“ความสำเร็จ” เป็นสิ่งที่ใครๆ ก็มองหาแต่หนึ่งในหนทางไปสู่ความสำเร็จนั้นจำเป็นต้องเรียนรู้ข้อผิดพลาดเพื่อป้องกันหรือเตรียมรับมือกับปัญหาที่อาจขึ้น  เพราะหนทางของการบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ล้วนมีบททดสอบที่ท้าทายรออยู่เสมอ ในโลกของการบริหารจัดการโครงการก็เช่นกัน การเรียนรู้จากข้อผิดพลาดหรือปัญหาสามารถป้องกันความเสียหายที่อาจทำให้โครงการนั้นๆ ล้มเหลวได้ ด้วยเหตุนี้ บลูบิค ได้รวบรวม 6 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยจากการบริหารจัดการโครงการที่อาจนำไปสู่ความล้มเหลว ดังนี้ 1. ไม่สามารถควบคุมขอบเขตของโครงการได้ สิ่งสำคัญที่สุดในการบริหารจัดการโครงการ คือ การควบคุมต้นทุนให้อยู่ภายใต้งบประมาณวางเอาไว้ ซึ่งการควบคุมงบประมาณหรือต้นทุนได้อย่างแม่นยำนั้นจำเป็นต้องมีการกำหนดขอบเขตของงานและกรอบเวลาการส่งมองให้ชัดเจน ในการบริหารจัดการโครงการ หลายโครงการสามารถกำหนดขอบเขตงานได้อย่างชัดเจนตั้งแต่ก่อนเริ่มดำเนินการ แต่ในความเป็นจริงเเล้วนั้น หลายๆโครงการอาจมีข้อจำกัดที่ไม่สามารถทำได้ตั้งเเต่เริ่ม ดังนั้น หากโครงการเริ่มต้นไปแล้วสิ่งสำคัญเร่งด่วนที่ผู้บริหารจัดการโครงการต้องทำคือ ตกลงและกำหนดขอบเขตการทำงานกับผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างชัดเจน เพื่อให้ทีมงานสามารถดำเนินการตามแนวทางที่กำหนดไว้อย่างถูกต้องและสำเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้ รวมถึงเพื่อเป็นการกำหนด Baseline ให้กับโครงการ ว่าสิ่งที่ต่างไปจากขอบเขตที่กำหนดไว้จะส่งผลต่อต้นทุนเเละระยะเวลาการส่งมอบของโครงการทั้งสิ้น สำหรับผู้บริหารจัดการโครงการที่ไม่สามารถสรุปขอบเขตที่เเน่ชัดของงานได้ อาจต้องเผชิญกับปัญหาโครงการขาดทุน เนื่องจากใช้ทรัพยากรมากกว่าที่ประเมินไว้ และอาจต้องจ่ายค่าปรับจากการส่งมอบงานล่าช้า ยิ่งไปกว่านั้นคือการสูญเสียความน่าเชื่อถือของผู้บริหารจัดการโครงการอีกด้วย 2. การสื่อสารระหว่างทีมต่างๆ ไม่ทั่วถึงและไม่ชัดเจน “การสื่อสาร” เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่มีความสำคัญมากในการบริหารโครงการ ด้วยเหตุนี้ ความล้มเหลวของหลายโครงการจึงเกิดจากการสื่อสารกันระหว่างทีมที่ขาดความชัดเจนและไม่เพียงพอ ซึ่งโอกาสที่จะพบข้อผิดพลาดด้านการสื่อสารนั้นมักเกิดขึ้นกับโครงการขนาดใหญ่มากว่าโครงการขนาดเล็ก เนื่องจากมีผู้เกี่ยวข้องจำนวนมากกว่า ทำให้โอกาสที่จะเกิดช่องว่างของการสื่อสารมีมากกว่า เมื่อข้อมูลที่มีของเเต่ละบุคคลไม่เท่ากันหรือเข้าใจสารไม่ตรงกัน ย่อมทำให้เกิดความคาดหวังและความเข้าใจในสถานะต่างกัน รวมถึงความเสี่ยงของโครงการก็อาจแตกต่างกันออกไปด้วย อันดับแรกๆ ในบริหารจัดการโครงการสิ่งที่ผู้บริหารจัดการโครงการจะต้องทำให้เกิดขึ้น คือ การกำหนดช่องทางและวิธีการสื่อสาร รวมถึงความถี่ในการสื่อสารให้เป็นกิจวัตรที่ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลต่างๆ […]

Read More…