การทำธุรกิจในยุคนี้ ไม่ว่าบริษัทฯ ไหนต่างก็ต้องการมีช่องทางการจัดจำหน่ายในรูปแบบดิจิทัลเป็นของตัวเอง เพื่อใช้สร้างประสบการณ์การซื้อสินค้าที่ดีให้กับกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลพฤติกรรม ความชื่นชอบของลูกค้า เพื่อนำไปต่อยอดใช้ประโยชน์ในอนาคต

เมื่อโจทย์หลักคือ การออกแบบแพลตฟอร์มหรือซอฟต์แวร์ให้กับทุกบริษัทในเครือ ดังนั้นงานหนักจึงตกอยู่กับทีม Central Retail Digital ซึ่งเป็นหนึ่งในหน่วยธุรกิจของ Central Retail ที่ทำหน้าที่เสมือน Software Development Company คอยพัฒนาและดูแลแพลตฟอร์ม e-Commerce รวมถึงแพลตฟอร์ม Online – Offline ต่าง ๆ ให้กับทั้งกลุ่มธุรกิจ

คุณสุภา จินคำพะเนา Head of Transformation Program Management Office, Central Retail Digital มีโอกาสเปิดใจถึง Pain Points ที่ต้องเจอหลังจากรับนโยบายของทีมผู้บริหาร ที่ต้องการให้รวมศูนย์แพลตฟอร์มของทุกบริษัทฯ ให้กลายเป็นแพลตฟอร์มเดียว เพื่อให้ง่ายต่อการปรับปรุงและพัฒนาฟีเจอร์ใหม่ ๆ ในภายหลัง รวมถึงยังสามารถขยายธุรกิจ (Scale-up) ให้โตได้อย่างรวดเร็วและคล่องตัว นี่จึงเป็นจุดเริ่มต้นของโปรเจกต์ที่มีชื่อว่า ‘Core Replatforming’

ก้าวแรกของ Central Retail Digital และ Bluebik

“ทุกครั้งที่จะเริ่มต้นโปรเจกต์ใหม่ เราจะมองหาคู่ค้า (Vendor) ที่เป็นที่สุดในแต่ละด้าน เช่นเดียวกับโปรเจกต์นี้ที่เราสามารถหาคู่ค้าเข้ามาทำหน้าที่ส่งมอบงานได้จนเกือบครบแล้ว ขาดเพียงทีมที่จะเข้ามาผลักดันและบริหารจัดการโครงการ (Project Management Office : PMO) เพื่อให้โปรเจกต์เดินหน้าไปอย่างราบรื่น พอคิดมาถึงจุดนี้ ชื่อของ ‘Bluebik’ ก็ผุดขึ้นมาในฐานะทีมงานที่มีศักยภาพ ที่จะเข้ามาช่วยอุดช่องโหว่ให้เราได้” 

ทั้งนี้ Project Management Office : PMO คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่บริหารโครงการขนาดใหญ่ขององค์กร (ซึ่งอาจจะมีอีกหลายโครงการย่อยประกอบรวมอยู่ด้วยกัน) ให้สามารถดำเนินไปได้ตามระยะเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้ โดยคุณสมบัติของ PMO ที่ดีคือต้องสามารถควบคุมกิจกรรมในโครงการให้ดำเนินไปอย่างมีมาตรฐาน สามารถระบุความเสี่ยงที่อาจจะทำให้โครงการไม่เป็นไปตามแผน และปิดจุดเสี่ยงนั้นได้อย่างทันท่วงที รวมถึงสามารถสื่อสาร ประสานงาน ติดตามงานกับผู้ที่เกี่ยวข้อง และแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อให้โครงการดำเนินไปได้อย่างไร้รอยต่อ

ทำไม ‘ผู้จัดการ’ โปรเจกต์ที่ดีจึงสำคัญ?

“อย่างที่เล่าไปว่าในแต่ละโปรเจกต์เรามีคู่ค้า (Vendor) หลายราย มีทีมงานอีก 20 – 30 คนจากหลากหลายเชื้อชาติ ซึ่งทำงานอยู่คนละสถานที่ เนื่องจากช่วงนั้นเกิดการระบาดของไวรัสโควิด-19 ดังนั้นหากไม่มีทีมที่คอยเชื่อมประสานการทำงานและแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ โปรเจกต์ก็อาจจะดำเนินไปแบบไม่คล่องตัว หรือหยุดชะงักได้เลย” 

