให้เสร็จ โดยการให้กำลังใจตัวเองหรือรางวัลเมื่อทำงานเสร็จสิ้นทำได้หลายแบบ ไม่ว่าจะเป็นการพักผ่อน หาขนมกิน หรือทำอะไรตามใจ จะช่วยให้ช่วงการทำงานไม่น่ากดดัน และกระตุ้นการปิดงานได้อย่างมีเป้าหมายมากขึ้น
หากคุณกำลังประสบปัญหาการผัดวันประกันพรุ่งของตัวเอง เราอยากให้ได้ลอง กฎ 2 นาที เป็นวิธีง่ายๆ ที่ลองดูได้เลย เพียงแค่ลงมือทำทันทีโดยไม่ลังเลหรือคิดมาก คุณก็จะสามารถจัดการงานต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ในที่สุด
ขอบคุณข้อมูลจาก หนังสือ Atomic Habits
ถ้าคิดว่า กฎ 2 นาทียังทำตามยากอยู่ ลองย้อนไปอ่านบทความเก่าของเราเรื่อง
>> “ไม่มีเวลา” หรือ “ไม่มีวินัย” ทริคบริหารเวลาด้วย Timeboxing