คุณสุภา เล่าต่อว่า Bluebik ได้เข้ามาช่วยวางรูปแบบการทำงาน (Governance) ในขั้นแรก ด้วยการแนะนำให้ทำ Scrum of Scrums Meeting ซึ่งจะคล้ายกับการเปิดห้อง War Room ให้ทีมงานทุกคนได้มาแชร์ปัญหาที่พบเจอและส่งผลกระทบกับการทำงาน จะได้ร่วมกันแบ่งปันไอเดีย วิธีแก้ไข หรือให้ความช่วยเหลือกัน เพื่อให้โปรเจกต์สามารถเดินหน้าต่อไปได้

โดยจากประสบการณ์ของ Bluebik ซึ่งผ่านการบริหารจัดการโครงการทั้งขนาดเล็กและใหญ่จำนวนมาก พบว่าความเสี่ยงที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด คือ เวลา (Time), งบประมาณหรือต้นทุน (Cost)  และขอบเขตโครงการ (Scope) หรือที่เรียกกันว่า ‘Triple Constraint’ ดังนั้นหากไม่สามารถควบคุมความเสี่ยงของ 3 ปัจจัยดังกล่าวได้ ก็อาจส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการ 

ความประทับใจที่มีต่อ Bluebik

“นอกเหนือจากการวางแบบแผนในการทำ Scrum of Scrums Meeting ที่ทีมงานยังใช้กันจนถึงทุกวันนี้ แม้โปรเจกต์จะจบไปแล้ว ก็ต้องยอมรับว่า Bluebik มีชุดทักษะ (Skillset) ที่จะช่วยให้โปรเจกต์ประสบความสำเร็จ และที่แตกต่างจากคู่ค้ารายอื่นคือ ทีมงานทั้งระดับปฏิบัติการและผู้บริหารมีองค์ความรู้เชิงลึกในอุตสาหกรรมของลูกค้า เข้าใจรายละเอียดของธุรกิจ e-Commerce เป็นอย่างดี จึงสามารถขับเคลื่อน เสนอแนะ และให้คำแนะนำกับเราได้อย่างตรงจุด” 

Bluebik กับการส่งมอบบริการที่เหนือความคาดหมาย

“ไม่ใช่แค่ประสานและติดตามงานจากผู้เกี่ยวข้อง แต่หลังจากนั้น Bluebik จะสรุปความคืบหน้าต่าง ๆ เป็นรายงานที่สามารถอ่านเข้าใจได้ง่าย พร้อมแจ้งเตือนถึงทุกความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับโปรเจกต์ โดยไม่จำเป็นต้องรอให้ผลกระทบเหล่านั้นเกิดขึ้นจริง ก็รู้สึกว่า Central Retail Digital โชคดีที่ได้บริษัทฯ ที่ให้ความสำคัญกับผลลัพธ์ของงานเช่นนี้เข้ามาช่วยขับเคลื่อนโปรเจกต์”

ด้วยความเชี่ยวชาญของทีมงาน บริการ Strategic PMO จาก Bluebik จึงไม่ใช่เพียงการติดตามประสานงาน เพื่อให้โครงการสำเร็จเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการเข้าไปช่วยดูแลบริหารกิจกรรมต่าง ๆ ในภาพใหญ่ให้มีความสอดคล้องต่อเนื่อง และดำเนินไปในทิศทางเดียวกับโจทย์ทางธุรกิจของลูกค้า เพื่อให้องค์กรสามารถขับเคลื่อนด้วยกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดผ่าน 4 ขั้นตอนหลัก

1. Derive Strategic Roadmap : ทำความเข้าใจความต้องการของธุรกิจ และพัฒนาเป็นแผนการดำเนินงานหรือโรดแมประยะยาว 

2. Establish Governance : กำหนดโครงสร้างการทำงานของแต่ละโครงการ ตลอดจนหน้าที่และความรับผิดชอบของทุกหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมขับเคลื่อนโครงการตามเป้าหมายที่วางไว้

3. Manage and Execute Project Plan : สร้างความมั่นใจให้ผู้บริหารและทีมงานว่าการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ในโครงการสามารถขับเคลื่อนได้อย่างไร้รอยต่อ ด้วยการอัปเดตความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ

4. Stimulate Sustainable Performance and Deploy Change : เมื่อโครงการเสร็จสิ้นจะทำการกำหนดผู้ดูแลที่จะมารับช่วงต่อ เพื่อให้โครงการดำเนินต่อไปอย่างราบรื่น

ปรึกษาบริการ Project Management Office สำหรับองค์กร 

ด้วยการให้บริการครบวงจร ตั้งแต่การจัดตั้งรูปแบบการดำเนินงาน (Governance Set Up) ตลอดจนการบริหารจัดการควบคุมโครงการ (Execution Control) เพื่อให้กลยุทธ์การขับเคลื่อนดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชันเกิดขึ้นได้จริง

ติดต่อสอบถามหรือปรึกษาเราได้ที่ 

✉ [email protected] 

☎ 02-636-7011